淺析電子檔案的生命周期與管理

孟微

（黑龍江省牡丹江神經(jīng)精神病醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157000）

1.對電子文件的幾點認識

1.1 電子文件是社會發(fā)展和信息技術(shù)進步的時代標志與產(chǎn)物

隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟應(yīng)用，人類的各項活動已經(jīng)越來越離不開計算機，特別是電子技術(shù)在公務(wù)和商務(wù)等各個方面的廣泛應(yīng)用(電子政務(wù)、金融、ERP、ARP等管理系統(tǒng)平臺)，電子文件的出現(xiàn)是社會發(fā)展的必然，是信息技術(shù)進步的時代標志與產(chǎn)物。在當今社會各項活動中，電子文件已經(jīng)越來越顯著地成為人類信息流通的主要形態(tài)之一，檔案工作者必須清醒地認識到這種變化是不可逆轉(zhuǎn)的，是不以檔案管理者的主觀意志為轉(zhuǎn)移的，因此應(yīng)以理智的心態(tài)來面對這種趨勢和變化。

1.2 電子文件對傳統(tǒng)檔案工作的挑戰(zhàn)

電子文件并沒有改變從文件到檔案的基本屬性，但是從文件到檔案的載體形式、管理流程、保存方法和利用手段方式等方面都發(fā)生了根本性的變化；這種變化使原有傳統(tǒng)的檔案文件管理理念必然受到?jīng)_擊，同時也為檔案工作的發(fā)展帶來很大的機遇和挑戰(zhàn)。

1.3 電子文件的描述

電子文件是通道電子計算機進行操作、處理相傳輸?shù)奈募娮游募念愋陀形谋疚募D像文件和數(shù)據(jù)文件等。許多使用者常常誤認為電子文件就是單一的文本文件或是圖像文件，其實這只是電子文件被認知的表面部分，常規(guī)的電子文件是由文件內(nèi)容信息和元數(shù)據(jù)(保存描述信息)共同構(gòu)成，文件是用死數(shù)據(jù)封裝起來的對象，元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成廣有證據(jù)作用的文件。

2傳統(tǒng)文件生命周期分析

檔案學的基礎(chǔ)理論由文件生命周期理論、文件價值理論和檔案全宗理論等組成。結(jié)合這些理論先來分析傳統(tǒng)文件的生命周期過程。

2.1 傳統(tǒng)文件生命周期的四個階段

文件生命周期的理論由來已久，但最早的文件生命周期是從文件的現(xiàn)行使用階段開始，當時只有現(xiàn)行使用、階段保存和永久保存二個階段，直到20世紀中期，國際檔案界發(fā)現(xiàn)了文件的形成階段，并將文件生命周期的時間前移，變成了四個階段一直延續(xù)至今。文件生命周期理論與文件價值理論密不可分，每一階段都是文件自身從被賦予價值到不同價值大小的直接體現(xiàn)，而在生命周期的不同環(huán)節(jié)當中文件的存放地點也自然按照規(guī)律進行轉(zhuǎn)變。

2.2 文件在生命周期中的運動規(guī)律

文件在生命周期的各個階段中進行著有規(guī)律的運動，每個階段之間都有明顯的界限，文件從形成階段開始，經(jīng)過簽名蓋章才使文件正式生效并具有價值；現(xiàn)行使用的文件經(jīng)過文件鑒定之后，才能區(qū)分有價值文件歸檔備存，將無價值文件予以剔除；符合保管年限(滿20年)的檔案進行再次鑒定后，將最有價值的全宗檔案移交檔案館，作為國家記憶進行安全保存和滿足保管利用。

2.3 文件生命周期中不同階段的相互關(guān)系

文件是各項工作的副產(chǎn)品，只要開展工作就必然會產(chǎn)生文件。檔案工作的工作對象是檔案案卷，檔案館工作的工作對象是一個個檔案全宗。由于從文件——案卷——全宗是同一事物的不同階段，完全是一種遞進的關(guān)系，當然每一次遞進是有條件限制的，所以從檔案館工作——單位檔案工作——各項工作之間都是密切相關(guān)的，前期的工作好壞將直接影響到下一環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。在歸檔環(huán)節(jié)中將已經(jīng)辦理完畢的文件、具有保存價值的文件(文件鑒定)、系統(tǒng)整理并保持有機聯(lián)系的文件，按照要求完成文件——檔案的遞進。

3電子文件質(zhì)量的掌控環(huán)節(jié)

3.1 概念(設(shè)計)階段——前端控制

概念(設(shè)計)階段極為重要，強調(diào)的是進行前端控制。意識，具體體現(xiàn)在檔案的超前意識、管理意識和后顧意識文件質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

