事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀及對策

李衛(wèi)亮

【摘要】社會進(jìn)步帶領(lǐng)各行各業(yè)走向新的發(fā)展道路，人們也逐漸進(jìn)入信息化社會，在信息化的大背景之下，事業(yè)單位的發(fā)展逐漸步入正軌。在這種情況下，對檔案管理要求愈加嚴(yán)格，尤其是事業(yè)單位，不僅要加強(qiáng)對檔案的數(shù)字化管理，而且將其作為檔管理的重點(diǎn)工作予以實(shí)施，檔案管理工作的重要性不容小覷。基于此，本文以事業(yè)單位的檔案管理為例，簡要分析事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀及其重要性，并針對其存在的問題提出有效解決策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;數(shù)字化;事業(yè)單位;現(xiàn)狀;對策

檔案管理是事業(yè)單位管理工作不可缺少的重要內(nèi)容，在事業(yè)單位協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)等方面具有重要作用。此外，在信息化技術(shù)較為發(fā)達(dá)的今天，檔案管理工作積極探索發(fā)展道路，將信息化技術(shù)融入檔案管理工作中，將二者有效地結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)檔案管理的融合發(fā)展。與此同時(shí)，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效融合，以此提升檔案管理工作效率。但在實(shí)際工作中，檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用不盡人意，存在諸多問題，因此需要管理人員提出有效策略，以此體現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的重要性并解決問題。

一、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的重要性分析

（一）提高工作效率。為保證事業(yè)單位朝向穩(wěn)定健康方向發(fā)展，在檔案管理過程中，管理人員要注重提升工作效率。此外，由于檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，工作程序較為復(fù)雜，加之事業(yè)單位檔案管理工作存在多元化特點(diǎn)，因此在工作過程中，管理人員要將其管理內(nèi)容加以優(yōu)化。而數(shù)字化檔案管理恰好能夠解決這一問題，管理人員借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行整理，并將有效信息整合一起，對檔案信息進(jìn)行分類處理，一方面能夠提高工作效率，另一方面使得檔案管理工作質(zhì)量得到保證，進(jìn)而凸顯數(shù)字化檔案管理的重要性和價(jià)值所在。

（二）更新管理方式。檔案管理是事業(yè)單位一項(xiàng)較為重要的工作，隨著經(jīng)濟(jì)水平以及社會發(fā)展程度的提高，檔案管理方式也要不斷進(jìn)行更新，這是時(shí)代發(fā)展的要求，同時(shí)也是檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)的重要表現(xiàn)。現(xiàn)代化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使人類的生活方式也發(fā)生了天翻地覆的改變，這種變化并不是只影響了人類的生活，對檔案管理工作也產(chǎn)生了一定的影響，在信息化時(shí)代不斷變化的驅(qū)使下，將傳統(tǒng)的檔案管理工作推向了與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展道路，在數(shù)字時(shí)代的影響下，人們不僅要重視人事檔案管理工作，更要將其與互聯(lián)網(wǎng)緊密聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理方式的更新。此外，在時(shí)間的不斷推移下，人事檔案管理工作積累了大量文件資料，這些紙質(zhì)的文件資料該如何處理是檔案管理人員必須面對的現(xiàn)實(shí)問題。根據(jù)上述分析，我們不僅能夠意識到檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要性，同時(shí)也能感受到更新管理方式對檔案后續(xù)工作發(fā)展的具有重要意義，而作為檔案管理人員要充分意識其重要性并予以落實(shí)。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理技術(shù)和設(shè)備不夠先進(jìn)。數(shù)字化檔案管理的核心在于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，換言之，數(shù)字化技術(shù)決定了檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量以及效果，就當(dāng)前階段工作情況而言，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用范圍不夠廣泛，很多事業(yè)單位在家進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，并未采取最新技術(shù)，進(jìn)而導(dǎo)致技術(shù)與檔案管理工作之間出現(xiàn)不匹配現(xiàn)象。此外，由于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用需要一定的經(jīng)費(fèi)投入，事業(yè)單位資金有限，無法做到設(shè)備的更新?lián)Q代，基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，不具備應(yīng)用新技術(shù)的基礎(chǔ)條件，繼而對數(shù)字化檔案管理工作造成不良影響。

（二）檢索效率有待提高。就目前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，大多數(shù)單位還停留在手工檢索模式，計(jì)算機(jī)檢索處理并未得到廣泛使用，而在一定程度上增加了檢索工作量，因而導(dǎo)致檔案管理工作效率較低，質(zhì)量無法保證，以人事檔案信息為例，各個機(jī)關(guān)單位對保存的信息存在較大差異，采用手工檢索不僅為檔案工作人員帶來不必要的麻煩，同時(shí)也造成檔案管理工作效率低下。

