基于實證分析的“采編外包”質量控制

●蔡迎春（上海師范大學 圖書館，上海 2000234）

早在20世紀七八十年代，美國、日本等國家的圖書館就開始將編目業務部分外包。在國內，隨著國家聯合編目中心、CALLS、各地區采編中心的建立，以及書商外包模式的出現和成熟，從90年代開始，各圖書館借鑒國外經驗紛紛效尤，對采訪或編目加工業務實行外包。但是采編外包是否真正解決了圖書館目前存在的各種問題，是否達到了圖書館的要求，是否能保證圖書采購的質量，卻是值得思考的問題。

1 采編外包的質量危機

1.1 采訪外包

通常圖書采訪外包的主要形式是綱目選書，即圖書館根據本校的學科設置、采集方針和任務確定選書的范圍，并制定綱目委托給書商按綱目自動配書或者發送采訪書目數據。從表面上看，這種外包方式節省了圖書館的采訪人員的時間，提高了工作效率，但是通過實證調研發現，實踐工作中采訪圖書質量卻難以保障。

（1） 自動配書給圖書采購帶來的質量問題。自動配書，就是書商根據合約、圖書經費預算和圖書館采購圖書綱目范圍（如學科、主題、出版社等），自行選擇圖書并主動配送到圖書館，然后由采購人員進行驗收，退回不需要的圖書。面對著國內出版市場的紛繁復雜，二渠道或合作出版比例越來越高，由于利益趨使，難免有些書商會在提供的圖書中加塞一些過時、質量差但價格高的圖書，或者粗制濫造的二渠道書、盜版書。采購人員即使是對到館圖書進行驗收，由于驗收任務艱巨，工作量大，在這么短的時間面對著大量的到館新書，無法真正實現對圖書質量的有效判斷，或者對圖書的真偽情況進行甄別，而對到館圖書的學科結構也不能完全掌控，不可避免地產生采購圖書學科比例失衡，大量學術圖書漏采，圖書質量低等嚴重問題。

（2）書商書目給圖書采購帶來的質量問題。為了考查圖書館采取書商書目的采購模式是否能真正保證圖書采購質量，本文選取國內5家高校圖書館的經濟類藏書，通過實證分析對其藏書質量進行評價，并將評價結果與書商書目的利用情況進行對比。

評價方式：①通過Google Scholar查證2002—2005年國內出版的經濟類圖書的被引次數，從而獲得某一時段經濟類“核心書目”；②利用“書目核對法”，對5家圖書館的經濟類“館藏核心比”，即“館藏核心種數”占“學科館藏總量”的比例進行對比；③對各館2002—2005年期間的采購模式以及書商書目的利用情況進行調研。

對比結果如表1所示：①隨著與書商合作力度的加大，利用書商書目進行采選，5家圖書館經濟類圖書采購質量卻呈逐年下降趨勢；②采訪書目比較穩定，利用書商書目進行采購較遲的B館和D館，采購質量卻最為穩定；③采訪書目變化較大，利用書商書目采購量較大的A館，質量下降幅度也最為明顯。

表1 5家高校圖書館2002—2005年經濟類館藏質量以及與書商合作情況

因此，本文認為圖書的采購質量，與采訪書目的穩定性以及書商書目有著一定的聯系。

為了證實上述結論，本文對教圖、人天、三新3家書商2007年書目品種、出版社合作范圍及折扣率較低的高教出版社書目總量進行統計（見表2）發現：①教圖、三新與出版社合作的范圍比較廣，幾乎接近全國出版社總量，但是圖書供全率與人天相比，卻具有比較大的差異，尤其是教圖與人天的書目總量相差近3萬個品種；②3家書商提供的高教出版社的書目總量差異也比較大，最高的與最低的相差近4倍左右。

表2 3家書商書目統計

由此可見，雖然書商書目打著為圖書館提供更多的可供書目和提供更優質的服務的旗號，贏得了高校圖書館的青睞，但是面對圖書出版量激增、出版市場混亂等情況，如果書商書目提供的書目品種不全，與出版社合作的范圍不廣，對折扣率較低的學術性圖書提供不全，在提供書目信息時沒有真正從圖書館對學術性、專業性較高的圖書需求角度考慮的話，勢必就會增加了采購圖書的盲目性，影響圖書的采全率、采準率，最終給圖書的采購質量帶來潛在隱患。

1.2 編目加工外包

分編、加工外包是國內圖書館實施最廣的一種外包形式，主要有兩種類型：一是編目加工業務，統一外包給一家專業數據加工公司，由專業公司到館加工，圖書館回溯建庫時大多采取這種方式；二是書商提供的一種增值服務方式，目前圖書館新書分編加工大多采取這種方式，即圖書館新書的編目與加工工作由書商外包人員到館或異地進行全部或部分加工。

