論房產檔案管理與利用

張繼紅 張榮珠

（1.齊齊哈爾市房地產產權市場管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000；2.齊齊哈爾市道路運輸管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

房地產權屬檔案產生于房地產管理部門，是隨著城市房地產業務活動的產生而產生的，與其業務活動密不可分，技術性和專業性都比較強、房地產檔案信息開發；是對房地產權屬檔案承載的信息進行采集、加工、存儲和輸出的整個過程；是把房地產權屬檔案承載的信電由靜態轉化為動態，為用戶所接收的過程；是實現房地產權屬檔案價值，充分發揮房地產權屬檔案作用，為促進國民經濟發展和活躍房地產市場的關鍵性工作。

一、房地產權屬檔案的特點

（一）房地產權屬檔案信息的動態性和歷史延續性。房屋的新建、拆除、翻改、擴建、滅失日趨頻繁，土地分割、合并等房地產變更又不可避免因而房地產權屬處于不斷轉移和變更之中，具有極強的延續性和動態性。

（二）房地產權屬檔案信息的真實性。房地產權屬檔案是房地產產權沿革的歷史記錄，這種記錄必須與實際相符。記載的產權人、產權范圍必須清楚，才能在產權審核和排解產權糾紛中起到憑證和參考作用。

（三）房地產權屬檔案信息的完整性。一是房地結合。《城市房屋權屬登記管理辦法》第八條規定房屋權屬登記應當遵循房屋的所有權和該房屋占用范圍內的土地使用權權利主體一致的原則。二是圖檔結合。房屋產權圖上的產權界限和房屋墻界結合起來判斷，能反映墻的歸屬，防止產權糾紛。只有圖檔結合才能把產權真正反映清楚。

（四）房地產僅屬檔案信息的價值性。房地產屬于不動產，價值高，在單位和個人的財產構成中占有重要的地位。因此產權檔案屬于財產檔案含金量高。產權檔案的有無、保管的好壞、記載的是否準確全面，將關系到產權人的經濟利益，將對產權人產生巨大影響。

（五）房地產權屬檔案信息的法律性。由記載房屋所有權歸屬的憑證材料組成的產權檔案具有法律效力，是房地產管理部門和人法院確認房屋產權，處理房地產糾紛的重要依據。

（六）房地產權屬檔案信息的地域性和局部性。由于房地產受地理環境的影響，所以其分布在全國不同的省、區或同一城市的不同地域，而且分布的狀態并不呈現出整體狀態，而經常是局部分布狀態。所以房地產權屬檔案信息也反映出地域性和局部性的特點。

（七）房地產權屬檔案的權威性。由于房地產權屬檔案具有的特點廠成了社會及機關內部工作對其利用的權威性。

二、房地產權屬檔案的開發利用分析

產權檔案是在房產權屬管理過程中形成的，是為產權管理服務的，涉及房產登記發證、交易評估、落實政策、司法仲裁、規劃建設、舊城改造、實際考證、編史修志、房地征稅等諸多方面對其全方位利用。房地產權屬檔案工作由原來的封閉型向開放型轉變，房房地產權屬檔案工作適應新形勢要求的一個重要舉措。開放型的房地產權屬檔案工作在保證國家機密安全、用戶利益的前提下盡量滿足利用者對房地產權證件等檔案材料的需求。具體的利用服務方式有：

（一）一般查詢服務。它是針對廣大利用者，提供良好的閱覽條件和采用計算機掃描縮微打印等技術手段，詢問查檔結果和記錄結果的服務方式。

（二）咨詢服務。它是以個人解答的方式，針對房地產權同檔案刊用者的提問，為其提供檔案信息，它能使利用者的問題真正得到解決，針對性強。

（三）房地產信息市場服務。它是通過房地產權屬檔案信息部門，為活躍房地產市場提供房地產坐落，房地產竣工時間、四至、結構、層數、面積、價格等房地產信息，由供需雙方進行交流、選擇的服務方式。

（四）房地產權屬檔案信息報道服務。它是房地產權屬檔案信息機構，將收集到的房地產權屬檔案信息經過加工，整理和研究之后準確、及時、全面地報道出去的過程。可通過房地產權屬檔案介紹、目錄報道、索引報道等形式進行。

