醫院設備檔案管理存在的問題與對策

王紅玉

(山東省萊蕪市中醫醫院,山東 萊蕪 271100)

醫院設備檔案是醫院在設備購置、安裝、使用、維護、檢修、報廢等過程中形成的有保存備查價值的科技文件。醫院要購好、用好、管好醫療儀器設備,就必須加強設備檔案管理。

1 醫院設備檔案管理的現狀和問題

隨著醫療、教學、科研技術的迅速發展和綜合實力的增強,各醫院都先后引進了大量先進、貴重精密的醫用儀器設備。儀器設備數量的不斷增加既給設備檔案管理增添了活力,同時也給設備檔案管理帶來了難度。不少醫院由于過去沒有實行設備檔案的集中統一管理,缺少標準化、規范化,致使設備檔案管理出現了不少問題。主要表現在收集難、歸檔率低、質量差。設備檔案的歸檔范圍、立卷要求等不完善,反映到案卷內容上不完整。有些案卷只保存了設備購置申請表、開箱登記表等少數文件。而設備購置合同、隨機技術資料、維修記錄等重要材料卻不全或沒有。造成這種狀況的原因:一是缺少一套行之有效的設備檔案收集、歸檔制度:二是設備科兼職檔案員一人兼數種工作,精力顧及不到,難免有疏漏:三是醫療衛生人員的檔案意識不強,有人甚至認為設備的使用說明書、操作、維修手冊等資料應歸醫技科室所有,沒有必要歸檔。這種認識上的偏差,導致了應歸檔的材料沒有歸檔,甚至時間一長丟失,這就使設備檔案的歸檔率、完整率和合格率都比較低,嚴重影響了設備的維修及利用,更重要的是延誤病人的病情診斷,給醫院造成了嚴重的經濟損失及資產流失。

2 加強醫院設備檔案管理的對策

設備檔案管理是醫院管理的重要組成部分,實行統一領導、統一制度、統一管理是做好設備檔案管理的前提和工作原則。

2.1 完善設備檔案管理體制:建立健全醫院設備檔案管理網絡,明確設備檔案管理的主管領導、部門分管負責人、科室兼職檔案員及其職責。把設備檔案管理工作納入醫院工作計劃、納入設備管理程序,納入領導和專兼職檔案人員的崗位責任制。實行嚴格考核、獎懲兌現,調動一切積極性,共同支持、關心和做好設備檔案的管理工作。發揮綜合檔案室對設備檔案業務上的指導、督促和檢查作用,及時協調解決設備檔案管理中出現的問題,實踐證明,只有實行“三納入”才能做到組織上有保證、制度上有規定、職責上有分工、工作上有安排、管理上有考核。

2.2 健全設備檔案管理規章制度:有章可循是設備檔案規范化管理的可靠保證。為此要建立健全設備檔案管理的各項規章制度,首先根據設備檔案型號成套性的基本特點,制定出設備檔案的歸檔范圍,其主要內容包括三個部分:第一,設備購置文件。包括:購置設備申請、調研論證報告、批準文件、合同、協議及附件等。第二,隨機文件。包括:設備圖冊和使用說明書,設備合格證、保修卡、裝箱單和配件目錄以及設備安裝規程等。第三,設備安裝、使用過程中形成的文件。包括:設備安裝驗收記錄、海關、商檢等部門批準檢測文件、設備運行記錄、設備保養和大修記錄、設備調撥記錄以設備使用效益分析表等。另外還應制定和完善設備檔案的收集、整理、分類、保管、保密、利用、統計、鑒定銷毀、獎懲等各項規章制度,并在實際工作中嚴格執行。這樣不但能保證設備檔案的規范化管理,同時也為開發設備檔案信息資源、提供利用打下基礎。

2.3 堅持參與設備開箱驗收:檢查、指導和協助設備管理部門做好科技材料的形成積累,保證設備檔案的質量和完整,是醫院綜合檔案室的工作職責,參與大型設備的開箱驗收是實施監督管理的一種有效方法。由設備科、使用科室、檔案室、廠家等各方人員共同驗收并簽字。檔案人員一方面對設備購置時期形成的各種文件進行檢查,是否收集齊全,是否需要補救提出具體要求:另一方面及時清點和收集隨機資料,對其中設備安裝、調試等活動急需的資料,先登記再借出或復制后將副本借出。這既方便了設備安裝和盡早使用,也防止隨機文件的散失與損壞。

2.4 搞好設備檔案開發利用:設備檔案管理的最終目的用于開發利用,服務于臨床,醫院檔案部門要圍繞“直接服務于臨床,間接服務于病人”這個工作宗旨,做好設備檔案的管理和利用服務。首先是建立和完善設備檔案的檢索系統,在設備檔案實體整理的基礎上建立各種檢索工具,幫助利用者從不同的檢索角度便捷地查尋出所需的設備檔案信息。第二,根據設備檔案庫藏的實際情況,結合醫教科研活動的需要,將相對分散的、不系統的檔案信息,通過科學加工、編排、匯編為相對集中、系統的設備檔案編研成果,滿足設備更新、設備維修和衛生資源合理配置、成本核算、效益分析等對設備檔案的信息要求。第三,采取多種方式直接提供利用,可通過電話咨詢、查閱、借出、復印、送檔上門等多種方式,全方位開展服務活動,建立設備檔案利用登記和利用效果分析,及時掌握各種利用反饋信息,有針對性地改進服務工作,不斷提高服務的廣度和層次,更好地為醫院現代化建設服務。