論電子公文的檔案管理

王 玥高 峰

(1.齊齊哈爾市房地產產權市場管理處;2.齊齊哈爾市軍隊離休退休干部第二休養所 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

對于檔案管理工作來說，電子公文歸檔已經成為檔案工作的必然方向，承擔起電子公文的歸檔管理工作，檔案部門責無旁貸。電子公文的管理給傳統的檔案管理模式帶來了深刻的震撼與變革。

一、電子公文流程

電子公文流程是電子公文從起草到歸檔，并按照標準的、統一的公文交換與共享機制和定義好的規則，在各部門之間逐級審批、傳遞，從而完成辦理目標并歸檔保存的流轉過程。對于電子政務來說，電子公文流程是整個公文的辦理過程，其質量和效果直接關系到電子政務系統的運轉效率和效能。在電子公文流程的設計和實現過程中,對于流程上每個環節的工作狀態、工作時間、工作方法等運用應用統計分析、數據挖掘分析、多維查詢功能、知識推理等知識管理技術等進行分析。診斷出流程中的低效率環節，實現流程的動態優化，制定流程的優化和重組方案，可以實現電子公文的網絡流轉，縮短文件流轉時間，提高電子政務工作效率。

對于檔案管理來說，電子公文流程是文件的整個生命周期過程，對其進行監控與管理，可以清晰地記錄和反映電子公文形成和處理的全部動態過程，可以監管網絡中的電子公文是否丟失損毀、內容是否正確、文件能否正常打開。通過電子公文流程的實現，檔案機構的管理由事后管理變為適時管理．甚至是超前管理。記錄電子公文從形成到歸檔成為檔案的一切活動過程和處理情況，最大程度地保證電子文件的原始性、真實性、可靠性、完整性和準確性。

電子公文流程包括4大要素:同一個業務目標、多人參與、按照一定的順序和規則傳遞、每個參與者通過事件操作完成自己的任務。對電子公文流程進行合理、準確的分析和設計可以有效地完成電子公文辦理和檔案管理雙重任務，既提高電子政務系統的運轉效率，又提高檔案管理質量。

二、電子公文工作存在的問題

我國目前電子政務建設過程中，存在把信息化這一電子政務的手段作為目的、定位不明的問題，不少政府機關認為將政府事務搬到網絡上就是電子政務。其工作方式完全按照傳統的各部門行政職能劃分和傳統的工作流程進行，只是將信息傳遞的方式由傳統方式變成電子方式，電子公文流程亦是如此。許多辦公自動化系統、電子政務系統多數是將傳統公文管理原則和流轉過程原封不動地搬到網絡上，形成電子化的傳統流程。目前存在的主要不足:一是沒有根據信息技術的特點從根本上優化整合原有業務過程；二是缺乏相應標準，每個單位都根據本單位以往處理公文經驗，開發公文管理系統，流程不規范；三是在系統設計與實現時根據機構經驗考慮本部門實際情況多，實現的往往是公文流程中某一段的功能，沒有從文件整個生命周期的整體上、宏觀上把握公文流程，尤其是忽略了檔案管理與電子文件管理的要求。這些都與電子政務建設的要求有一定的距離。

三、電子公文歸檔管理

(一)要進一步明確電子公文流程與傳統公文流程的區別。傳統的公文流程受地理位置和人力資源分配影響被分割在多個部門，流程從一個部門轉到另一個部門。增加了交接環節和復雜程度。各部門只對自己的工作負責，無人對整體流程負責。這些特點造成公文流轉效率低下、反映遲緩，整體機能趨于退化。而且，傳統公文流程隨意性強，規范程度較低．增加了公眾辦事的難度。

在傳統公文的檔案管理方面，由于文件管理與檔案管理業務主體不同，造成對公文的關注點不同。文件形成、使用和管理部門注重文件的現行目的和現行作用，關心文件的內容、辦理過程及處理結果，對公文留存價值判定以部門為取向。檔案部門注重文件反映歷史活動及過程事實的憑證價值和參考(情報)價值，留存價值取向不僅要反映部門在事件過程中的地位和作用，更注重再現歷史的考證價值。兩種價值觀的差異，表現在公文歸檔上，就是因人而異、因部門而異，因認同標準而異。

