抓住關鍵節(jié)點 規(guī)范運作機制推進煤炭物資企業(yè)的廉潔采購工作

文/李玉東

從事物資采購的工作人員既管物又管錢，是企業(yè)預防腐敗發(fā)生的重點領域。尤其是在物資供應市場供大于求、競爭激烈、產(chǎn)品魚龍混雜和利益誘惑的情況下，物資采購人員發(fā)生腐敗的幾率在不斷加大。因此，如何降低采購成本，規(guī)范采購制度，加強對采供各環(huán)節(jié)的制約和監(jiān)督，防范腐敗行為的發(fā)生，是物資工作的重點。

一、理清物資采購流程，抓住重點關鍵節(jié)點

加強對物資采購的監(jiān)督管理，必須理清物資采購的流程，弄清采購過程中的重點關鍵節(jié)點，從而加強控制并有針對性地加以規(guī)范。

節(jié)點一是采購計劃。采購計劃是整個物資采購供應工作的龍頭。使用單位對物資的需求，是采購計劃制定的根本依據(jù)，合理的計劃編制不僅有利于適量、適時、適地而齊備地供應所需物資，保證生產(chǎn)順利進行，而且有利于加速資金周轉，達到合理儲備，降低成本，減少費用，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益的目的。在這個節(jié)點上，要以生產(chǎn)物資需要和庫存物資平衡為依據(jù)，掌握生產(chǎn)消耗規(guī)律，防止庫存積壓，避免重復采購，實事求是地制定采購計劃。因此，負責計劃編制的使用單位對采購計劃的編制要科學合理，物資計劃管理部門審查采購計劃要認真細致，物資公司專業(yè)科室執(zhí)行采購計劃要一絲不茍。因計劃不準確而形成的庫存積壓問題，計劃、計劃審核、采購及保管人員要負直接責任。

節(jié)點二是選擇供應商。采購渠道的確認，是物資采購控制的重要環(huán)節(jié)。從內(nèi)部控制理論分析，一項業(yè)務由兩個或兩個以上的人或部門經(jīng)手，其發(fā)生差錯和舞弊的幾率就會大大降低。因此，物資公司在選擇供應商時，可組成由使用單位、采購部門、質(zhì)檢部門等人員共同參與的供應商選擇評審小組，根據(jù)對供應商的評價標準，參與市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資信情況，通過比較、分析，精選三家以上的供應商，最后集體研究決定。實踐證明，通過上述方法，選擇信譽良好的供應商，與之簽訂長期戰(zhàn)略友好合同，不僅能保證供貨質(zhì)量，還可以得到價格的優(yōu)惠。在售后服務的承諾措施上也將更加完善、周到。

節(jié)點三是價格控制。降低采購價格是物資采購環(huán)節(jié)的重點。在確定的供應商中，采購人員需要與供應商針對采購價格進行談判。確定采購價格時，應注意產(chǎn)品市場價格調(diào)整和信息收集，通過網(wǎng)上報價和詢價，了解和掌握商品的成本價和利潤構成。在此基礎上，采取競爭性談判方式，確定合理的采購價格。另外，根據(jù)采購物資的價格、數(shù)量、品種、運距和售后服務等不同情況，采取不同的采購方式，會收到不同的價格效果。如現(xiàn)金采購、先貨后款采購、招標比價采購、定點批量采購等。通過采購方式的正確選擇，切實保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最優(yōu)化。

節(jié)點四是物資驗收。供應商發(fā)出貨物以后，倉儲部門需要對到貨的物資質(zhì)量、數(shù)量、資質(zhì)進行檢驗和驗收。由于受到多種因素的影響，實際到貨的物資數(shù)量與質(zhì)量很可能與采購合同有出入，存在短貨和質(zhì)量不符合標準要求的可能，因此，到貨物資的數(shù)量驗收與質(zhì)量檢驗就顯得尤為重要。要建立由質(zhì)檢中心統(tǒng)一負責，驗收工作垂直管理，采購員、保管員、驗收員、稽核員共同參與的驗收制度，做到及時驗收，及時核算，保證入庫物資的真實性和完好率達到百分之百。

