淺談網絡環境下企業檔案的信息化建設

曲 梅 索曉銳

（伊春林業管理局林業干部學校 黑龍江 伊春 153000）

面向21世紀，面對信息技術的挑戰，企業必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，全面實現資源共享，為企業及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務。計算機技術和網絡技術的發展，掀起了全球信息化的浪潮，檔案作為信息源的重要組成部分，也被推到了浪潮的前沿。隨著企業OA（辦公自動化）、MIS（企業管理信息系統）的廣泛應用，檔案管理系統作為整個系統的子模塊，其管理現代化跨上了一個新臺階，數字化向傳統檔案管理模式和理論提出了挑戰，檔案的信息服務作用日益突出。

一、企業檔案信息化的含義

企業檔案信息化是指企業在法制的軌道上，依靠科學的思想和組織管理方法，憑借信息技術、網絡技術等高科技手段，對企業的文件、檔案等信息進行發掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應用數字化、網絡化，實現資源共享，提高企業檔案信息的利用效率，為企業和社會提供檔案信息服務。

二、企業檔案信息化建設的作用

1.企業檔案室企業重要信息資源，檔案信息化建設時企業信息化建設的組成部分，也是企業檔案管理創新的重要方面。企業應采取有效措施，加大投入，確保企業檔案信息資源的完整、安全和有效開發利用，全面推動企業檔案管理現代化。2.企業檔案信息化建設時企業信息化工程的一部分，關系到企業的發展。面對龐大繁雜的企業檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，提高工作效率。將企業檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業檔案工作由傳統管理模式向現代管理模式轉變，充分發揮企業檔案信息資源的價值，實現檔案信息資源共享。

3.企業檔案室企業基礎管理工作的一個重要組成部分，不僅是維護企業利益、合法利益和歷史真實面貌的有效證據，更是一種十分重要的信息資源，是關系企業經濟和發展的重要戰略資源。完整的檔案是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業生產、經營中必不可少的一項有效手段。

三、當前企業檔案信息化建設中存在的問題

1.企業檔案信息化建設發展部平衡。有些企業開展了檔案信息化建設，有些則沒有，特別是一些中小企業。同時，企業的減員增效也波及到企業的檔案部門，相當數量的企業檔案部門的生存和發展受到了威脅。企業檔案部門的生存受到威脅，信息化建設也就無從談起，即使已開展信息化建設的企業在發展中葉很不平衡。

2.企業檔案信息化的基礎條件薄弱，技術、資金不足，人才缺乏。當前，企業檔案信息化建設的總體狀況是認識不足，重視不夠，基礎條件薄弱，信息化程度低。許多企業面臨轉型，認為檔案信息化作用不大，不愿增加額外投資。總體上看，缺乏應有的設備和技術支撐，對企業檔案信息資源開發的深度不夠，數字化信息資源少，企業檔案網站建設質量良莠不齊，信息化管理人才缺乏，對檔案信息資源數字化合網絡化克行性研究開展不夠。

3.企業檔案信息管理與其他信息管理沒有實現有效銜接。文檔一體化管理是企業檔案信息網絡化管理的發展方向，使生產活動、文書處理與檔案管理工作有效銜接，提高信息處理的能力，實現檔案信息的無縫交接和有效管理。由于我國企業檔案信息化程度低和管理機制上的障礙，檔案工作很難再系統上實現與各生產環節、管理環節之間聯絡，未能實現檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接，進行文檔一體化管理。

四、加強企業檔案信息化建設的對策

1.加快企業檔案信息化標準規范的制定。標準規范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確，有的還沒有標準，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規范體系。

2.重視企業檔案信息管理系統的設計和管理軟件的選擇與開發。企業檔案管理系統應與企業有關管理系統（如設計、生產、經營、財務、材料、管理、服務等）相銜接，確保檔案部門對本企業各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統設計，應遵循模塊設計、分層實現、循序漸進的原則。建立符合信息化要求的檔案管理系統是企業檔案信息化建設的關鍵。

3.領導重視和支持是加快企業檔案信息化建設步伐的關鍵因素。各級檔案行政管理部門應加強對企業檔案信息化建設的引導；中央企業檔案部門應加強對所屬及控股企業檔案信息化建設的規劃和指導，保證企業檔案信息化建設順利進行。對檔案部門來說，信息化建設時一項全新的工作，是一項較為復雜的系統工程，既是發展機遇又是挑戰。

4.加強企業檔案信息化管理人才隊伍建設。加強信息技術人才的引進和檔案人員信息技術知識的培訓，提高檔案人員運用信息技術的技能，引導檔案人員適應信息化要求。要認真研究信息化條件下企業檔案管理現代化的新要求，積極推進企業檔案信息化建設。加強信息化人才培養。檔案信息化食一項技術性很強的工作，科技人才是檔案信息化建設的關鍵。

5.檔案信息化基礎設施時企業檔案信息化建設的基礎和前提。企業檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗，與辦公自動化、政府網、互聯網等系統相連，建立基于企業網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統，構筑企業信息網絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。

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