做好會計檔案 促進企業經濟發展

翁海榮

核算材料有其嚴密性和科學性。單為帳、帳為表的依據;表為帳、帳為單的概括。單帳之間聯為一體,互相有其嚴密的制約關系,一環扣諢環,缺一不可。會計檔案蹌內容主要是以貨幣數碼反映出來。它吻通過“數字語言岜反映玳況,說明釷題的。會計檔案形成圳財會部門,又服鋮于本騸業各項ぷ,同時又能便筅審計工作。所以搞好會計檔案ぷ,必須充分考慮財會專業和有關方隨的需要。這就要根據會計醯備的特點進行科學管理。筆者從事會計工作20余抨,粗淺談一些認識悻供大家探討。

一幄目前企業會計檔凹管理的霄狀

1.收蚧全。《檔案法》和《會器ā返墓岢故凳┿使會計降案工作貸有改觀氍許鱘企業單位建立了綜合檔鷥室,會計檔案是綜合醯鷥室咒中之一。《會計法笨第十五條繪定:會計憑證⑤黍盡⒈ū硨推淥會計資料,應當按國家有關規定建立檔案,葑善常管幔對于會嘉憑證、帳簿、報表,各酯位基本上做到了收集齊全、忿類造冊、排列有序〕將對于卿它會計魘料,如警費申請報告、財嶧铞分析幄會計餞作蚱交清冊、上級審計等部門坌關的文件資料則忽略管理。主要原因是《會計檔案管理辦法》規定,預算、計劃、制度等文件材料按文書檔案管理辦法管理。但有的企業單位對各職能部門歸檔范圍不明確,這樣在實際中形成了兩不管。文書管理部門接到這類文件資料轉交財務部門,而財務部門則認為這是文檔書案、資料,不同于經費報表,因此忽視收集和管理。領導查問和開展其它工作要利用時,互相推諉。有些同志認為會計工作專業性強,責任大,工作特殊,會計檔案應誰經手誰保管;有的認為會計檔案有憑證和法律作用,被視為禁區,別人不能介入。更嚴重的是,有的企業單位為了小集體的個人利益,違反財經紀律,立帳外帳(第二套帳目),嚴加控制,長期私存,人調帳目帶走。以上種種現象,造成會計檔案資料殘缺不全,給內審工作帶來非常大的不便。

2.整理不規范。財政部和檔案管理機關明確規定:各單位每年形成的會計資料,由財務會計部門按照歸檔要求,負責整理立卷或裝訂成冊。整理時應做到標準化、規范化、齊全完整。而不少企業單位的會計檔案由財務部門管理,收集不齊全,整理不標準,編號不科學。對帳頁帳簿的處理,有的拆除空白頁,有的保留,各行其是,很不統一。不利于管理與利用,更談不上檔案整理的標準化和規范化。更有甚者,一些企業單位連整理都不整理,年終有的用紙箱裝,也有的用一根繩子捆起來,用麻袋一裝了事,扔到黑屋里,長期關禁閉,這種情況在中小企業就更多了。

3.制度不健全。《會計檔案管理辦法》第四條規定:當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后,原則上應當由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務會計部門和經辦人必須按期將應歸檔的會計檔案,全部移交檔案部門,不得自行封包保存,檔案部門必須按期點收,不得推諉拒絕。《辦法》對會計檔案的鑒定、銷毀、借閱、利用等各項業務環節都做了明確規定。但從實際情況看,不少企業單位沒有根據國家的有關規定,結合自己的實際情況,建立和健全會計檔案管理方面的各項規章制度。有些部門雖然制定了,但也沒有嚴格執行,照章辦事。會計檔案到期不移交;會計憑證東丟西塞,有的甚至出現丟失會計憑證等問題。

