關于院志資料搜集工作的幾點體會

鄭才 孟薇 李佳雯

（黑龍江農業經濟職業學院 黑龍江 牡丹江 157041）

一、資料搜集工作的重要性

資料搜集工作是編好院志的基礎，是寫好院志的基本要素之一。在編修志書中的所謂把好三關即把好政治關、史實關、文字關。其中把好史實關就是做好資料搜集工作。馬克思曾經說過：“研究必須搜集豐富的材料”，常言道，“巧婦難為無米之炊”，上述二者都是告訴我們寫好院志缺少不了資料，否則就等于無源之水，無本之木。

院志是記述學校各項工作的院情書，要寫好它必須有大量有關院情資料，所以有人稱為院志為學校資料大全。它是通過資料反映學校歷史和現實。資料是院志的生命，沒有資料，院志就無法寫成，所以對有關學院的資料要廣征博采，力求全面詳實準確。在編寫十年院志的實踐中，使我深刻體會到資料占有的多少和深度直接影響院志質量的高低，關系著院志的實際使用價值和存在價值，因此寫志首先要重視資料搜集工作。

二、關于資料搜集的幾點做法

2009年3月，我院院志向全院教職員工公開征求意見，許多教職員工讀后首先提出一個問題就是這一百多萬字的資料是從那里來的？在搜集資料中曾經發生許多感人的故事，至今歷歷在目，難以忘記。在搜集資料過程中，主要抓了如下幾點：

（一）首先把資料搜集工作放在校內

為什么要把資料搜集工作首先放在校內，因為院志的資料來源主要在校內，所以搜集資料先從校內開始。在校內搜集資料主要從三個方面著手，首先把學院檔案室作為資料搜集工作的重中之重。把它當作資料搜集工作的第一個目標。因為在這里存放建院幾十年來方方面面的資料，諸如學院的沿革、人事升遷調轉、重大事件、歷年學院主要活動、歷年各種會議記錄、各個歷史時期基本統計數字、學生資料等等。從我院檔案室存檔情況看有三個特點，一、量大，據2009年統計學院檔案室存有文書、教學、科研、黨群等各類檔案12688卷，此外，還有照片、錄像等方面檔案，對這么大量的檔案要全面查徹底查，有的還要反復查，這都要花費大量的時間。可以這樣說，我這近十年來很大部分時間都在檔案室度過的，包括寒暑假甚至舊歷年大年三十、初一。二、學院在1963年以前并沒有統一的檔案室，檔案只是分散存放在各部門，更不用說有什么檔案管理制度了，而且數量很少，以后又經十年文化大革命的破壞，存下來的檔案也不多。三、用電腦排版打字清晰的檔案只是最近幾年的事，此前的很多檔案都是手寫的，而且不少是字跡潦草，很難辨認，還有的檔案使用復寫紙復寫的，事經多年已模糊不清，這都增加檔案閱讀的難度。在閱讀學院檔案室檔案的同時，還分別閱讀了校辦藥廠和子弟校兩個分檔案室的檔案。資料搜集的第二個目標是院內各個部門：院長辦公室、教務處、黨辦、工會、學工處、總務處、各系等部門，甚至子弟校、托兒所。各個部門都存放一些他們形成的資料，如教務處是在院長領導下，指揮全校教學的職能部門，在那里存放有學院歷年的課程設置、教學制度、教師的配備、各項教學計劃，教學工作總結、典型人物、典型事例，成功的經驗，失敗的教訓等等。第三是學院教職工個人資料的搜集，如對教授、副教授、各類典型學生和已逝世典型人物如金京秀、武道斌、李近英等人遺屬的訪談和已逝世典型人物各種榮譽證書的搜集。第四把校園網上所有資料下載下來，在這方面黨辦的高秀杰老師做了大量工作，從中選取有用的資料。

