銳意探索求創(chuàng)新善用外包謀發(fā)展
——人大附中西山學(xué)校借力文印管理外包建設(shè)低碳校園

銳意探索求創(chuàng)新善用外包謀發(fā)展
——人大附中西山學(xué)校借力文印管理外包建設(shè)低碳校園

中國人民大學(xué)附屬中學(xué)創(chuàng)辦于1950年4月，是教育部直屬重點(diǎn)學(xué)校和北京市首批示范高中。學(xué)校雖然已經(jīng)走過六十年的風(fēng)雨洗禮，現(xiàn)在的人大附中依然朝氣蓬勃，在學(xué)校發(fā)展和改革當(dāng)中銳意探索，不斷創(chuàng)新，在學(xué)校信息化建設(shè)工作當(dāng)中，大膽采用國際先進(jìn)的IT外包服務(wù)模式，充分運(yùn)用社會(huì)資源為學(xué)校信息化建設(shè)服務(wù)，讓更專業(yè)的人做專業(yè)的事已經(jīng)成了人大附中近年來堅(jiān)持的一條改革發(fā)展思路。

人大附中西山學(xué)校，是由中國人民大學(xué)附屬中學(xué)冠名并實(shí)施具體管理的海淀區(qū)教委所屬學(xué)校。人大附中西山學(xué)校在辦學(xué)理念、學(xué)校管理、課程設(shè)置、教師隊(duì)伍建設(shè)等方面全面借鑒人大附中辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，在學(xué)校信息化建設(shè)等方面有著鮮明的辦學(xué)特色。為了與更多的學(xué)校分享建設(shè)綠色校園、低碳校園建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，本刊采訪了中國人民大學(xué)附屬中學(xué)信息中心趙海濤副主任。

談及人大附中信息化建設(shè)中的外包服務(wù)模式，趙主任向記者提到了人大附中西山學(xué)校目前正在進(jìn)行的文印管理改革：“很多學(xué)校的辦公成本包括耗材、紙張的成本，機(jī)器的維修成本等一直居高不下。另外，打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等機(jī)器品牌和型號(hào)不盡相同，維修時(shí)需要找不同的廠商提供服務(wù)，有些過了保修期的機(jī)器維護(hù)起來更是耗費(fèi)管理人員的精力。為了避免重蹈覆轍，人大附中西山學(xué)校在學(xué)習(xí)發(fā)達(dá)國家經(jīng)驗(yàn)，響應(yīng)國家關(guān)于推進(jìn)節(jié)能減排，大力發(fā)展節(jié)能技術(shù)的號(hào)召時(shí)一致認(rèn)為，學(xué)校的文印工作應(yīng)該作為建設(shè)綠色低碳校園的重要組成部分進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)綠色低碳辦公的目標(biāo)?！?/p>

在認(rèn)真分析學(xué)校的未來發(fā)展和實(shí)際情況后，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，文印管理工作如果自己做，既需要大量的資金又需要高昂的人力成本，如果外包出去不但可以減少人力財(cái)力成本，同時(shí)專業(yè)的外包公司還會(huì)給學(xué)校帶來先進(jìn)的文印管理模式。此前，人大附中本部的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和桌面維護(hù)工作一直采用外包服務(wù)，極大地提高了人大附中網(wǎng)絡(luò)管理工作的質(zhì)量和效率。因此人大附中西山學(xué)校也決定采用文印管理外包服務(wù)和師生自助文印系統(tǒng)解決學(xué)校文印管理的問題。

而對(duì)于外包服務(wù)商的選擇，趙主任表示人大附中有著自己的一套標(biāo)準(zhǔn)：“過硬的服務(wù)質(zhì)量，高效率的服務(wù)和良好的發(fā)展前景是我們選擇外包公司的三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)?！蓖ㄟ^反復(fù)調(diào)研對(duì)比后，學(xué)校最終選擇了業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的管理外包服務(wù)商立思辰來實(shí)施文印管理外包解決方案。

在實(shí)施文印管理外包后，通過專業(yè)優(yōu)化硬件設(shè)備部署和文件管理應(yīng)用軟件部署，外包公司全面接管了人大附中西山學(xué)校辦公文印系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)營維護(hù)管理，幫助人大附中西山學(xué)校建立起高效、節(jié)能、便于管理的文印系統(tǒng)，打造綠色低碳校園。

現(xiàn)在人大附中西山學(xué)校的老師們?cè)谌魏我粋€(gè)辦公場(chǎng)所發(fā)出打印任務(wù)之后，都可以在校園任何就近的地點(diǎn)取到打印稿和發(fā)送傳真，同時(shí)將文印管理與一卡通相結(jié)合，加強(qiáng)了文印管理的安全性，另外學(xué)校管理人員可以根據(jù)使用者的不同，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，使文印管理更加靈活。

在提高老師的滿意度、方便老師打印、提高辦公效率的同時(shí)，文印管理系統(tǒng)也讓人大附中西山學(xué)校的IT人員從復(fù)雜的設(shè)備管理和維護(hù)中解放了出來。以前如果哪個(gè)辦公室的機(jī)器損壞了，老師們會(huì)找信息中心的人幫忙解決，而采用文件管理外包服務(wù)之后，設(shè)備的采購、耗材更換以及維護(hù)保養(yǎng)等全部由外包的專業(yè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)。

最讓學(xué)校滿意的是，以前老師們打印的時(shí)候可能會(huì)無意識(shí)地打印一些沒有必要打印的東西，而采用文件管理外包以后，實(shí)現(xiàn)了打印統(tǒng)計(jì)功能，每月都會(huì)生成打印量報(bào)表，這個(gè)統(tǒng)計(jì)提醒老師們有些不必要打印的文件可以通過電子郵件等其他方式進(jìn)行無紙化溝通，在必要打印時(shí)才進(jìn)行打印。這種量化管理增強(qiáng)了師生的節(jié)約意識(shí)，大大減少了紙張的耗用，每年節(jié)約紙張達(dá)十多萬張，相當(dāng)于少砍十多棵大樹，并減少碳排放近十噸。

通過文件管理外包服務(wù)的應(yīng)用，人大附中西山學(xué)校用實(shí)際行動(dòng)響應(yīng)了國家發(fā)展“低碳經(jīng)濟(jì)”的號(hào)召，為師生們營造了快樂、健康的低碳校園的同時(shí)，讓全體師生從一張打印紙中體會(huì)出節(jié)能低碳就在我們身邊，文印管理外包服務(wù)也成為人大附中西山學(xué)校善用外力、大膽創(chuàng)新的又一成功案例。

“現(xiàn)在人大附中西山學(xué)校校園內(nèi)無縫覆蓋了高速無線網(wǎng)絡(luò)，未來我們希望能夠?qū)崿F(xiàn)所有打印設(shè)備的WiFi和3G連接，真正實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的移動(dòng)辦公，為全校師生提供更好的數(shù)字文印服務(wù)”，趙主任表示。

（唐躍秋 劉曦葳）

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