電子政務環境對傳統公文流程提出了變革需求。傳統公文流程中有很多人為的、硬性的工作方式，在電子政務中可以變革和修正。如某一流程第一個步驟未完成之前，無法開始下一個步驟，但實際上這并非總是必要的。在電子政務建設中，可以借助信息技術，增強公文流程的并行化程度和同步化程度，加快工作速度。

電子公文流程是在對傳統公文流程進行分析、精簡、優化、整合、重組后實現的，它可以改變原有流程中需要多道轉手、耗費交接時間、占用過多人力，文檔管理分離的環節，在計算機網絡和信息技術支持下完成原來的工作。突破傳統公文流程中時間、空間和部門分隔的制約，提高信息共享程度，提高流程效率。

(二)要充分考慮檔案管理與電子文件管理需求。當前電子政務系統中許多功能源自以往的辦公自動化系統，其中對公文一般都是簡單的歸檔，沒有考慮檔案管理中的電子文件管理需求。電子公文的流程設計必須具備對電子政務環境中的公文、檔案進行全程管理的宏觀戰略和協調策略，深層次分析電子公文管理過程中的關鍵問題、技術難點、實施障礙等主要問題，充分考慮檔案管理與電子文件管理需求。

通過標準化、規范化的電子公文流程設計，完成電子公文的撰寫、簽發、編號、登記、發放、接收、歸檔、著錄、檢索、借閱、編研等生命周期管理的全過程，并在這個過程中充分考慮檔案管理需求與電子文件管理需求，將檔案管理需求有機地嵌入其間。結合流程每個環節的特點闡明該環節的文件管理需求與檔案管理需求，設計如何適當地添加滿足電子文件管理需要的相關背景信息和元數據，形成既滿足公文高效流轉又滿足文檔一體化管理要求的流程。做到歸檔前后標準統一，分類體系相同，信息共享。使公文處理與檔案管理緊密結合起來。

標準規范的電子公文流程，可以實現公文流轉的電子化和文檔管理一體化，突破傳統公文流程中時間、空間和部門分隔的制約。可以使檔案部門定期或實時地接收公文，完成檔案的歸檔和交換手續。各部門的機關工作人員同時通過網絡實現對這些檔案信息資源的共享。

(三)要認清電子公文流程的動態適應性。動態適應性是指對已制定的公文流程。可以將其根據功能進行分解為若干步驟。在電子公文管理系統的流程表中，可增加步驟，也可減少步驟，可以定義各個流程，并記錄下該流程所有信息，如:流程名稱、流程步驟、流程形成的文件信息、錯誤處理信息等。電子公文管理系統的使用人員通過選擇要流轉的流程名稱就可以在收、發文辦理中調用該流程，文件就會按照所選擇的流程進行流轉。在流轉過程若發生流轉錯誤，系統自動根據流程定義時的錯誤處理信息進行處理，或返回給錯誤處理人員進行下一步的處理。

當機構重組導致公文流程發生改變時，只要通知系統管理員對公文流程的各個步驟進行修改，使其滿足當前業務流程的需要，此后公文會自動根據修改后的流程進行流轉．不用進行另外的系統開發。

(四)電子公文流程要實現標準化。在目前的電子政務建設中，關于電子公文管理存在辦公自動化管理軟件、公文管理軟件、檔案管理軟件、文檔一體化管理軟件等各類軟件。這些軟件沒有參照一定的模型，沒有遵循統一的標準，重復建設，難以兼容。這種局面迫切需要加強標準化建設。

在電子公文流程實現過程中所需的各種信息編碼、信息交換、文件格式標準、認證標準等都必須實現標準化。有關部門要對這些內容制定標準，電子公文流程模型要遵守這些標準，有關實踐部門必須了解和應用這些標準。另外，對于電子公文流程要有相應的評價標準，用以對當前各地區、行業系統的電子公文流程進行評價。