試論高校記賬憑證摘要的填寫(xiě)方法

摘要：作為一項(xiàng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，會(huì)計(jì)憑證摘要的填寫(xiě)關(guān)系到賬簿甚至是會(huì)計(jì)報(bào)表的質(zhì)量。不僅如此，摘要填寫(xiě)的質(zhì)量還反映一個(gè)單位財(cái)務(wù)管理的水平和會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。摘要填制的簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，可以對(duì)財(cái)務(wù)分析、查詢起到事半功倍的效果。因此，會(huì)計(jì)人員務(wù)必要重視記賬憑證摘要的填寫(xiě)。

關(guān)鍵詞：電算化；記賬憑證；摘要

一、記賬憑證摘要的重要性

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，無(wú)論是為了統(tǒng)計(jì)、迎檢還是日常的查詢工作，都要求在簡(jiǎn)短的會(huì)計(jì)憑證摘要中盡可能多的透視出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。因此，記賬憑證的摘要的寫(xiě)法進(jìn)行規(guī)范就顯得十分有必要了。

根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條的規(guī)定，記帳憑證的內(nèi)容必須具備：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要。《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》里，“摘要”意為“摘錄下來(lái)的主要內(nèi)容”。于是，會(huì)計(jì)記賬憑證的“摘要”就可理解為“從原始憑證中選擇主要內(nèi)容并記錄下來(lái)”。

一般而言，高校會(huì)計(jì)部門都有兩名以上的會(huì)計(jì)人員，為了使會(huì)計(jì)憑證的摘要在整體上體現(xiàn)一致性，因此所有會(huì)計(jì)人員應(yīng)力求編寫(xiě)摘要時(shí)統(tǒng)一語(yǔ)法、統(tǒng)一格式、統(tǒng)一措辭。這樣，既體現(xiàn)了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范性，更有利于在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中發(fā)揮“模糊查詢”的功能。所以，筆者建議，對(duì)日常收支業(yè)務(wù)宜采用“主語(yǔ)+謂語(yǔ)+賓語(yǔ)”的句式。即具備經(jīng)濟(jì)行為的主體、對(duì)象和內(nèi)容三個(gè)最基本的要素。例如：“劉平用現(xiàn)金去商店購(gòu)買辦公用簽字筆共計(jì)150元”這一業(yè)務(wù)，摘要可寫(xiě)為：劉平報(bào)辦公用品費(fèi)。采用這種“主語(yǔ)＋謂語(yǔ)＋賓語(yǔ)”的句式，在需要進(jìn)行賬務(wù)查詢時(shí)，只要輸入“劉平”，他當(dāng)年及往年所有由劉平經(jīng)手的業(yè)務(wù)就一目了然地呈現(xiàn)出來(lái)。充分體現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化方便、高效、快捷的優(yōu)越性

二、記賬憑證編寫(xiě)的基本原則

1.摘要的編寫(xiě)要簡(jiǎn)明

所謂簡(jiǎn)明，即既“簡(jiǎn)單”又“明了”。即在表述準(zhǔn)確而完整的基礎(chǔ)上，盡量用最精煉的語(yǔ)言來(lái)表達(dá)。摘要過(guò)于簡(jiǎn)潔，則無(wú)法把經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容表述清楚；而過(guò)于復(fù)雜，則又無(wú)法提高工作效率，不利于計(jì)算機(jī)“模糊”查詢。例如：機(jī)電工程系教師宋小明借款8000元去支付北京大學(xué)研修班培訓(xùn)費(fèi)。摘要為：宋小明預(yù)支培訓(xùn)費(fèi)。而不宜寫(xiě)成：機(jī)電工程系宋小明借款付北京大學(xué)研修班培訓(xùn)費(fèi)。也不宜寫(xiě)成：宋小明借錢。更不能寫(xiě)成：借錢。

2.摘要的編寫(xiě)要準(zhǔn)確

根據(jù)借貸記賬法及各單位會(huì)計(jì)科目設(shè)置的不同，摘要也要力求準(zhǔn)確，無(wú)論一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證，一項(xiàng)業(yè)務(wù)都應(yīng)該對(duì)應(yīng)一個(gè)摘要，避免籠統(tǒng)使用同一個(gè)摘要。