（三）工作標(biāo)準(zhǔn)有待完善。隨著社會發(fā)展水平不斷提高，人們逐漸意識到檔案管理工作的重要性，但在信息化技術(shù)發(fā)展趨勢較好的前提下，如何做到數(shù)字化技術(shù)與檔案管理工作的有效結(jié)合、凸顯數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，是當(dāng)前階段事業(yè)單位關(guān)注的焦點(diǎn)。由于數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用還處在發(fā)展階段，在制度制定、工作標(biāo)準(zhǔn)方面缺少規(guī)則細(xì)化，也就是說，數(shù)字化檔案管理缺少明確的工作要求，規(guī)范程度有待提高。在這種情況下，使得檔案管理人員在工作過程中陷入被動局面，而改變這一被動局面的措施便是建設(shè)統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案信息共享的同時(shí)提高其使用價(jià)值。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的有效策略分析

（一）加大資金投入，更新基礎(chǔ)設(shè)備。檔案數(shù)字化管理工作系統(tǒng)性較強(qiáng)，需要大量人力、物力、財(cái)力予以支撐，換言之，數(shù)字化檔案管理工作的有效進(jìn)行離不開資金支持，因此事業(yè)單位在發(fā)展過程中，要加大數(shù)字化檔案的資金投放力度，并從事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際出發(fā)，對數(shù)字化檔案技術(shù)管理方面存在的不足之處進(jìn)行詳細(xì)分析，并在此基礎(chǔ)上制定科學(xué)合理的發(fā)展方案，進(jìn)而做好技術(shù)以及設(shè)備引進(jìn)工作，為數(shù)字化檔案管理工作的有序進(jìn)行提供保障。同時(shí)，在設(shè)備引進(jìn)過程中，工作人員要明確一點(diǎn)，數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備分為硬件設(shè)備和軟件兩部分，軟件管理方面以軟件研發(fā)為主，并注意軟件開發(fā)過程中的兼容性問題;而硬件設(shè)備除了要加大資金購買力度之外，還要注重設(shè)備保養(yǎng)工作，以此延長設(shè)備使用壽命，此外，在資金投入方面，事業(yè)單位要做好前期預(yù)算，使資金能夠最大限度地發(fā)揮作用，并以此為前提，做好事業(yè)單位數(shù)字化檔案信息管理工作。

（二）完善數(shù)字化檔案管理體系。檔案管理數(shù)字化是事業(yè)單位未來發(fā)展的核心工作，同時(shí)也是事業(yè)單位檔案管理工作的大勢所趨。其目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的融合發(fā)展，憑借其融合發(fā)展趨勢為事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展指明方向。在這種情況下，為全面提升檔案數(shù)字化管理水平，提升檔案管理工作效率，應(yīng)建立完善的數(shù)字化管理體系，為數(shù)字化檔案管理朝向更好發(fā)展方向提供基礎(chǔ)保障，在工作人員工作過程中，將不斷提升數(shù)字化管理水平作為工作目標(biāo)，并付諸行動。此外，還要根據(jù)事業(yè)單位的具體要求，在明確檔案性質(zhì)的基礎(chǔ)上，采用不同方式對檔案進(jìn)行管理，用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待檔案管理工作，有效維護(hù)工作系統(tǒng)，一旦數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題，要采取有效措施予以解決。

（三）完善檔案管理安全保密制度。檔案管理工作是一項(xiàng)較為嚴(yán)密的工作，其保密性要求較高，在工作過程中，無論是個人文件還是組織文件，都有一定保密要求，事業(yè)單位的檔案管理工作更是如此，由于檔案中涉及重要信息，一旦泄露，被不法分子加以利用，會造成不可預(yù)估的后果。個人信息泄露會對檔案持有者帶來一定危害，而組織以及機(jī)構(gòu)信息泄露，會嚴(yán)重影響事業(yè)單位發(fā)展。由此可見，在檔案管理工作中建立保密制度是工作人員不得不采取的措施，此外，在設(shè)立保密制度時(shí)要根據(jù)檔案級別設(shè)立保密制度。同時(shí)，工作人員要強(qiáng)化責(zé)任安全意識，不隨意打開檔案，在切實(shí)需要時(shí)才打開所需信息，最后要定期檢查辦公設(shè)施，排除安全隱患，確保檔案信息安全。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作在資料保存以及信息查閱等方面具有重要作用，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷完善，其應(yīng)用范圍也在不斷擴(kuò)大，并逐漸融入檔案管理中，以此推動檔案管理工作走向新的發(fā)展階段。盡管數(shù)字化檔案管理還存在一些問題，但其發(fā)展趨勢較為良好，為事業(yè)單位邁向新的發(fā)展臺階奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。管理人員應(yīng)不斷優(yōu)化其管理模式，在確保檔案信息安全的前提下，提高其利用率，進(jìn)而推動事業(yè)單位走向可持續(xù)發(fā)展道路。

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