1.2.1 編目質量問題

原則上，圖書館要求書商提供國圖或CALIS數據進行直接套錄，但對于一些新近出版的圖書，對應的編目數據國家圖書館和CALIS無法查到，書商外包人員就需要自行編制編目數據，書目數據的質量難以保證。

（1）分類標引。分類錯誤或分類不當是編目外包中最常見，也最難以控制的質量問題之一，造成分類標引質量問題的原因很多，主要是因為：首先，可能是書商提供的編目數據中的分類號，不是通過對圖書的內容進行判別，翻閱分類法查到的，而是依據圖書在版編目上的分類號進行標引。為了證實這一判斷，本文將220條書商編目數據中的690字段，與實際到館圖書在版編目中的分類號進行比對，重合度高達100%。書商的外包人員通過套錄其公司的編目對圖書館圖書進行分類標引，在編目過程中，由于業務素質及編目效率問題，一般很少對690字段分類號的正確性進行判斷。其次，各個圖書館對本館采用的分類號，會根據本館歷史沿革、藏書情況和讀者檢索需要，對某些類目的應運情況進行適當調整。最后，學科間的交叉，以及新學科的興起，使得一種圖書可以按不同的要求分在不同的類目，在分類時就需要考慮到本校的專業特點、服務對象等實際情況，給出比較適當的選擇。但是，這些方面的業務技能也不是書商外包人員很快能熟練掌握的，不可避免會造成分類標引的不一致。

（2）主題標引。一般來說，和分類標引一樣，書商提供的編目數據大多采用圖書在版編目上的主題詞進行標引，書商外包人員在編目過程中，即不會通過分類標引去查主題標引是否準確，也不會對主題詞選取是否規范進行判斷，因此，主題標引的錯誤與主題詞選取不規范情況甚為嚴重。［1］

（3）圖書著錄。為了查證書商外包人員在圖書著錄方面的主要問題，本文選取220種書商到書的外包編目數據與實際到書進行逐一審校，著錄問題主要集中在以下幾個方面：①著者號的選取。本館采取著者的繁體四角號碼作為同類書區分號，而對于所選用的繁體字又有特殊規定，如果取號錯誤，則不利于同一著者同類圖書的集中排架，影響讀者利用。但是，在審校中發現，這種錯誤情況最為嚴重，占到3%。②書名或其他字段著錄有誤。主要表現為多字、少字或打錯字，尤其是在300內容提要字段會出現語言不通、不知所云的情況，這類錯誤對讀者利用造成的影響非常大。③著錄不規范。主要表現為題名不規范，副題名、交替題名或并列題名著錄不當，外國人名著錄不夠規范。④著錄的詳細級次比較簡單。主要表現在3字段的著錄，缺少對內容或其他項目必要的揭示，叢書項字段，有的根本就沒有著錄，或者是對其他題名信息沒有做必要的檢索點；⑤905字段與館藏信息中的索書號不一致，或者是缺少905字段。本館采用的是江蘇匯文系統，905字段是在館藏信息窗口添加索書號后點擊“確認”鍵，自動反彈的。如果在館藏信息窗口添加了索書號信息后沒有點擊“確認”鍵，或在館藏信息窗口對索書號進行修改后忘記再次“確認”的話，就會造成此類錯誤，從而影響讀者對圖書的有效獲取。⑥多卷書分散著錄。對于不同時間到館的多卷書，書商外包人員經常會將其分散著錄，甚至于給出不同的分類號，造成此類圖書的分散排架。

1.2.2 加工質量問題

圖書加工外包主要有貼條碼號、粘磁條、蓋館藏章、貼書標和膠帶、整書包封等。這些工作看似簡單，但在實際外包加工過程中，還是經常會出現技術加工層次偏低等問題。如本館對磁條及條碼等采取書商館外加工模式，在實際驗收中雖然沒有檢驗到磁條漏貼或貼得不隱蔽的情況，但是對于條碼號的粘貼，卻經常出現不符合要求本館的情況，幾乎每批到書都有發生，給財產收登人員的工作造成不必要的麻煩，有時甚至要驗收人員重新粘貼。而對于整書包封的外包情況，則經常會出現外包人員偷工減料，造成封皮過小，封邊過窄的情況，從而影響到實際的包封效果以及圖書的美觀。