例如機(jī)械工程系的謝三借10000元去北京參加高校機(jī)械工程教學(xué)研討會(huì)，回來(lái)報(bào)賬時(shí)，差旅費(fèi)支出了4000元，會(huì)務(wù)費(fèi)支付了1500元，資料費(fèi)用去了500元，并且交了“機(jī)械學(xué)會(huì)”2000元的會(huì)員費(fèi)，退回未用完的2000元余款。其摘要應(yīng)按照每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分別寫(xiě)為：謝三報(bào)差旅費(fèi)；謝三報(bào)會(huì)務(wù)費(fèi)；謝三報(bào)會(huì)務(wù)資料費(fèi)；謝三報(bào)會(huì)員費(fèi)；謝三退回預(yù)支差旅費(fèi)余款。而不能籠統(tǒng)都八摘要寫(xiě)為：謝三報(bào)差旅費(fèi)。

三、會(huì)計(jì)實(shí)踐中如何填制高校記賬憑證摘要欄

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的多樣化，高校不再是關(guān)門辦學(xué)，其與外界聯(lián)系的越發(fā)緊密決定了高校的新會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)也層出不窮。現(xiàn)結(jié)合高校會(huì)計(jì)工作的實(shí)踐，對(duì)一些常見(jiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，記賬憑證摘要的寫(xiě)法分別作一些闡述。

1.一般收支業(yè)務(wù)

(1)收入核算的處理

高校收入來(lái)源多種多樣，比如財(cái)政的撥款、學(xué)費(fèi)收入、橫向、縱向科研經(jīng)費(fèi)收入、捐贈(zèng)收入、代管性質(zhì)的收入、銀行貸款等。這類業(yè)務(wù)在日常的財(cái)務(wù)管理、分析中經(jīng)常需要查詢、核對(duì)等，因此對(duì)于這類業(yè)務(wù)的摘要一般要注明該項(xiàng)收入的內(nèi)容和性質(zhì)，必要時(shí)海可以注明時(shí)間。如：“收到農(nóng)商銀行西區(qū)支行2季度利息”、“收到財(cái)政專戶上半年撥款”等等。

(2)發(fā)放性質(zhì)的業(yè)務(wù)處理

高校經(jīng)常發(fā)生一些帶有發(fā)放或領(lǐng)取性質(zhì)的福利、勞務(wù)等政策性費(fèi)用，如按照國(guó)家政策規(guī)定發(fā)放的安家費(fèi)、撫恤金、生活困難補(bǔ)助等，這些支出，往往有一些是需要核對(duì)和經(jīng)常查詢的。因此，對(duì)這樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要，填制時(shí)就應(yīng)該注明發(fā)放對(duì)象、發(fā)放性質(zhì)。如：“發(fā)放李某某去世撫恤費(fèi)”、“嚴(yán)進(jìn)領(lǐng)引進(jìn)人才安家費(fèi)”等。

(3)日常采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理

在日常工作中，發(fā)生得最多的就是零星或集中的采購(gòu)業(yè)務(wù)。如購(gòu)置固定資產(chǎn)、辦公用品、試驗(yàn)材料、圖書(shū)等業(yè)務(wù)。針對(duì)這類業(yè)務(wù)，摘要欄應(yīng)填寫(xiě)為“某人或某單位報(bào)某物”。例如：“管理工程系李雪梅購(gòu)買辦公用U盤用去360元”，摘要為“管理系李雪梅報(bào)U盤”等等。如果采購(gòu)的物品種類雖然比較多，但其中一種所占的金額較大，例如，王五一共外出采購(gòu)了三種辦公用品，其中訂書(shū)機(jī)800元，打印紙張100元，簽字筆100元，為了貫徹既簡(jiǎn)單又明了的摘要書(shū)寫(xiě)原則，可將摘要寫(xiě)成“王五報(bào)購(gòu)訂書(shū)機(jī)等辦公用品費(fèi)”。因?yàn)橛啎?shū)機(jī)的金額800元已占此次辦公用品費(fèi)總額的80％，完全能夠反映該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容。

(4)差旅費(fèi)的處理

在高校日常業(yè)務(wù)中，出差是經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù)。包括培訓(xùn)、考察、會(huì)議、研討等等。針對(duì)這類業(yè)務(wù)，摘要欄應(yīng)盡量詳細(xì)，使即使是不懂財(cái)務(wù)的閱讀者看后依然能夠清楚地了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。如“趙林報(bào)南京審計(jì)年會(huì)差旅費(fèi)”、“劉辰報(bào)德國(guó)訪問(wèn)學(xué)者考察差旅費(fèi)”等。

