QQ群在高校辦公活動中的應用
——以湖南科技學院為例

陶小紅 胡 曉（湖南科技學院 辦公室，湖南 永州 425100）

QQ群在高校辦公活動中的應用
——以湖南科技學院為例

陶小紅 胡 曉
（湖南科技學院 辦公室，湖南 永州 425100）

QQ群由于具有即時性、共享性、多媒體性，易使用、好管理，終端設備多樣化等特點，目前已成了高校辦公活動的主要得力助手。文章在簡要介紹QQ群的基礎上，對比分析了行政辦公系統和QQ群在高校辦公活動中的應用，探討了QQ群在高校辦公活動中的作用，總結了湖南科技學院在借助QQ群進行辦公活動的做法，指出了在辦公活動中使用QQ群的幾點注意事項。

QQ群；高校；辦公活動；應用研究

現代社會是信息社會，互聯網已成為大眾化的信息傳播媒介，高校辦公活動與互聯網相結合，是辦公自動化的基本特征。CNNIC發布的第24次中國互聯網絡發展狀況統計報告顯示，截至2009年6月底，中國網民規模達到3.38億，而接觸或使用過“QQ”的網民則高達 88.2%。QQ群由于具有即時性、共享性、多媒體性，易使用、好管理，終端設備多樣化等特點，目前已成了高校辦公活動的主要得力助手，據不完全統計，將QQ群作為輔助辦公手段的高校已達到99%。在簡要介紹QQ群的基礎上，對比分析了行政辦公系統和QQ群在高校辦公活動中的應用，探討了QQ群在高校辦公活動中的作用，總結了湖南科技學院在借助QQ群進行辦公活動的做法，指出了在辦公室活動中使用QQ群的幾點注意事項。

一 QQ群簡要介紹

QQ群是深圳騰訊公司開發的網絡即時通訊軟件 QQ的一個內部功能項，它依附于 QQ而存在。一個擁有騰訊公司提供的QQ帳號使用權的QQ用戶，當他的級別達到16級后，就有建立QQ群的權利，每個有QQ帳號的用戶都能加入QQ群。QQ群分普通群、高級群和超級群，普通群的人員上限為100，免費享用16M容量的群共享 和16M容量的群相冊，群主可設立3名管理員協助群主進行管理；高級群的人員上限是200，免費享用256M容量的群共享和100M容量的群相冊，QQ會員均擁有資格建立高級群，不同級別的會員享受建立不同數量高級群的資格；超級群人數上限是500，免費享用1024M容量的群共享和100M容量的群相冊，會員資格達到6級可以額外建立一個超級群。

QQ群由高級管理員、普通管理員及若干成員組成一個虛擬的網上社會群體。群內成員可共享文件、圖片等信息。群內成員可以上傳共享文件和圖片等，在辦公活動中，辦公室工作人員可以將需要傳達的文件上傳至共享文件夾，并通過群系統發送QQ信息至各部門，使得消息得以迅速、準確的傳達。

QQ群集即時聊天、上傳圖片、動畫及網絡相冊、共享文件的多種功能于一身，其中聊天記錄至少可以保存7天，群相冊、共享、BBS等功能的記錄則可以永久保存，具有重復瀏覽和復制等特性。

二 行政辦公系統與QQ群在辦公活動應用中的對比分析

（一）行政辦公系統在辦公活動中的應用

湖南科技學院教育行政辦公系統是北京網盟信息技術發展有限公司研制的Edoas4.00，這是一個C/S模式的管理系統，該系統的主要功能有：今日工作、發文管理、收文管理、簽報管理、會議管理、檔案查詢、網絡公告和信息發布等。各項功能都設置了管理員權限，普通辦公人員只能在今日工作和網絡公告上閱讀和下載相關文檔。