2 產生質量危機的原因［2］

2.1 運作機制

目前圖書館采編外包不是圖書館根據自身需求而產生的，更主要的是由于書商的激烈競爭所導致的，是書商為了開拓圖書館業務而提供的增值服務，這種服務方式還不是很完善，運行機制也不成熟，缺少統一可行的操作模式。圖書館不但在與書商的外包服務過程中存在信息不對稱，極容易出現“逆向選擇”風險和“道德風險”。所謂“逆向選擇”是指書商可能會向圖書館提供不充分或不真實的信息，使圖書館難以作出科學的決策；“道德風險”是指在合同履行中，圖書館無法觀察到書商的某些行為或者外部環境的變化，而書商可能采取不利于圖書館的一些機會主義行為，不誠實地追求自身利益最大化，比如不遵守合約承諾，降低外包服務質量等。而且，圖書館在實際圖書采編工作中面對的是多個書商，每個書商承擔的業務并不具有統一性，資質和優勢也不相同，提供的外包加工質量也會不盡相同。因此，圖書館在外包合作過程中不可避免地會產生各種問題。

2.2 管理模式

書商在外包服務中對外包加工人員大多采用量化管理模式，外包人員的待遇與工作量是直接掛鉤的，在實際服務過程中不可避免地會“重數量輕質量”。如我館的到館編目外包人員平均每天套錄編目有200余種，集中到書階段可以達到300余種，即使是原始編目，也可以做近100種，而本館的原編工作量僅是其原編量的1/4。

2.3 人員因素

書商外包人員的學歷比較低，在實際工作中也沒有經過嚴格的專業技能訓練，只是經過簡單培訓就上機操作，對著錄規則與分類、標引并無深刻認識，他們眼中的編目只是一項對號錄入工作，填滿各個字段即完成編目。例如，我館的到館外包人員的學歷基本都是高中，在分編工作中，他們很少翻分類法，查主題詞表，或查外國著者的規范名稱，只是依據圖書在版編目或套錄數據就完成了對圖書的分類標引、主題標引和著錄，然而目前國內在版編目制度還不完善，導致分類或者主題標引錯誤。

3 采編外包中的質量控制

采編外包中的質量問題，如果不采取積極有效的控制措施，則可能對圖書館工作產生嚴重的后果：長期編目外包，數據質量達不到要求，圖書館的書目數據質量就會直線下降，影響讀者對館藏圖書的檢索和利用；采訪外包控制不當，甚至可以影響館藏建設的連續性和完整性。

3.1 采訪外包的質量控制

（1）采購模式或采訪策略的調整。首先，不但要加強自身采購隊伍的建設，而且要尋求各學院專業負責人的幫助，建立“文獻資源建設委員會”。其次，在綱目訂書方面，圖書館不能只靠書商提供的書目進行圖書的圈選，而應采取多種采購方式：①加強對文獻出版、發行市場的調研分析，加強與“核心出版社”的直接合作。現在，許多出版社，尤其是出版量比較大的專業出版社或權威出版社，都在尋求與圖書館之間的直接合作途徑。因此，圖書館如果對本校重點學科文獻出版情況進行深入分析，從而確定出版規范、出版學術質量高的“核心出版社”，［3］通過直接向其索取最新書目信息，并加強與其之間的直接合作，或者主動向書商提供核心出版社的書目訂單，就可以避免僅通過書商自編書目造成部分學術價值高的圖書采購不到的情況；②在書商招標工作中，更要看重書商書目的范圍、品種以及到書情況，而不是折扣等其他方面的因素。圖書館要通過試合作，對擬合作書商書目進行分析，找出各自的優勢和不足；對未到書反饋清單和到書情況進行對比，查找圖書未到原因，督促書商提高新書的訂到率，這樣可以避免圖書館訂購的部分高質量的圖書因書商的原因使得本館不能收藏；③在圖書采購環節中，不能忽略“訪”的重要性。除了與書商進行合作外，還需要經常“走訪”地方新華書店和一些專業書店、學術書店，一是可以對館藏圖書進行查缺補漏，二是可以不斷加強對書的感覺，增加對學術文獻的鑒別能力。最后，就是加強現采圖書方面的質量控制：一是現采圖書的查重必須嚴格；二是在多人同時分頭選書時要分工，不可造成現場重復；三是選書有圖書銷售人員在場時，要經得起他們的營銷攻關，堅持采購原則。［4］

