淺談圖書館內部組織結構的網絡化

☆宋智

（吉林省電化教育館，吉林長春 130022）

淺談圖書館內部組織結構的網絡化

☆宋智

（吉林省電化教育館，吉林長春 130022）

根據傳統的圖書館學理論，圖書館的主要功能有三個，即資料的搜集、資料的組織和資料的傳播利用。為了實現這三種功能，幾乎所有的圖書館都設立了相應的部門：采訪部門實現資料的搜集功能，編目部門實現資料的組織功能，資料的傳播功能一般由參考部、流通部、閱覽部、特藏部、技術部等多個服務部門共同實現。盡管這些部門的名稱因各館而異，但其功能基本相同。這種設置是對圖書館的整體職責進行分解、劃分，各部門的職責和工作內容相對集中、相對固定。而部門之間的工作卻相對封閉，缺乏聯系。圖書館、部門、工作人員之間呈縱向隸屬關系。采用這種從屬關系，可以避免多頭管理而導致的指揮不暢，較好地滿足傳統圖書館各項服務工作和業務工作的要求。

然而，隨著現代信息技術日新月異的發展及網絡信息資源的不斷開發與利用，圖書館的文獻資源、服務對象和用戶需求，也發生了極大變化。許多新的業務和服務項目正不斷地出現和發展，例如：需對信息資源進行整合，需為讀者提供更有效、更快捷的參考咨詢，開展個性化服務，對讀者進行信息技術培訓，實現資源共享等等。這些不是單純依靠圖書館的某一個職能部門或個人的能力所能完成實現的。在此情形下，一種新的組織結構模式在一些圖書館產生，即在保留各職能部門并完成其職責的基礎上，根據工作需要和工作人員的特長，建立若干跨職能部門的工作任務委員會（或工作小組），圖書館中的許多工作可以通過他們來完成。委員會（工作小組）與圖書館的職能部門之間形成一種網絡化結構，這種結構允許個人跨層次、跨部門接受指示、履行責任和進行交流。

工作任務委員會（工作小組）設置多少和由多少人組成隨具體的工作性質、工作任務和業務需要而定，以團體的形式開展工作。工作任務委員會（工作小組）的成員聯合構成，他們一方面仍隸屬于原部門，要完成其所在部門的崗位職責，另一方面，還要完成工作小組的工作任務。委員會（工作小組）的建立，不僅能夠更好地發揮館員的潛力，還可以使館員的知識結構得到更新，使館員的素質得到提高，從而提高總體工作素質和效率。

根據對目前多數圖書館工作開展情況的分析，建議可成立如下的工作任務委員會（工作小組）。

（1）資源整合委員會。現今的圖書館資源一般是紙質文獻資源與數字化資源共存，對于異質資源的有效整合，便成為資源管理的重要內容。隨著網絡技術的發展，讀者要求在一個地方便可查到所需要的各種類型的文獻資源，這也要求文獻信息管理由傳統的“多站式”向“一站式”發展。只有整合圖書館的信息資源，為讀者提供的服務才會更主動、更方便。

可見網絡環境下的文獻資源建設不再是傳統意義上簡單的藏書建設，是一個孤立的職能部門能擔負得起的，即使單靠某一個部門來完成，也會出現技術不過關或者出現信息不足、不準確等問題。因此，有必要成立一個資源整合委員會，將圖書館各職能部門有關方面的專業和業務骨干集中起來，專人負責，各司其職，只有這樣才能保證資源整合工作的高質量、高效率。