2.特殊業(yè)務(wù)

(1)內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算的處理

在高校日常會(huì)計(jì)核算中，常常有一些計(jì)提費(fèi)用，內(nèi)部劃轉(zhuǎn)費(fèi)用的發(fā)生，對(duì)于這類業(yè)務(wù)的摘要，我認(rèn)為應(yīng)按照日期和性質(zhì)分別填寫(xiě)。如：“計(jì)提某月職工福利費(fèi)”、“計(jì)提某季度工會(huì)經(jīng)費(fèi)”、“劃6月后勤服務(wù)中心食堂費(fèi)用”如此等等，按照費(fèi)用的性質(zhì)填制比較清晰明了。

(2)工資核算的處理

工資業(yè)務(wù)每月發(fā)生的次數(shù)少，性質(zhì)比較單一。這類業(yè)務(wù)按照工資核算的項(xiàng)目填制比較好，如：“發(fā)放某月在職人員基本工資”、“發(fā)放5月離退休人員工資”等等，這種摘要更容易使讀者理解業(yè)務(wù)內(nèi)容。

(3)其他核算的業(yè)務(wù)處理

除上述業(yè)務(wù)以外的業(yè)務(wù)，比如年終調(diào)賬、年終結(jié)賬等。這類核算業(yè)務(wù)的摘要需要詳細(xì)載明內(nèi)容、性質(zhì)，以備查詢。如：“結(jié)轉(zhuǎn)2009年經(jīng)費(fèi)結(jié)余”等。

四、摘要中有必要注明的數(shù)字

1.需要注明的時(shí)間

在高校日常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，有一些收支是在時(shí)間上有固定規(guī)律的，比如交納的某月的水電贊、網(wǎng)絡(luò)流量費(fèi)、衛(wèi)生費(fèi)、各項(xiàng)保險(xiǎn)金、個(gè)人所得稅等；提取的職工福利費(fèi)、工會(huì)經(jīng)費(fèi)等，務(wù)必在摘要中注明業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間。這樣不僅便于日后查詢、統(tǒng)計(jì)匯總等，也可以有效防止重復(fù)、遺漏。例如：“支付3月份電話費(fèi)”；“七月份收到財(cái)政廳預(yù)算內(nèi)撥款”等等。

2.需要注明的人數(shù)

對(duì)發(fā)放一些特殊的比較容易發(fā)生查詢事件的業(yè)務(wù)，如發(fā)放教學(xué)名師獎(jiǎng)勵(lì)、發(fā)放離休人員生活補(bǔ)助、發(fā)放退休人員醫(yī)療補(bǔ)助等、可以考慮在摘要中要注明人次。以便在相關(guān)部門統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，編制報(bào)表。

例如：徐梅報(bào)管理系學(xué)生12人共計(jì)1200元的困難補(bǔ)助。摘要：徐梅報(bào)管理系學(xué)生12人困難補(bǔ)助、比如離退處荊友楓報(bào)退休人員生活補(bǔ)助15人共3000元，摘要就可寫(xiě)為：“發(fā)放退休人員李某某等15人生活補(bǔ)助”……

3.需要注明的數(shù)量

在高校，“管賬”和“管物”由計(jì)劃財(cái)務(wù)處和國(guó)有資產(chǎn)管理處分別承擔(dān)，因此，為了賬實(shí)相符，便于以后和資產(chǎn)管理部門“動(dòng)態(tài)”的對(duì)賬和查詢，在摘要中最好注明設(shè)備的名稱和數(shù)量。例如：國(guó)資處陳國(guó)通過(guò)政府采購(gòu)為機(jī)電系實(shí)驗(yàn)室購(gòu)買了單價(jià)為15000元的學(xué)生實(shí)習(xí)用的線切割機(jī)共3臺(tái)，摘要為：“陳國(guó)報(bào)購(gòu)實(shí)驗(yàn)用線切割機(jī)3臺(tái)”。同時(shí)入固定資產(chǎn)的時(shí)候，摘要為：“機(jī)電系購(gòu)線切割機(jī)3臺(tái)入資產(chǎn)”。