節(jié)點五是貨款結算。在當前金融危機的嚴峻形勢下，企業(yè)的流動資金嚴重不足，一些供應商為了及時收回貨款，千方百計托關系、找熟人，盡一切可能催要貨款。作為采購部門，何時支付、支付多少、以何種方式支付是很難處理的。因此，采購、財務部門要制定一套切實可行的付款制度，做好供應商債務分析，在結算采購貨款時，既要考慮采購合同關于結算條款的約定、該物資的急緩程度，又要考慮本企業(yè)的資金狀況以及供應商售后服務等因素。

二、規(guī)范運作管理機制，推進廉潔采購工作

在抓住關鍵節(jié)點的控制后，還要形成內(nèi)部良好的運作管理機制作保證。具體做到：

一是采購決策公開。公開是加強采購管理的最具威力、最有效的監(jiān)督制約機制。決策權力越集中，監(jiān)督難度越大，越容易引發(fā)腐敗問題。因此，對采購業(yè)務監(jiān)督的一個重要方面就是要使集中的權力公開化，打破傳統(tǒng)的由一個部門或一個人一竿子插到底的封閉模式，重大事項集體決策，定期發(fā)布采購價格，接受監(jiān)督，以公開促公正、促廉潔，這是杜絕暗箱操作、實現(xiàn)“陽光采購”的有效辦法，也是對采購人員的一種有效保護措施。

二是實行動態(tài)監(jiān)管。由于物資公司沒有專門的職能部門對所有的采購活動進行控制與監(jiān)管，需要進一步明確各管理部門的職能，合理定位、明確責任，使其有權對公司任何采購活動進行質(zhì)疑、調(diào)查、監(jiān)控和必要的參與，并對不合理或不利于公司利益的采購行為作出裁決和終止。發(fā)揮監(jiān)察、審計、質(zhì)檢等部門的作用，通過效能監(jiān)察、審計、考核等途徑，對各采購部門規(guī)章制度執(zhí)行情況、業(yè)務運作公開情況、影響采購供應情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)采購管理過程中存在的問題，把發(fā)現(xiàn)的問題作為評價績效和廉政建設的依據(jù)。并利用供求矛盾相互作用這一特性，讓供應商和生產(chǎn)使用單位處于監(jiān)督的位置上，對專業(yè)科室的服務滿意度進行評分考核，讓采購人員處于被監(jiān)督的位置上，從而達到相互制約的目的。

三是責任追究到位。為了把好采購關，制定并認真落實《財務經(jīng)濟活動紀律的實施辦法》，責任到人，形成“誰采購誰負責到底”的責任追溯機制，對在工作中玩忽職守，給企業(yè)造成重大經(jīng)濟損失的管理人員敢于碰硬、動真格，對在采購過程中吃、拿、卡、要的違規(guī)違紀人員，發(fā)現(xiàn)一起處理一起。通過責任追究，使干部和員工認識到違紀違法、失職瀆職成本太高、風險太大，從而增加廉潔從業(yè)的自律意識和反腐倡廉的責任意識。

四是實行崗位輪換。崗位輪換是預防腐敗的重要舉措。由于物資采購和管理崗位多數(shù)是風險崗位，特別是與采購業(yè)務形成“鏈式”聯(lián)系的計劃員、材料員、驗收員、保管員及其他崗位，手中或多或少都掌握一定的權力。為使個人始終處于組織和制度的監(jiān)督和控制之下，根據(jù)不同的管理要求，調(diào)整內(nèi)部組織結構，建立起真正可行的制度化崗位輪換制度。崗位輪換制度也促使每一個人都必須不斷地學習，調(diào)整自己的知識結構，適應不同的崗位。

物資采購管理是一項復雜繁瑣的工作，具有長期性、持續(xù)性和系統(tǒng)性，只有持之以恒、毫不松懈地進行，才能取得良好的社會和經(jīng)濟效益。只要抓住采購供應工作的關鍵節(jié)點，并規(guī)范運作機制，就能夠降低材料成本，實現(xiàn)保證供應和廉潔采購的管理目標。