4.財會人員違反財會制度,缺乏職業道德。企業會計檔案因具有憑證和法律作用,因此,會計信息必須符合國家法律、法規和規章,會計核算、經濟記錄必須真實、客觀。如果會計信息失真,核算不實,就失去了會計檔案真憑實據作用,影響國家宏觀決策的準確性。就目前有的部門和企業單位的實際情況看,一些企業會計人員,不堅持正確的會計工作原則和制度,導致財務管理混亂。還有的缺乏職業道德,采取一系列不合法手段,偽造、篡改、變換記錄憑證、開假發票、建假帳,以介紹服務為名買空賣空,套取現金。設立小金庫,加大開支,虛列成本,想方設法偷稅、漏稅。這就造成國家稅收不能足額入庫,不僅破壞了正常的經濟秩序,而且歪曲了我國經濟發展的真實歷史面貌。

以上會計檔案管理問題的存在,給內審工作帶來許多麻煩,做好會計檔案、收集和歸檔工作,是對內審工作的支持,也是貫徹執行《審計法》的具體表現,從目前來看,不少經濟犯罪分子是鉆會計檔案管理不全的空子,而對內審工作人員到企業單位審計,有的企業單位、領導不受歡迎。所以,筆者認為,會計人員不但要認真貫徹執行《檔案法》和《會計法》,而且也要很好地貫徹執行《審計法》和其他法律,為國家,為企業單位,為人民的利益依法辦事。

二、如何做好會計檔案的管理

1.收集齊全,做到集中統一管理。會計部門要從便于工作出發,凡涉及會計業務工作的會計檔案資料,都應收集齊全,妥善保管。主要包括會計憑證、會計帳簿和會計報表等其他檔案資料。與檔案人員互相配合,共同協商,集中統一保管。收集時,除每年按歸檔制度辦理外,還注意向歷任會計(包括調出去的會計)人員進行收集。檔案部門接收后,專柜存放,并要排列有序,方便利用。在一些財會檔案數量較多的主管財會部門,應設專兼職人保管,并開展電算化管理。

2.科學整理。年終在辦理決算以后,將收集起來的會計檔案,要按科學的方法進行分類立卷、編目。會計檔案工作的基本要求是:首先按照會計檔案工作的要求收集齊全,如:報表、憑證、帳冊、其它等檔案。對憑證、帳簿、報表等抄寫卷內目錄,貼好憑單,按規定寫好年份、冊號、憑單號、卷宗號等。然后按照年度——形成分類(報表、憑證、帳冊、其它)——抄寫會計檔案案卷目錄,保管期限,一年編一個流水號,最后抄寫會計檔案移交清冊。按規定財務部門只能保存上年一年會計檔案,其余一律移交綜合檔案室保管。

在分類排列中,還可以采取三段式的編號法,即第一個號是年度代號,中間號是類別代號,最后是案卷號。無論采取哪種方法,同一個單位要采用同一種分類方法進行立卷歸檔。在整理會計檔案工作中要與當地檔案部門取得聯系,以便指導。

3.建立健全各項規章、制度。各企業單位都應制定會計檔案的收集、保管、鑒定、借閱、利用制度,使每個會計人員做到有章可循。檔案部門要經常監督、檢查、定期鑒定。對財務工作人員來說,要了解本企業單位的經費開支情況,有沒有違反財經紀律行為,有沒有立帳外帳(第二套帳目),應該所有的帳目都要收齊歸檔。

4.加強職業道德教育,提高業務人員素質。財會工作法規性、政策性、業務性很強,財會人員又處于商品經濟的前沿陣地,直接面臨著腐蝕和反腐蝕的考驗。為維護國家經濟歷史的真實面貌。財會人員都應具有良好的職業道德,履行職責,堅持原則,遵紀守法,模范地執行會計檔案工作制度,做到廉政、勤政。每一個財會人員都要加強自身修養,各級領導也要經常不斷地進行思想、理想、責任、紀律、道德等方面的教育,與崗位職責考核和獎懲制度掛鉤,提高業務人員的政治素質和職業道德,為發展企業經濟作出貢獻。

(作者單位:浙江省象山縣公路管理段養護中心)