檔案超前意識是在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計之初，就要讓檔案部門參與電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計，并在設(shè)計中提出完整的建檔需求內(nèi)容并融入在系統(tǒng)之中。檔案管理意識體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計能夠滿足后期數(shù)字檔案管理需要的應(yīng)用平臺，并充分留有功能擴展的空間，系統(tǒng)中所有文件格式模版設(shè)計應(yīng)當符合國家與行業(yè)的數(shù)字檔案管理標準與要求，便于今后數(shù)字檔案信息的管理和共享。

3.2 形成階段——對象控制

在電子文件的形成階段，關(guān)鍵是對電子文件本身及其產(chǎn)生電子文件的承辦者，這一個對象的控制，這是直接影響電子文件質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。對“人”的控制是指對承辦人要提高建檔意識，明確和落實提高電子文件質(zhì)量的責任，能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用，并在工作中嚴格按照電子文件形成和管理流程規(guī)定操作(不漏項)，確保電子文件在這一環(huán)節(jié)的順利進行。

對“文”的控制是指對電子文件形成過程的質(zhì)量控制。要求系統(tǒng)能夠真實完全地記錄電子文件形成的全過程，通過嚴謹?shù)墓ぷ髁鞒瘫ＷC電子文件的完整性，完善元數(shù)據(jù)相關(guān)的所有信息內(nèi)容，同時采用數(shù)字簽名、電子水印、身份驗證、操作留痕、加密技術(shù)等技術(shù)手段確保電子文件內(nèi)容的真實性。

3.3 維護階段——管理流程控制

電子文件的鑒定主要是確定其真實性、完整性和有效性。鑒定真實性就是確認電子文件的內(nèi)容和保存描述信息和形成時的原始狀況是否一致；鑒定完整性是檢查電子文件的內(nèi)容與保存描述信息等信息有無缺損；鑒定有效性是查驗電子文件是否具有可讀性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體完好性和兼容性等。

電子文件的整理保管是指對接收的電子文件要按照檔案管理要求，如添加檔號、歸檔時間、歸檔說明與電子水印等；并在系統(tǒng)中進行分類登記、定位保存、建立索引等；同時要定期檢查電子文件是否讀出能用，信息載體的安全可靠等。

電子文件的檢索利用是指讀者利用電子文件的途徑與管理。包括定期進行管理信息發(fā)布，讓使用者了解所藏信息內(nèi)容、檢索途徑與利用方式，系統(tǒng)根據(jù)需要進行用戶權(quán)限管理和電子文件信息的存取控制。

數(shù)據(jù)的長期保存是電子文件管理的一項極其重要任務(wù)。包括及時備份數(shù)據(jù)(異地備份)、適時進行數(shù)據(jù)遷移、檔案信息的開放描述和數(shù)據(jù)整合技術(shù)的應(yīng)用等多種技術(shù)手段，應(yīng)當根據(jù)各單位的實際情況和需要，制定整體的數(shù)據(jù)長期保存方案。

3.4 加強電子文件的全過程管理

保障電子文件質(zhì)量的關(guān)鍵是要加強電子文件的全過程管理。前面是根據(jù)電子文件生命周期理論，對電子文件二個不同階段過程中影響電子文件質(zhì)量的關(guān)鍵點進行了分析和列述，但這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)對電子文件質(zhì)量掌控的具體方法、流程重組、管理措施和實現(xiàn)途徑需要進行專門研究并在工作中不斷探索實踐。

對電子文件的全過程管理，應(yīng)以電子文件生命周期理論為基礎(chǔ)，加強產(chǎn)生電子文件的“前端控制”并進行電子文件的“過程管理”，這是保障電子文件真實性、完整性和有效性的關(guān)鍵。前端控制必須延伸到文件管理系統(tǒng)的設(shè)計研制之中，前端控制和過程管理是實現(xiàn)文檔一體化管理的有效途徑。傳統(tǒng)文件的文檔一體化管理經(jīng)過多年的討論，大多停留在單方面的理論層面上，實踐過程中遇到不少困難，從管理體制到工作流程都有問題。在電子文件生命周期中，要求檔案意識和管理意識都要前移，從而實現(xiàn)前端控制，尤其是數(shù)字檔案館平臺建設(shè)，更是為文檔一體化管理創(chuàng)造了條件，密切了檔案人員、文件承辦人員和技術(shù)人員的相互關(guān)系，真正意義上的文檔一體化管理就自然水到渠成。

[1]安小米.文件連續(xù)體模式及對電子文件最優(yōu)化管理的啟示[J].檔案學通訊，2002，（3）

[2]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001

[3]黃霄羽.文件生命周期理論在電子文件時代的修正與發(fā)展[J].檔案學研究，2003，（1）