淺議高校會計檔案的創新管理

摘要:會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映各項經濟活動的重要史料和依據。因此，高校會計檔案與學校形成的其他檔案存在著本質的區別。加強會計檔案管理工作，保證會計檔案的完整和安全，并為高校發展建設服務，是高校檔案管理的基礎工作，也是高校發展的一項重要工作。隨著會計工作改革的不斷深入，特別是信息網絡化時代的到來，給高校的會計檔案工作帶來了機遇和挑戰，所以創新會計檔案管理迫在眉睫，為適應高校發展的新舉措和新要求。我們就高校會計檔案管理的創新發表自己的見解。

關鍵詞:會計檔案;高校;創新管理

中圖分類號:F234.3文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)12-0193-02

目前中國高校會計檔案管理基礎較差，管理手段匱乏，檔案價值開發利用落后，不能滿足現代高等教育改革對會計檔案工作的新需求。因此。如何開拓適合現代高等教育需要的會計檔案工作新模式，改進高校會計檔案工作，已是新形勢下擺在我們面前的—個重要課題。筆者認為，只要堅持科學發展觀和不斷創新就一定能使高校會計檔案工作與時俱進，就能實現高校會計檔案工作的持續、高效、長久發展。

一、創新高校會計檔案管理的必要性

1.高校會計檔案管理工作作為高校管理的重要組成部分，其創新不僅是高校信息化、網絡化、現代化的需要，也是高校自身發展的需要。高校會計檔案工作創新是高校會計電算化深入開展的迫切需要，近幾年來，隨著電子計算機在高校財務系統中的普及應用，高校的會計電算化工作得到了迅猛發展，它不僅促進了高校會計基礎工作的規范化和現代化，提高了會計工作的質量與水平，也使會計檔案的存儲和使用都發生了很大的變化。主要表現為:會計檔案栽體形式多樣化，從傳統手工條件下的紙質會計信息載體發展到現代的包括硬盤、軟盤、光盤、磁帶、微縮膠片等在內的多種形式的電子會計檔案載體;會計檔案的內容多樣性，新增了磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質會計檔案，計算機的操作系統和財務軟件的版本在內的全套文檔資料;會計檔案信息調閱與使用更加規范與保密化，電算化的開展，除了以計算機代替傳統的手工填寫、查閱、打印會計信息，實現會計工作規范化外，還對會計檔案的保密性提出了更高的要求，不僅要保證紙質會計檔案的安全，還對磁性介質載體的操作權限、崗位職責、存放、拷貝、復制等保密工作提出更高的要求。由此可見，傳統的高校會計檔案工作已不能滿足高校電算化所帶來的新環境與新要求，必須對傳統的會計檔案工作進行創新。

2.會計檔案工作創新是高校檔案信息化發展的迫切需要。隨著計算機和網絡技術在高校的廣泛應用。高校的信息化建設進程不斷加快，信息資源已經成為高校進行經濟活動和社會活動的重要戰略性資源，而會計檔案作為高校會計信息的重要來源和載體，其地位與作用更是不容忽視.傳統的為“保管而保管。重保管輕利用”，“你查我調”的被動服務方式已遠遠不能適應現代高校快速發展的需要。因此，高校必須對其會計檔案工作進行創新，向會計信息的使用者提供快速、高效的信息服務，加快高校會計檔案工作的信息化進程，使高校會計檔案工作的信息化建設順應潮流，適應時代發展的需求，為高校的改革與發展作出應有的貢獻。

3.會計檔案工作創新是提高自身競爭能力，不斷發展壯大的迫切需要。近年來，中國的高等教育事業面對著前所未有的機遇和挑戰，高校在辦學規模、經費來源、招生分配、科技成果轉讓等方面都存在著激烈的競爭。會計檔案信息利用的主體越來越多，從校內領導、各部門、各系逐步發展到校外的投資者、債權人、捐贈人等，面對這些變化，傳統的高校會計檔案管理方法已不能滿足需求，對其管理加以創新已是當務之急。

二、高校會計檔案工作創新的所存在的問題

傳統會計檔案工作觀念陳舊，工作被動且缺少熱情，工作方式停留在“重保管、輕開發利用”的狀態。當前，中國許多高校的會計檔案工作仍停留在建檔、管檔、看家守攤、你查我找的水平上。忽視對高校改革與發展具有重要決策與參考價值的檔案資源的開發與利用，使高校許多有價值的會計檔案資源成了“死”信息。工作人員態度消極，服務態度懶散，讓查閱者望而卻步。專業人員缺乏，業務素質不高，工作水平還停留在“誰查閱誰去找”的方式，沒有一套完善的檢索方法，也沒有一定的排列次序。而且工作人員隊伍不穩定，經常換人，領導重視不夠，制約會計檔案管理的發展。

三、會計檔案管理創新的對策

1.服務方式創新。應通過多種方式加強宣傳，幫助與引導學校領導、各部門、各系科正確認識與利用會計檔案資源的重要價值，積極利用辦公自動化、網絡技術，實行網上服務，變被動為主動，變滯后服務為超前服務。使會計檔案服務躋身于高校教學、科研、生產的第一線。檔案部門應根據自身實際和高校發展的需要。充分發揮自身優勢。開展特色服務，積極為教學、科研提供會計檔案數據信息。

2.完善會計檔案管理的組織機構，引進和培養高層次的信息資源管理人才。做到正確的認識會計檔案，保管會計檔案，利用會計檔案，注重對檔案的深度挖掘，能夠為領導或決策者提供重要信息，為高校的發展建設獻計獻策。

3.加強會計檔案保管工作的規范化、科學化，嚴格把好“四關”。第一關，收集歸檔關。要求從檔案的產生單位做好收集工作，及時歸檔。第二關，檔案整理關。要求對會計檔案的整理編輯采用科學的編錄方法，方便日后的檢索。第三關，檔案保管關。要求保障檔案的完整安全，不能被任何原因損壞，特別是現在的光盤膠片等磁性介質容易消磁，保存環境要求高。第四關，檔案編研關。要求檔案管理員可以根據單位管理需要，系統編輯信息資料，供單位內部參考使用。

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