應用框架協議采購的快捷方法

□劉軍

框架協議采購ERP流程打通后，重點問題突出表現在：多品種物資如何維護框架協議需要的大量數據？如何快捷準確地創建框架協議項下采購訂單？如何方便及時地維護框架協議項下采購訂單的書面采購文件等等。圍繞這些問題，濟南分公司探索提出了快捷的解決方法，為全面提高采購管理水平和采購效率，將瑣碎的事務性工作轉向過程控制提供了有力的技術支持。

運用批處理方法維護框架協議數據

對于多品種物資，如果逐個進行框架協議維護，則存在需要維護的字段多、數據量大、準確性低、業務操作煩瑣、業務處理進程慢等問題。難點是如何將業務操作簡單化。框架協議采購需要維護的字段主要有物料編碼、物料描述、目標數量、計量單位、凈價、供應商平均報價、框架協議類型和框架協議編號等。濟南分公司相關技術人員分析發現：框架協議類型和框架協議編號在ERP中借用一個屏幕中的“管道外部批次編號”和“外部提貨單號”，而供應商平均報價在ERP中借用另一個屏幕中的“供應商物料”。而框架協議各項目無法自動激活，需要手工激活，借用字段所在屏幕也存在如何激活和數據如何記憶等問題。

對此，該公司提出的解決方法是，通過ERP系統CATT創建批導入的計算機輔助工具。具體操作是：首先在系統中通過CATT記錄框架協議修改的操作過程，激活字段，選擇字段清單，完成批處理的創建。操作中要注意行項目的定位方法和“項目細節”借用字段的選中。其次是導出批處理電子表格，歸集所需數據，形成批導入文本文件，再導入系統，完成框架協議數據的維護。

批處理導入適合多品種物資框架協議的創建要求，其優點是數據準確性高，業務操作趨于簡單化，工作流程更符合業務需求，業務人員能夠及時處理業務。同時，由批處理業務人員歸集的電子表格，能為下一步框架協議項下采購訂單的創建提供數據支持。

運用框架協議維護的數據快捷創建采購訂單

通常的做法是將采購申請填入后，用ME3M查找框架協議號和行項目號。這種做法僅適用于品種少的物料創建，對于多品種物料的創建則存在數據查找難、操作復雜等缺點。運用框架協議維護的基礎數據和電子表格計算函數，能夠輕而易舉地解決這問題。具體方法為：如前所述，經過歸集的框架協議電子表格，除了創建框架協議外，還可以將框架協議行項目提取出來，然后運用VLOOKUP函數，將帶有采購申請號、采購申請行項目、框架協議號、框架協議行項目合并到一張表，再運用復制、粘貼等方法，方便地創建采購訂單。

上述方法適合于品種多的物料創建框架協議項下采購訂單。其優點是不需要查找各種數據就可以方便、及時地創建采購訂單，從而大大提高了效率。據測試，用通常方法創建一張有30個物料組成的采購訂單需時30分鐘，而用該方法，即使物料再多，也僅需3分鐘即可完成，而且錯誤的概率幾乎為零。

快捷出具書面采購訂單

書面的采購訂單審批表，通常的做法是：形成審批表后，將訂單價格逐個手工錄入。在品種多的情況下，采用這種方法經常會導致價格輸入錯誤。而查找錯誤須從頭開始，工作進展緩慢，不能滿足管理要求。

如何快捷維護物資價格？該公司采用的方法與上面幾個方法有異曲同工之處：經過歸集的框架協議電子表格，已含物資的訂貨價格。將書面采購訂單和含訂貨價格的框架協議電子表格，運用VLOOKUP函數，合并為一張能夠滿足內控要求的審批表，即完成書面文件的創建。

通過以上方法，框架協議、框架協議項下采購訂單的創建和采購訂單的書面采購文件等業務操作，均能快捷、及時、準確地完成，為濟南煉化物資裝備部門順利推行總部框架協議采購，提供了有力的技術和業務操作支持。目前上述方法已經廣泛運用到濟南煉化物裝各個業務層面，工作效率大幅度提高，困擾物裝的框架協議難題得到有效解決。