我國標準文獻全文數據庫存在的一些問題及對策

高凌云

（無錫商業職業技術學院，214153）

在當今的工業化、全球化和信息化時代，標準化在現代社會的發展中具有了越來越重要的作用，要推進標準化進程，標準文獻必不可少。由于標準文獻增長速度快，更新周期短，技術含量高，制定部門多，用戶范圍廣等原因，長期以來存在著“獲取標準文獻難”的問題，而標準文獻全文數據庫具有更新速度快，查找方便，查詢范圍廣等特點，能方便快捷地檢索到所需標準信息，所以標準文獻全文數據庫的建設為解決這一問題提供了一個有效的途徑。近年來，一些國內外標準機構紛紛建立標準文獻全文數據庫，開展聯機服務，把最新的標準文獻以最快的速度提供給用戶。我國自80年代開始標準文獻全文數據庫建設，近年來發展速度很快，質量也在不斷提高，但在實際使用中還存在一些問題，認識并解決現存的問題對于我國標準文獻全文數據庫的健康發展非常重要。

1 標準文獻全文數據庫的內容

1.1 數據庫內容的準確性

由于標準的重要性，保證標準信息的準確性至關重要。標準文獻全文數據庫內容的準確性主要取決于更新的及時性，這是因為標準文獻區別于其他科技文獻的一個重要特征就是具有極強的時效性，主要表現在新標準的不斷設立、現行標準的修改、舊標準失效后作廢或被新標準所代替。

目前在中國標準的出版中主要有兩種措施確保標準的準確性：一是發布標準修改單：標準出版后，如果發現個別技術內容有問題，就要進行少量的修改或補充，這些修改或補充的內容就以標準修改單的形式發布；二是標準實施了一定時間以后，需要進行復審。復審后會出現三種情況：第一種是再確認為繼續有效，則標準的有效性繼續保持；第二種是確定為“修訂”，則在一定時限內對原有標準進行較大的修改，用新版標準代替舊版標準。在這種情況下，新版標準稱為代替標準，自實施之日起就具備有效性，舊版標準稱為被代替標準，自新版標準實施之日起就被代替而廢止，不再具備有效性。新版標準沿用原來的標準順序號，只是將年代換為修改的年份；第三種是確定為“廢止”，并且不再有新標準代替它。

隨著我國經濟的快速發展，標準日益增多，齡期縮短，更新加快，為了保證標準信息的準確性，就必須及時跟蹤標準的設立、修改、修訂、作廢等情況，及時對數據庫進行更新。我國的標準文獻全文數據庫在這方面還有不足，比如：有的數據庫中輸入一個標準編號或名稱時，在檢索結果題錄信息中，對修改、修訂、作廢標準沒有任何提示。建議標準文獻全文數據庫要及時對修改、修訂、作廢標準標注提示，比如可以在數據庫檢索出的詳細題錄信息中，增加一個字段“標準狀態”，可以通過這個字段對已廢止的標準標明該件標準已廢止；對已修訂的標準給出該件標準與其相關標準的被代替關系，并可以直接鏈接其相關標準的全文；對于有“修改單”的標準要提示有“修改單”，并可以直接鏈接其全文，這將會更加方便用戶迅速了解所需的標準信息的狀態，使用戶能清楚地看到標準的修改、修訂、作廢情況，以便用戶能輕松準確地獲取自己所需的標準信息。也可以考慮通過提供專門的作廢標準查詢、修改單查詢功能，使用戶能準確查出標準的修改、修訂、作廢情況。

1.2 數據庫的收錄范圍

標準文獻全文數據庫的收錄范圍主要是指：收錄標準的地域范圍（收錄哪些國家和地區的標準）、收錄標準的種類（中國國家標準、地方標準、行業標準、國際標準、國外先進標準等），是否收錄作廢和被代替標準。標準文獻全文數據庫的收錄范圍越廣，就越能滿足相關用戶的目標需求。

從目前我國標準文獻全文數據庫的建設情況看，在數據庫收錄范圍方面，最大的問題是存在著嚴重的資源重復建設現象，主要體現在資源重復采集和數據庫重復建設與開發。由于各自隸屬關系不同，資源建設沒有得到統一的規劃與協調。一些機構從部門利益出發，追求大而全、小而全，使全國標準文獻資源存在重復收藏與遺漏缺門共存的現象。造成了投入分散和浪費，信息不齊全和數據庫品種少，更新慢等問題，從整體上影響了服務功能的充分發揮和資源的有效利用。“我有你也有，你有我也有，我沒有你也沒有，你沒有我也不會有”是目前標準文獻全文數據庫存在的最大問題，很難滿足用戶對標準信息越來越多的需求。