（2）加強圖書驗收質量控制。圖書館加強驗收質量控制，對于采取到館加工模式的圖書館，新書的驗收有本館業務人員參與，新書的加工由本館工作人員實時指導，因此到書質量和分編加工質量都可以得到有效控制。對于采取異地加工模式的圖書館，圖書館業務人員無法參與新書的驗收工作，就需要采取一定的措施進行有效控制。①為防止誤選或書商有意無意地夾帶非選訂或非現場采選的書進入加工流程，圖書館應要求書商在每批圖書加工前提供一份清單，這份清單必須與圖書館掌握的數據核對確認；②為防止圖書磁條或條碼加工中的偷工減料，圖書館除在招標文件和合同中明確指定加工材料和供應商，以及具體貼、夾部位外，尤其要做好磁條的檢測工作，以免對圖書館的其他工作造成影響。

3.2 編目外包的質量控制

從采訪角度來說，多家書商參與合作是上策，更有利于書商之間的優勢互補，增加采選圖書的途徑。但是對于編目外包來說，多家書商參與會使得圖書館陷于兩難境地，編目質量不但難以控制，而且在書商集中到書期間，書商外包人員難以及時到位，極大影響圖書館新書加工的進度。因此，本文建議圖書館編目外包服務的最佳選擇是一家外包商進行到館加工，這樣可以使外包人員相對固定，便于對其進行培訓，更便于對外包質量進行控制。

（1）正確選擇外包服務商。不同的圖書館對書商的服務水平要求不盡相同，通過對我館編目外包的實踐比較結果看，書商規模越大服務越規范，外包服務水平也相對越高。書商的外包服務水平主要看專業服務深度，諸如像貼磁條、貼條碼、貼書標等工作，一般書商都能做到，而且都能做得很好，但這并不能代表書商的服務實力。圖書分類查重的準確率、編目數據中的分類標引和主題標引等才是衡量書商水平的重要標準。因此，圖書館在評估書商的外包服務水平時，要拿出具體的可操作的評價方案，將書商提供的用戶服務信息對照本館的各項具體要求進行真實性和服務質量深度的核實，或通過實地參觀考察，對書商的綜合實力作出理性的、切實的判斷。

（2）制定并簽署有效的合同。因為圖書館與外包商之間的合作是以利益為基礎的非行政隸屬關系，所以必須加強管理，嚴格按正常程序簽訂外包合同，用具有法律效力的外包合同約束雙方，以保證各自的利益。圖書館要制定條款清晰、內容明確、涵蓋全面的外包合同。因為各館的加工要求不一樣，所以要把圖書館要求的部分加工或全加工的細則形成書面文件，作為合同的一部分。例如：磁條的廠家、長度、材質；館藏章、條碼、書標的樣式、字體、加工位置；對到館外包人員的要求；編目數據來源、著錄方面的要求；編目數據中9XX字段的規定，以及有本館特色的分類等方面要求都要做到盡可能詳盡。

（3）加強圖書編目質量控制。圖書館對圖書分編質量要進行嚴格的控制，首先就是加強圖書館專業人員對書目數據審核，在對書目數據進行審校過程中，要高質量、嚴要求，不但著錄格式和項目要與本館一致，還須認真與已有的館藏數據查重，避免索書號不當，或同類圖書分散排架。其次就是加強對書商外包人員的培訓工作，主要有兩個方面：一是對書商的外包人員進行培訓，熟悉本館的分類細則和書目數據著錄細則，包括本館所執行的編目標準級次和一些特殊要求。二是關于索書號的問題。索書號一般有分類號加流水號或種次號的，也有分類號加年代號或著者號的，不管是哪一種取號組合，都必須要求書商掌握取號規則。

3.3 做好信息的反饋工作

圖書館采編業務外包之后，并不代表圖書館無事可做，而是需要花費更多的時間與書商進行采訪和編目數據著錄標準、圖書質量、數據轉換格式要求、館藏和書目查重等問題的詳細溝通。［4］一方面可隨時了解和監督外包業務的工作進度和工作質量，加深對加工細則的理解，建立良好的合作關系。另一方面，盡管事先做了大量的準備工作，但在實際合作過程中還會出現一些意外的因素，這里包括書商外包人員的問題，也包括圖書館因工作需要對加工要求的改動等，就要求圖書館能及時與外包服務商溝通，發現問題后及時提出，并有效解決。

［1］吳志榮.人類信息交流的變革和社會文明的變遷［J］.上海師范大學學報 （哲學社會科學版），2009（6）：67－75.

［2］徐貴軍.圖書館核心能力之構建：基于管理學觀點的整合［J］.中國圖書館學報，2005（1）：21－24.

［3］蔡迎春.基于綜合分析法的“核心書目”和“核心出版社”的測定［J］.圖書館雜志，2009（1）：3－6.

［4］黨洪莉，彭澤華.湖南省高校圖書館業務外包情況調查及分析［J］.圖書館理論與實踐，2009（4）：58－60.