（二）把資料搜集工作擴大到校外

正如一個再好的醫生不能醫好所有的病一樣，校內資料再多也滿足不了編寫院志方方面面的需求，為此必須開辟校外查找院志資料途徑。第一，把與學校有關的省市檔案館或有關單位檔案室作為查找資料的重要途徑如在佳木斯市檔案館查找到了校史開端的資料，解決了多年校史開端不清的問題；在牡丹江的農研所檔案室查找到了現校址建校前的歷史材料。在這次寫院志中共涉及到省市單位檔案室館二十余個。第二，充分利用有關史志資料，例如通過牡丹江市志、寧安市志查到了學院建院前后的氣象資料和自然災害資料。第三利用有關學院的報道資料，從中搜集對院志編寫有用的資料，涉及的報紙有二十多種，報紙主要是牡丹江日報，牡丹江晨報；刊物主要有《中國雪城》《園藝》等二十余種。第四，利用廣播電視主要有：中國教育電視臺、黑龍江電視臺、牡丹江電視臺等。第五，函調如對原副校長何強等人，第六，對校友材料的搜集主要通過歷年任過班任的教師提供；利用學生一些班級來校集會機會；利用在某一市某一條戰線任領導的校友請他把他那條戰線的校友搜集來，就是利用這種方法分別搜集了工作在齊市經管管理戰線校友；牡丹江市畜牧戰線校友；綏化市科級以上干部校友；寧安市校友。第七，查找東溫春村個別農民家譜，進一步了解現院址建院前情況。第八，到附近農村拜訪農民了解學院附近流傳的民間傳說，民諺等歷史資料。第九，對重要線索親自前往調查，如2008年冬對校友黑大博士生導師周東坡的調查。

三、幾點體會

（一）院志資料搜集工作是一項系統工程，絕不是僅靠一二個人所能完成的，所以必須借助各個方面的力量

如2007年為取得我院前身佳木斯農經校校舍的照片（佳木斯農經校校址現為佳木斯市委黨校）。在去佳木斯市委黨校的路上，我想了許多，我想和人家素不相識，想來想去感到唯一的辦法就是在人家允許拍照情況下，我去請市里某家照相館來給拍照。我一到佳木斯市委黨校辦公室，他們的主任對我這位七十多歲的人還能出來搞外調感到很驚奇，他們問我有沒有相機，會不會拍照我一一作了回答，我沒有相機，也不會拍照。我再三向他們說明這個照片的意義，辦校史館、五十周年校慶，寫院志都要用到它，請他們在百忙之中幫忙。結果感動了“上帝”，他們把原佳木斯農經校教學樓、宿舍樓的照片全送給了我，并且還領我參觀了他們的黨校。還招待一頓，三位主任全部出席，真使我感動萬分。2006年到牡丹江市委組織部去搜集我院原副院長郝弼等人材料，按規定在世人不能查檔，更不能把材料拿到市委大院外復印，經我再三說明編志的意義，結果感動了她們工作人員，她不但允許我查檔，并允許我把材料拿到市委大院外復印，在她們看到我年老眼花，摘抄檔案很費勁，檔案員高原同志親自幫我抄，讓我十分感動。

（二）為完成組織交給的任務碰到再大的困難也要想法把它完成

為辦校史館，編寫校慶五十周年畫冊，編寫院志都需要學院歷任主要領導人的照片，當黨辦主任曹倫把這一任務交給我時，一再說孫院長說：“把這個事交給你一定能完成”。其他領導的照片或檔案材料查找有的雖然也很費勁，但最難的是查原校長兼黨委副書記孫玉恩的材料了，到省農委人事處檔案室，省畜牧局人事處檔案室均查不到，省畜牧局人事處的同志熱情的通過電話請孫工作過的省畜牧研究所，雙城畜牧職業學院人事部門幫助查詢均找不到，我又找他的親屬，找他兒子去世了，找他兒媳、孫女下落不明，這真難壞了我，男兒有淚不輕彈，否則，我非在哈爾濱痛哭一場不可。本來到省檔案局查檔已結束了，已經向人家告辭了，沒辦法只得厚著臉皮到省檔案局再查一遍，并說明此份材料的重要性，說來也巧，我所需要的材料找到了，我不但順利的記錄了孫玉恩的檔案有關材料，并把他的照片通過電腦傳回了學校。回校后，看到非常清晰的孫校長照片，我真是高興萬分。