（五）房地產專題服務。它是房地產權屬檔案機構針對利用者的咨詢提問，主動圍繞某一專題進行的信息提供。專題信息服務目的明確，針對性強，時間性強。

（六）網絡化的房地產信息服務。它能為利用者在網上提供檢索數據庫和信息中心，幫助利用者實現快速的網上傳送服務，幫助房地產信息機構實現聯合編目、自動錄入、自動分類等自動化管理服務。

三、突出重點，切實加強房地產權屬檔案工作

（一）提高檔案人員的素質，增強全社會的檔案信息意識。市場經濟對檔案人員提出了新的要求，必須具備良好的政治素質和業務素質。政治素質要求檔案人員堅持正確的政治方向，在思想上、政治上、行動上自覺地同黨中央保持高度一致。具有良好的職業道德、業務素質，要求檔案人員具備一定的專業理論知識和技能，要精通檔案專業知識，又要懂得相關學科及知識。

（二）豐富館藏，進一步開發利用房地產檔案信息資源。

要想充分有效地滿足社會各界對房地產檔案信息的需求，必須大力豐富館藏，擴充房地產信息的儲備量，拓寬暢通房地產檔案接收渠道，建設起門類齊全，內容豐富，科學系統的房地產檔案館藏體系。

1.認真做好房地產檔案的收集工作，增加館藏量，提高案卷質量。要達到這個目的，檔案管理工作要實現兩個轉變；一是由一般行政管理轉向依法管理，針對新時期城市建設和檔案工作出現的新特點、新規律、新矛盾，自上而下重新規劃，設計房地產檔案管理的規章制度，做到有章可循；二是由單純追求進館檔案數量，向既有數量又要質量轉變。

2.豐富館藏，及時將城市規劃，建設管理部門產生的與房地產檔案相關的資料征集進館。充分利用收集正在整理來的房地產資料為城市的房地產開發建設服務。

3.要加強聲像檔案的收集工作。房地產聲像檔案是房地產檔案的一部分，是豐富館藏的有效形式，特別是城市變遷，改造的聲像資料是十分珍貴的，應派專人負責并下大力氣收集、整理、記載，以防時過境遷，給后人留下遺憾。但城市改造、小區建設以及大型建設項目的拆遷，施工竣工等，應著重組織人員跟蹤拍攝，為城市留下活動的歷史畫面。

（三）開拓創新，強化手段，積極開發房地產檔案信息資源。房地產檔案館開發房地產檔案信息資源的目的就是最快最大限度地滿足用戶的檔案信息需要，即將檔案資源中隱形的知識和信息最大限量地揭示出去，及時準確地傳遞給利用者。所以房地產檔案工作者要進行深入的調查研究，把握當前及一段時間內房地產發展的新動向，注意社會各方面對房地產檔案信息需求的變化。在掌握用戶需求之后，就可以結合實際制定具有針對性的開發計劃和服務措施，采用多種方式、手段，在提供主動服務，超前服務上下功夫。

1.加大宣傳力度，使房地產檔案資源別為“活信息”。利用報紙，電視等新聞媒介增強全社會的檔案信息意識、宣傳房地產檔案效益實例，通過舉辦房地產檔案實物展覽，利用效益圖片展覽館藏內容介紹等，把房地產檔案館介紹給社會，擴大房地產檔案館的知名度，辦好房地產檔案期刊。

2.積極開展咨詢服務。設立專門的房地產檔案資料借閱，由熟悉館藏的同志負責接待查詢，采用多種檢察工具、多探索、多渠道查詢用戶所需檔案。

3.積極開展房地產檔案信息深層次加工。房地產檔案編研就是將館藏的房地產檔案資料按照一定的形式進行加工、提煉、匯集。使其具有系統性、專業性。在編研形式上也把館藏資料與實際工作密切結合，更具有指導性。

4.積極建立房地產檔案信息網絡中心。在更大范圍內實現房地產檔案信息資源共享，這也是開發房地產檔案信息資源的設想及發展趨勢。