關(guān)于發(fā)揮檔案館社會功能的幾點(diǎn)思考

李小靜

（廊坊市衛(wèi)生學(xué)校 河北 廊坊 065000）

檔案館社會功能的發(fā)揮，是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到國家經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)程度、國家方針政策，社會對檔案信息需求，檔案館自身建設(shè)等諸多方面。國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案館工作會上對新型國家檔案館作了明確的“五位一體”功能定位，即國家檔案館是愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心。由此可見檔案館在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要地位。因此筆者就如何發(fā)揮好檔案館社會功能，從以下幾個(gè)方面談一談自己粗淺的認(rèn)識。

一、加大檔案宣傳力度，使檔案館走出“深閨”，走向人民群眾

長期以來,檔案館隱藏在深閣大院里,神秘而莊嚴(yán),人們對其有種敬而遠(yuǎn)之的感覺，所以對檔案館的性質(zhì)、地位及其工作職能知道的甚少，從檔案利用的范圍來看更多的是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，為社會公眾提供檔案服務(wù)的比例很小。造成這種原因主要是我們宣傳沒有到位，館藏匱乏，服務(wù)的水平有待提高。要改變現(xiàn)有狀況，貼近人民群眾，融入社會，充分發(fā)揮檔案館的社會功能，應(yīng)在以下幾方面下功夫：

一是采取豐富的方式開展檔案館的宣傳工作。可通過懸掛條幅、印發(fā)圖片、回答公眾咨詢、贈送紀(jì)念品以至舉辦宣傳周、宣傳月等方式強(qiáng)化公眾對檔案館的認(rèn)識。還借助新聞媒體的力量進(jìn)行宣傳，如電臺、電視臺、報(bào)紙等新聞媒體，還可以創(chuàng)辦刊物，來宣傳檔案館及檔案館工作。

二是以宣傳《檔案法》，以此來推動檔案工作。把檔案工作廷伸到學(xué)校、街道社區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)村、民營企業(yè)，大大加深社會公眾對檔案館的認(rèn)知度；并設(shè)開放日，讓群眾可以參觀。

三是面向?qū)W校舉辦展覽，建立青少年愛國主義教育基地。讓學(xué)生可以憑學(xué)生證在節(jié)假日，免費(fèi)參觀學(xué)習(xí)，達(dá)到進(jìn)一步深化思想教育工作的目的。

二、從優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)入手，提高館藏的檔案質(zhì)量

我們國家綜合檔案館有2980個(gè)，其他門類的檔案館有500多個(gè)。檔案館所保存的檔案，普遍存在著精蕪混雜、結(jié)構(gòu)不合理的問題。館藏檔案中多數(shù)是各級黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體產(chǎn)生的文書檔案，科技檔案、專門檔案極少。出現(xiàn)門類單一、載體單一、內(nèi)容單一問題，這些問題嚴(yán)重影響了檔案館功能的發(fā)揮。這樣一個(gè)龐大規(guī)模的檔案網(wǎng)絡(luò)體系，需要多少資金，耗費(fèi)多少人力、物力才能支持它的持續(xù)發(fā)展呢？為此，檔案館應(yīng)優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)勢在必行。主要有幾點(diǎn)看法：

一是走“特色”之路。所謂特色，應(yīng)有二層含義。其一，是地方特色。即館藏檔案除應(yīng)全面提示本地區(qū)的歷史面貌外，還應(yīng)著重反映本地區(qū)的“地方特色”。其二，是館藏特色。就館藏特色而言，館藏中某種門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館的特色。如：照片檔案、名人檔案等。

二是走“精品”之路。第一，嚴(yán)把進(jìn)館質(zhì)量關(guān)。正確劃分檔案保管期限、杜絕文件重復(fù)件進(jìn)館。第二，對館藏檔案進(jìn)行鑒定，剔除無保存價(jià)值的案卷。第三，加強(qiáng)館藏信息資源的開發(fā)、檔案編研工作。關(guān)于開發(fā)工作有以下幾點(diǎn)建意：一通過購買的方式，向社會征購有價(jià)值的歷史檔案。二、鼓勵(lì)市民向檔案館提供檔案。如無償移交，或長期保管的方式。第三、將城市建設(shè)的歷史面貌用照片的形式記錄下來，做為檔案資源保存下來。

三、提高檔案干部素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生了變化，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，因此，應(yīng)從幾個(gè)方面引起重視。

一是把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，并要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術(shù)特長的年青干部；

二是穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，必須做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益考慮，加強(qiáng)檔案干部的思想政治工作，解決他們的實(shí)際問題，使他們安心本職工作。

三是培養(yǎng)一批懂業(yè)務(wù)、懂外語、懂現(xiàn)代化管理的復(fù)合型的檔案干部，讓他們成為檔案戰(zhàn)線上的精英，成為檔案戰(zhàn)線上的領(lǐng)頭人，為檔案事業(yè)做出更大貢獻(xiàn)。

四、從館藏檔案數(shù)字化入手，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享

目前人類已進(jìn)入信息時(shí)代，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已成為人們生活的主流。作為國家信息系統(tǒng)重要組成部分的檔案信息系統(tǒng)受到新技術(shù)的沖擊,組建數(shù)字檔案館成為檔案工作發(fā)展的方向。館藏檔案數(shù)字化就是把館藏檔案通過檔案專業(yè)管理軟件或其他工具轉(zhuǎn)換成能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字形式的檔案。首先把館藏檔案目錄數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，建立各種專題或機(jī)構(gòu)的目錄數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件級查詢，實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)的檢索；其次建立可發(fā)建立檔案館網(wǎng)，通過檔案館網(wǎng)，或以檔案信息服務(wù)的方式，打破區(qū)域界限，發(fā)揮館藏綜合優(yōu)勢和互補(bǔ)效應(yīng)，提供綜合服務(wù)，使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

[1]王藹靜.試論信息時(shí)代高校檔案館功能的拓展[J].徐州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2003,(4)107-108.

[2]張紅梅.新時(shí)期檔案館功能拓展與新建[J].工程建設(shè)與檔案，2004 (3)76-77.