Edoas從本質上看主要是一個文件收發系統，學校下發的文件各接受終端無權修改。該系統最主要的不足是沒有雙向交流平臺，既沒有一對一的交流，又沒有一對多的交流，更沒有多對多的交流，普通辦公人員只能被動接收文件；另外，該系統也缺少即時性，在音頻、視頻文件的傳輸和管理方面表現不足。

（二）QQ群在辦公活動中的應用

QQ群雖然沒有辦公系統那么正統，在文件的安全性管理方面也存在不足，但QQ群有傳遞文件、即時交流、發布通知、及時快捷等很多強大的功能，這連BBS論壇和很多其他即時通訊網站都望塵莫及。

在應用方面，QQ群好建好管，應用廣泛，除了能處理傳遞文件，發布通知等與辦公活動密切相關的工作外，還能夠交流思想、討論問題、共享資源和征求意見等，教務處和學生處常通過QQ群召開相關例會，學生黨支部也通過QQ群召開民主生活會，效果比傳統會議還要好。

總之，辦公系統更多關注安全性和權威性，而 QQ群則更多關注靈活性和即時性。

三 湖南科技學院在辦公活動中推行QQ群的主要做法

湖南科技學院在辦公活動中廣泛推行QQ群，各機關處室、各教學系部都有自己的辦公QQ群，且各個不同的崗位人群也有自己的QQ群，如秘書QQ群、輔導員QQ群等。幾年來，我校充分利用 QQ群的信息共享平臺和多媒體即時交流平臺，在進行辦公活動和人員培訓等方面做了有益的推廣，也取得了令人滿意的效果。

（一）通過QQ群信息共享平臺進行辦公活動

教務處常安排負責同志做客 QQ群，向各班教學信息員征求學校在課堂教學、教學改革、教學計劃、辦學模式等方面的意見，將意見整理后再通過QQ群反饋給相關教學系部，既實現了教學的雙向互動，又實現了管理的多渠道和多層次。計算機與通信工程系學生黨支部通過QQ群與外出進行專業實習的學生黨員交流思想、匯報情況、布置工作，個別學生黨員通過手機上QQ向所在支部匯報工作，從而讓外出實習的學生黨員離校不離黨組織。

對于一些重要的需要傳達的文件，辦公室工作人員可以將其上傳到共享文件夾中，供各部門使用，確保了信息傳達的及時性和準確性，避免了辦公室工作人員在部門之間奔走通知，同時也節約了成本。

計算機與通信工程系黨總支，在深入學習實踐科學發展觀的集中階段，經常把布置的工作、學習資料、他山之石的成功經驗和學校指示精神放在 QQ群共享里，供基層黨支部和黨員下載學習，做到學習貫徹落實迅速、簡便。

（二）利用QQ群的即時交流平臺對工作人員進行培訓

近幾年來，湖南科技學院教學秘書崗位招聘了一批新的工作人員，絕大多數新聘人員不會使用教務網絡管理系統，不會利用系統進行電子排課和成績管理。針對這一情況，教務處邀請了幾位經驗豐富的資深秘書利用QQ群對新進秘書進行業務培訓，充分利用QQ群的即時交流平臺，再輔以語音和圖片，既進行一對多的指導，又進行一對一的答疑，使新進人員在不耽誤工作的同時，很快熟練掌握了教務網絡管理系統的使用，順利進入了秘書角色。

2009年，學校引進了幾十名新教師，他們都是非師范類專業畢業的研究生，具有比較突出的專業知識和技能，但都不太懂教學教法，為了幫助他們盡快走上講臺，站穩講臺，教務處和人事處邀請具有豐富教學經驗的教學督導做客QQ群，從如何備課，如何上課，如何指導學習等方面開展專題講座和討論，與新教師一起在QQ群上通過語音交流教學心得，新進教師的教學基本能力在很短的時間里得到了很大的提高，為提高課堂教學質量打下了較好的基礎。