標準涉及到各行各業及社會生活的各方面，制定部門多，增長速度快，用戶范圍廣，一個數據庫要收錄齊所有的標準文獻是非常困難的，那需要耗費大量的人力、物力、財力，但是如果每個數據庫都目的明確，有自己的專業、行業、領域重點，那么從標準文獻全文數據庫整體而言，就可以擴大收錄范圍，更好地滿足用戶的需要。

關于作廢標準，雖然它們已經被廢除或被新的標準所替代，但企業在生產中可能仍要用到它們，比如：為以前的產品生產零配件就有可能要用到一些已經作廢的標準，所以標準全文數據庫不僅要收錄最新版本標準，同時也要收錄作廢標準。

1.3 數據庫提供信息的詳細程度

標準文獻全文數據庫提供信息的詳細程度是指題錄信息的詳細程度，是否提供標準信息的相應釋義，條文說明。詳細的題錄信息可以使用戶全面了解該件標準的相關情況；而標準信息相應的釋義和條文說明對于用戶正確理解和使用標準非常重要，也要加以收錄。

2 標準文獻全文數據庫的檢索功能

每個標準文獻全文數據庫收錄的標準文獻很多，用戶要想找到自己所需的信息必須借助于強大的檢索功能。檢索功能主要取決于可檢索字段和檢索技術。標準文獻全文數據庫由于借助了先進的現代信息技術，在檢索功能方面比傳統標準文獻要強大許多。

我國標準文獻全文數據庫的檢索功能參差不齊，整體來講和國外先進國家還有差距。例如，德國、法國、英國聯合開發的Perinorm標準文獻數據庫，有46個加工數據項，其中38個數據項為可檢索字段。所以我們首先要對標準文獻資源的內容進行更全面、更深入地揭示與加工，要提供盡可能全面的可檢索字段，比如：標準號、標準名稱、標準組織、中標號、ICS號、發布實施作廢日期、被代替標準、采用關系、修訂記錄等，從而使數據庫具有深度信息揭示功能，為真正實現基于內容特征的信息檢索打下基礎。其次，系統要提供盡可能全面的檢索技術，比如可以提供初級檢索、高級檢索、專業檢索、分類檢索、二次檢索；提供可檢字段內模糊檢索；提供各可檢字段之間的邏輯與、邏輯或運算；提供檢索結果優化等。另外，整合智能檢索技術也很重要，比如對用戶的檢索進行追溯和更新，支持多種語言選擇，提供多庫檢索和很多常識性問題的解答等，從而為用戶提供更強大的、更科學的檢索功能。

3 標準文獻全文數據庫的用戶服務

3.1 獲取信息的便利性

在標準文獻全文數據庫的實際應用中，用戶獲得所需標準文獻全文的便利性也很重要。目前我國的標準文獻全文數據庫大多數是提供免費的檢索服務和題錄信息，用戶要獲取標準的全文是要付費的，用戶對適當付費也是認可的，但目前存在的問題是付費方式少，過程麻煩，等待時間長，而用戶希望具有方便、快速而多樣的付費方式，比如：網上包庫、支付卡、手機付費或使用電子商務方式等。這就需要技術的支持和先進的服務理念。現代信息技術的飛速發展，為網絡的技術發展提供了堅強的后盾，使提供多種付費方式有了全面的技術支持，同時標準文獻全文數據庫運營者也要樹立先進的服務理念，全面了解用戶的需求，盡量為用戶提供細致周到的服務。

3.2 提供個性化信息服務

標準文獻全文數據庫可以提供的個性化信息服務主要包括兩個方面：一是用戶可以根據自己的需求向系統定制所需服務，在這方面有些標準文獻全文數據庫做得好一些，有些做得差一些，但總體水平還需要提高，所以在這方面還有不少的工作要做，比如可以提供委托檢索服務、標準代譯服務、有效性確認服務、標準查新服務、專題服務、批量代購服務、定題服務等。二是系統主動為用戶提供其可能需要的服務，在這方面我國還比較落后，國內幾個主要的標準文獻全文數據庫都沒有這項功能。所以要通過對用戶學科、行業和信息利用記錄等的研究分析，主動為用戶提供其可能需要的信息，并根據用戶的反饋不斷調整主動推送的內容。比如為了使用戶及時了解標準更新情況，可以建立數據庫更新自動告知系統，可以通過E-mail等方式定期向用戶發送相關數據庫更新的通知。

3.3 系統的交互性

與傳統標準文獻相比，互動性強是標準文獻全文數據庫所具有的一個重要優勢，要發揮其互動性強的優勢，主要要做以下兩方面的工作：首先是要做好用戶與系統的交互性，例如系統可以提供網上咨詢服務、電子信箱服務、在線問答服務等；其次是要做好用戶之間的交互性，例如系統可以提供BBS服務等。

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