（三）為找到一份有價值的材料，再麻煩也要堅持查下去

比如為查1973年我院經管專業畢業生留美博士吳偉東的材料，為查到他在美國的地址費了很多波折不說，就是往美國他工作單位打個電話也費了很大勁，因為時差關系所以給他打電話必須在晚上12點以后，而且美國郵電局他們說的都是英語，所以還得請英語老師趙明做翻譯。因為在學院辦公室打電話，所以辦公室的劉煥霞、白煜也得陪著。雖然大家都很辛苦，但材料還是搜集到了。再如為了查到我院1974年畜牧專業學生楊達教授在美的地址，我校1962年本科畢業生現工作在天津的李士富同學，不知跑了多少路才把他的地址找到。

（四）在資料搜集過程中一定注意材料的真偽，要使我們的院志成為一塊綠洲，杜絕假材料進入

在我編院志一開始就有一位離休老干部語重心長的說：“你寫志可不能把瞎忽悠的材料弄進去。”作為史志資料，必須真實可信，不能有一點假，瞎編亂造的材料不但一個錢不值，而且有害，不但害了我們這一代，還害了我們的子孫后代。十年編志始終堅持一條原則，弄不清楚的問題，認可空著也不瞎編。對職工職務以批件為準，不能拔高。

（五）在資料搜集過程中盡力做到節約

能托辦的就不用派人去查，例如，根據我校原副校長80高齡的胡玉武旅居大連期間，就請他到大連市政協查已故大連市政協主席我院原院長任國棟的檔案。此外，現在到檔案館去查檔案是要收費的，每當他們要收費的時候就和人家盡力說我們學校經費有限，盡量少收或者不收，另外則是找關系特別是利用有校友在檔案室工作的關系，請他們向領導為我們說情，不收或少收費用。例如就是利用這個關系我們到寧安氣象局檔案館雖查了不少資料，但我們一分錢也沒花；再如到牡丹江檔案館就利用我院74年農學專業畢業生宋寶霞的關系，為我們省了許多錢。

（六）取得領導的支持是做好資料搜集工作的關鍵

我院所有領導對院志資料搜集工作始終是支持的，如院長孫紹年多次向我表示，寫院志不容易很辛苦，我為搜集院志資料曾四次去哈，二次去佳木斯，都是他親自批準。更主要的是在我十年寫志過程中，領導給我創造一個寬松的寫作環境。另外在寫志過程中盡力做到經常向領導匯報院志編寫進度，碰到問題及時取得領導指導，請領導幫助解決需要解決的問題也是很重要的。

（七）對學院對院志的熱愛是做好院志資料搜集工作的基礎

我是1958年學院成立就來院工作的。五十多年來，我和學院一同走過同前，我親眼目睹了它的成長歷程，它所經歷的風風雨雨，我為它取得一點點成就而驕傲，而歡欣鼓舞；也為它哪怕一點點挫折而憂慮。正因為如此，雖然我已退休多年，但我還深深的熱愛我們的學院，熱愛它的一草一木，一磚一瓦。正因為熱愛它，熱愛我從事的院志寫作工作，所以才肯在檔案室一坐就是一天，反復翻看那些枯燥無味，有很多還是字跡潦草模糊不清難以辨認的資料。正因為我熱愛學院和我所從事的院志寫作工作才肯花大力氣到學院辦公室倉庫亂紙堆中尋找我所需要的有用資料，今日院志中有些資料就是在這里找到的，如院志中“準備炸橋、我院藥廠為哈爾濱亞麻廠大爆炸中受傷職工驅車600里送藥”的事跡，都是這樣得來的。

（八）搞好人際關系是資料搜集工作成敗的重要環節

我們為搜集院志資料要到學院內各部門和省內各單位，都要和各式各樣的人物打交道。我們所辦的事都是求人的事，給人家添麻煩的事，人家都有人家的任務，都很忙，可以這樣說，人家給你提供材料是人家額外負擔，也不是人家的義務，在這種情況下，要想把所要資料順利取回來，首先自己要有得體的衣著服飾，優雅的言行舉止，尊重對方講求禮節，要以小學生向人求教的態度和人家辦事，以請求的方式向人家搜取材料，只有如此才能路路通。另外稱呼得體也是很重要的。比如說到省志辦事，雖然他們都比我小十幾歲但我一律稱他們為老師。只有如此才能順利完成我想辦的事，只有如此才能有寧安市志辦主編把他們編寫的新寧安志大樣二十來本給我，也只有如此2009年9月省教育科學院的同志才能翻箱倒柜去找我們需要的材料。