淺談提高醫(yī)院檔案管理水平之作法

曾玉和

（廣東省惠州市中心人民醫(yī)院 廣東 惠州 516001）

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的信息材料，它們都真實(shí)地反映著醫(yī)院工作的歷史和現(xiàn)狀，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院歷史發(fā)展的全過(guò)程，是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，它不僅涉及醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及廣大人民群眾健康和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，因此，醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院管理中有著非常重要的意義。下面就如何提高醫(yī)院檔案管理水平談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、明確責(zé)任，加強(qiáng)考核，保證醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)知程度和重視程度是醫(yī)院檔案工作順利開展的基礎(chǔ)保證，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視醫(yī)院檔案工作，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立完善的檔案組織機(jī)構(gòu)，明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)檔案工作的責(zé)任部門及各相關(guān)職能科室的兼職檔案工作人員，形成有主管領(lǐng)導(dǎo)主抓、職能部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、基層專兼職檔案管理人員工作的管理網(wǎng)絡(luò)；把醫(yī)院檔案工作納入醫(yī)院整體建設(shè)發(fā)展規(guī)劃和管理體系，健全檔案工作制度，規(guī)范檔案管理，明確工作職責(zé)，完善檔案的收集、歸檔、整理、開發(fā)利用、保密、鑒定、統(tǒng)計(jì)、安全防護(hù)等規(guī)章制度；建立相應(yīng)的考核制度，將醫(yī)院檔案工作納入職能部門管理責(zé)任書，實(shí)行績(jī)效掛鉤，明確相關(guān)人員對(duì)檔案工作的職責(zé)任務(wù)，抓好歸檔材料的收集整理，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范。

二、充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案的重要作用，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性

醫(yī)院檔案的真實(shí)準(zhǔn)確，直接影響醫(yī)院本身的形象和榮譽(yù)，檔案記載的內(nèi)容直接關(guān)系檔案的利用效果，醫(yī)院檔案本身具有專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，不容有虛假成分，否則對(duì)查閱、利用檔案的人來(lái)說(shuō)會(huì)產(chǎn)生不良后果和影響。完整性是指歸檔的文件材料能夠完整地反映醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的發(fā)展過(guò)程和結(jié)果，其中每份文件都是這個(gè)整體中不可缺少的組成部分，相互存有必然的內(nèi)在聯(lián)系，需要完整保存。為保證醫(yī)院檔案內(nèi)容的完整性，要采取經(jīng)辦人員立卷制度，各科室明確兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)督促檢查日常檔案資料形成、積累和整理，為日后的歸檔工作打好基礎(chǔ)，使醫(yī)院的歷史能在檔案中得到全面涵蓋。加強(qiáng)對(duì)病歷檔案的收集力度，病歷檔案是醫(yī)院臨床工作的原始資料，是總結(jié)臨床經(jīng)驗(yàn)的可靠依據(jù)，是醫(yī)學(xué)教學(xué)和科研工作的基礎(chǔ)。它客觀、完整、連續(xù)地記錄了病人的病情變化和診療實(shí)踐的全過(guò)程，對(duì)醫(yī)療工作的發(fā)展起著重要的作用。醫(yī)院病歷檔案管理工作專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)，直接關(guān)系著廣大人民群眾的疾病防治和身體健康。病歷檔案資料信息的利用率高、時(shí)間性和實(shí)用性強(qiáng)，這就要求必須在短時(shí)間內(nèi)做好收集、組卷、登記、分類、編目、編碼、排號(hào)、貯存和檔案的檢索、編號(hào)等工作，把病案中大量的醫(yī)療信息資料進(jìn)行全面系統(tǒng)地收集分析，及時(shí)準(zhǔn)確向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室醫(yī)務(wù)人員提供有價(jià)值的醫(yī)療信息，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)、提高醫(yī)務(wù)人員醫(yī)療技術(shù)水平提供依據(jù)。保證病歷檔案書寫的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，病案填寫要按統(tǒng)一的要求，力求準(zhǔn)確，做到有項(xiàng)必填、不缺、不漏，保證病歷檔案的完整性。

三、加大投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化

加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫(kù)房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)單位的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高工作效率，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的占地空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密程度。配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對(duì)落后做法，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，注重對(duì)現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、自動(dòng)化。

四、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案管理是專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科，管好用好檔案需要有一定專業(yè)知識(shí)的人才，檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院檔案管理人員是整個(gè)醫(yī)院檔案管理的具體實(shí)施者，是規(guī)范化管理的靈魂，這就要求培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員，不但要對(duì)醫(yī)院檔案從業(yè)人員進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的知識(shí)培養(yǎng)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容，而且要提高醫(yī)院社會(huì)群體的檔案意識(shí)和法制觀念，對(duì)他們進(jìn)行檔案工作的基本法律宣教，使他們遵守檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案的潛在價(jià)值及其所帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，自覺(jué)參與檔案的管理與利用。

五、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)的創(chuàng)新，保證檔案資源開發(fā)的深入利用

服務(wù)是檔案工作的主要職責(zé),也是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的基本途徑，醫(yī)院檔案工作的目的是要更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)，醫(yī)院檔案部門必須樹立明確的服務(wù)觀念，根據(jù)醫(yī)院檔案利用工作的特點(diǎn)，在了解掌握醫(yī)院工作信息需求的基礎(chǔ)上，加大醫(yī)院檔案資源的開發(fā)力度，進(jìn)而提高檔案的利用水平。要大力開展檔案的編研工作，減少原始檔案、文件的直接利用，緩解保存與利用之間的矛盾；根據(jù)本單位的使用需要，編寫醫(yī)院發(fā)展史、全宗介紹、大事記、組織沿革、發(fā)文匯編、醫(yī)院基礎(chǔ)數(shù)字匯編、干部任免職匯編、技術(shù)人員技術(shù)職務(wù)晉升匯編、先進(jìn)集體與個(gè)人匯編等；建立全引目錄、案卷目錄、案卷目錄索引及分類索引，做到迅速為利用者提供服務(wù)；在不涉及單位機(jī)密、個(gè)人隱私前提下，盡量向本單位甚至社會(huì)開放更多檔案資料，實(shí)現(xiàn)更多檔案資源共享。醫(yī)院檔案管理工作只有按照現(xiàn)代管理的理念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，擴(kuò)大服務(wù)范圍，搭建服務(wù)平臺(tái)和創(chuàng)新服務(wù)方式，才能有效挖掘檔案資源潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，從而更好地為醫(yī)院、患者及社會(huì)公眾服務(wù)。

總之，只有全體醫(yī)務(wù)工作者深刻認(rèn)識(shí)檔案資源在醫(yī)院管理中的重要地位和作用，清楚了解我院檔案管理的現(xiàn)狀，從思想、觀念和行動(dòng)上重視檔案管理，不斷提升醫(yī)院檔案管理水平，才能使醫(yī)院檔案管理工作更好地為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，為利用者提供更加全面、快捷、方便的服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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