建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 提高檔案管理效率

黑龍江 范志偉

建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 提高檔案管理效率

黑龍江 范志偉

21世紀(jì)是飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，各行各業(yè)的信息化工作正在迅速展開。檔案管理現(xiàn)代化作為信息化工作的一個(gè)重要組成部分，越來越引起社會(huì)的關(guān)注和重視。科學(xué)、有序、高效的檔案管理模式要求改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求結(jié)合電子檔案的全新管理理念，利用信息技術(shù)構(gòu)建新型的檔案管理信息系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

一、建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必要性

第一，是實(shí)現(xiàn)國(guó)家信息化和新時(shí)期檔案管理工作的需要。當(dāng)今社會(huì)已步入了信息時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)已成為新世紀(jì)的主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)。伴隨計(jì)算機(jī)的深入推廣和使用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為科研、教學(xué)、生產(chǎn)、生活、服務(wù)等許多方面提高效率的主要途徑，用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期的檔案管理工作，更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時(shí)期檔案工作的需要，也是國(guó)家信息化工作的必然要求。

第二，是檔案管理信息規(guī)范化的需要。在日常的檔案管理工作中，形成了大量的個(gè)人信息，比如：工作業(yè)績(jī)考核、人員工資計(jì)算、人事數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、人事檔案填寫，保管貯存等等，這些工作繁瑣、耗時(shí)費(fèi)力，由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，檔案工作信息滯后，檔案管理數(shù)據(jù)加工不及時(shí)，沿用手工操作已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，難以滿足人員個(gè)體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理個(gè)人信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。

第三，是合理使用提高現(xiàn)代化辦公設(shè)備效率的需要。目前許多單位都購(gòu)置了計(jì)算機(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進(jìn)展，但也存在著許多問題。例如，管理軟件應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)組織工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第四，檔案信息化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程大部分在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有文檔損失的擔(dān)憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無不顯示出獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用

1.為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的人員信息。人員信息數(shù)據(jù)庫及檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們可以快速準(zhǔn)確地獲取人員的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及德能勤績(jī)等方面的綜合信息。還可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的人員信息。

2.使信息充分得到共享，提高工作效率。檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了人員管理過程中所需要的全方位的個(gè)人信息。通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)工作。而且在人員管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。信息共享之后，各部門可以從各個(gè)側(cè)面，全方位了解一個(gè)人，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對(duì)該人員認(rèn)識(shí)的深度和廣度。并可以實(shí)現(xiàn)部門之間文件的電子傳遞，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率。

三、建立和使用檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個(gè)問題

1.要用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個(gè)信息系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理；用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備計(jì)算機(jī)，提高計(jì)算機(jī)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)。

2.應(yīng)該有計(jì)劃、分步驟、分階段建設(shè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立維護(hù)等。三個(gè)環(huán)節(jié)可以同時(shí)進(jìn)行，其中信息資源的采集是重點(diǎn)，也是基礎(chǔ)，檔案信息的采集與報(bào)送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成檔案日常管理工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作來抓。第二，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個(gè)系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗(yàn)推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進(jìn)一步加大投入，使整個(gè)系統(tǒng)臻于完善，最終滿足檔案工作的全面需要。

3.要全員參與，以檔案實(shí)際應(yīng)用為主線，提高檔案整體使用水平。檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到檔案管理的多個(gè)部門。檔案信息系統(tǒng)提供準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的信息資源是整個(gè)系統(tǒng)的生命，在系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用過程當(dāng)中，要重視信息資源的采集、開發(fā)與利用，不能只購(gòu)置先進(jìn)的硬件設(shè)備而忽略檔案信息資源及系統(tǒng)的應(yīng)用。要以檔案實(shí)際應(yīng)用為主線，開發(fā)選用一些實(shí)用的應(yīng)用程序，充分利用現(xiàn)有檔案信息資源。拓寬檔案應(yīng)用范圍，提供更深層次的信息服務(wù)，使檔案信息系統(tǒng)真正成為檔案工作中必不可少的重要組成部分。

4.進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化人才的培養(yǎng)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上實(shí)現(xiàn)檔案信息化了，因此，檔案信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的檔案管理方法，通過各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作，提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。

（作者單位：黑龍江省衛(wèi)生學(xué)校）