（2）信息咨詢委員會。傳統圖書館的參考咨詢基本上以個體作業的方式進行，工作成效在很大程度上依賴于參加咨詢館員個體自身的知識結構、水準和經驗，它要求咨詢人員是多知多懂的復合型人才。隨著文獻資源載體的多元化和讀者需求的擴大化，必然需要咨詢服務的多元化。咨詢人員除了與讀者面對面或通過電話以直接交流方式提供咨詢，還需為網上讀者提供虛擬參考咨詢服務。因此，根據服務形式的不同，需要將分散在不同部門的館員組成一個信息咨詢委員會是相當必要的，他們可以在不增加機構設置的情況下完成多種形式的業務和服務工作：①網上實時服務：可以利用網頁完成圖書館常規性咨詢服務，可供讀者隨時隨地查詢；利用公告板等方式，向讀者提供新書通報、書目推薦、專題文獻述評或是文獻檢索的教育等服務；利用網上聊天或呼叫中心等軟件實現聯機實時提問和解答，為網絡用戶利用數據庫等資源提供實時指導。網上實時服務也是不少圖書館近年來開始個性化服務的一種有效方式。②電子郵件服務：讀者通過電子郵件提出各種問題，參考館員可以用同樣的方式完成解答。這種服務方式的優點是沒有時間限制，隨時可以發送，極大地方便了讀者。③電話服務：這種服務一般是在圖書館的開放時間內進行，用戶通過電話可以馬上得到答案，是一種溝通比較充分的服務方式。④面對面服務：一些復雜的咨詢仍然需要參考館員與讀者面對面地溝通和交流。這種服務方式深受讀者歡迎。

（3）學科專題研究組。在高校，圖書館是為教學和科研服務的學術性機構，其服務對象為具有一定的專業知識的讀者，他們對信息的需求主要集中在相關專業及鄰近專業上。高校圖書館的服務對象具有多個不同的層次，各個層次的用戶有著不同的信息需求。特別是那些搞專題研究的用戶一般都是承擔著教學和科研任務的高級教研人員，他們對有關專業文獻的要求是：全面系統、專深具體、新穎及時、針對性強，都迫切需要利用近期的最新文獻，要求最先獲得內容新情報價值高的文獻，以便掌握與課題有關的國內外研究水平、研究成果和研究動向。因此，有必要從各部門選擇安排一些有對口專業、特長的工作人員組成一個專題研究小組，負責他們的情報保障工作。這不僅能為用戶提供高質量和高效率的服務，也可擴展工作人員的眼界并提高圖書館在高校教學和科研工作中的地位。這也是目前圖書館所追求的個性化服務的一種形式。

（4）讀者培訓委員會。讀者培訓包括讀者信息意識培養和信息處理能力的增強兩個方面。隨著館藏文獻由單一的印刷型文獻向電子化、數字化多種文獻并存的方向發展，圖書館增添了一些新技術設備，自動化程度大大提高。如果讀者不會查閱電子文獻和利用新的自動化設備，就會造成圖書館資源的浪費，從而降低圖書館的價值。因此，可組建讀者培訓委員會來實施讀者培訓計劃?？捎筛鞑块T有一定的專業知識和有一定語言表達能力的人員組成。每個成員主講一個專題，輪流對讀者進行利用圖書館的培訓。它包括：教授目錄學、圖書分類法等基礎知識以及文獻檢索知識；向讀者介紹館藏的電子文獻資源，各種數據庫的特點及常用網址；教讀者掌握電子文獻的檢索方法，如數據庫、光盤檢索方法、網絡資源搜索、下載及文獻處理辦法等等。這既能讓讀者掌握檢索信息資源的技能，提高他們獲取信息的效率，又有利于館員自身業務素質的提高。

（5）文獻傳遞委員會。由于信息技術、網絡技術的飛速發展以及圖書采購經費的緊缺，使得圖書館從觀念到實踐均發生了一場變革：自給自足以最大限度地滿足用戶需求逐漸讓位于共建、共知、共享，以最大限度地獲取信息而滿足用戶需求。其最終目標是實現館際之間文獻信息資源的共享，而文獻傳遞是實現館際互借與資源共享的具體手段?？沙闪⑽墨I傳遞委員會來加強文獻資源共享服務，落實文獻傳遞服務，建立同其它圖書館和情報單位的聯系。其服務內容一般包括：利用郵寄、傳真、電子郵件或具有傳遞功能的在線數據庫等向用戶提供文獻信息。使讀者在一個圖書館或情報單位就可以使用共享系統內的文獻信息。

總之，不同的圖書館可以根據自己的特色建立相應的工作任務委員會（工作小組），如還可以成立經費分配協調委員會、讀者信息反饋委員會等等。通過對那些已開始實行這種組織機構管理模式的圖書館的調查，看到這種方式不僅能改進管理和服務水平、融洽讀者與圖書館的關系，而且能充分發揮圖書館的積極性和創造性，促進館員素質的全面提高。它們是圖書館的一種新的、有效的管理模式。

昌曙平]