四 辦公活動中使用QQ群的幾點注意事項

QQ群是以聊天為主要功能的開放型信息交流平臺，QQ群作為辦公活動的網絡信息化手段，在充分發揮 QQ群的優點有同時，也要揚長避短，盡量避免和克服QQ群的某些不足。

（一）進行身份確認，盡量避免出現安全性問題

一般來說，辦公用 QQ群的人員加入要采用實名制，這樣既有利于管理，又有利于有針對性的交流信息，更重要的是可以確保群內敏感信息的不外泄。對于某些特殊作用的 QQ群，最好有組織地分發QQ號，一般的QQ號禁止加入。例如，心理咨詢服務專業人員QQ群，專業人員的QQ號有組織地分發，這樣可以確保私密性很強的心理咨詢信息不外泄。

通常，我們讓各部門工作人建立自己的群名片，各部門工作人員加入某群進入群界面后，在“設置”中的“修改自己的群名片”后填寫真實姓名（可填所在部門）等信息，以方便信息的傳達。部門與部門之間的定向傳達亦可在群界面中實現。鼠標移至需要對話的部門，右擊選擇發起回話，就可以做到信息的定向傳達，從而避免了一些敏感、保密信息的公開化。

（二）加強QQ群內人員的自我約束，避免將辦公用QQ群變成聊天QQ群

辦公用 QQ群，其主要作用是辦公，是傳遞公文、發布通知、組織學習、交流信息、收集意見建議的主要便捷窗口，通過充分利用 QQ群的即時交流平臺和共享平臺提高辦公效率。QQ群是一個平等、親和的人際交流空間，領導與領導的交流、領導與教師的交流、教師間的相互交流以及對干部教師的表揚、批評、警示，對師生工作生活上的答疑釋惑、正面引導，師生向領導提出工作建議等，都可在鍵與鍵的接觸中實現平等交流，在談笑間實現零距離溝通，這在一定程度上克服了傳統辦公管理方式過于正式、封閉、死板的缺陷，讓大家在開放、公平、透明的環境中工作得更輕松、更出色、更有效率。

但是，如果群內人員不自學遵守工作紀律，不正確使用QQ工具就會影響正常辦公秩序，就會將辦公用QQ群變成聊天QQ群，出現所謂負效應。聊一些與工作無關的話題，還可能影響團結，如果傳遞一些不良信息，既影響網絡安全，又影響社會安寧。

（三）加強信息交流綜合能力的培養，努力提高辦公效率

辦公室工作人員要以平等、客觀的態度,從多渠道獲取信息,然后對信息進行科學加工和處理,提高信息的真實性和權威性。發送信息時,要以正確、清晰、適量為原則,選擇恰當的傳遞方式,使信息接收者能正確接收信息。為學校的發展和建設服務。

要消除和克服信息失真現象。辦公室實際管理工作中,上傳下達或下傳上達,都可能出現信息內容的添加、省略和改變的失真現象。所以,在信息傳輸過程中要研究失真的原因,預防和及時排除引起信息失真的現象，保持辦公室工作的謹慎、認真的工作態度。

另外，辦公人員在文字錄入、語言表達等方面也要有較高的水平，這樣可以充分發揮QQ群的即時交流功能，提高辦公效率。

[1]江治平.QQ群在遠程教學過程中的應用[J].山西財經大學學報,2009,(1) .

[2]徐靜.QQ群傳播的負效應及解決對策[J].青年記者,2009,(6).

[3]牛紅凱,黃守剛.QQ 在高等教育中的應用研究[J].科教文匯,2008,(4).

[4]謝曉東.利用網絡 QQ 群促進行程協作學習[J].重慶廣播電視大學學報,2008,(2).

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1673-2219（2010）05-0127-02

2009－11－05

陶小紅（1968－），女，湖南永州人，湖南科技學院辦公室檔案室副主任，助理研究員;胡曉（1984－），女，湖南長沙人，湖南科技學院辦公室文秘。

（責任編校：王晚霞）