影響科技查新質量的因素及對策探討

胡蓓琳

（合肥工業大學，230009）

源于科技文獻檢索和科技咨詢的科技查新工作在提高管理與決策的科學化、規范化水平，減少科研項目低水平重復和科技成果評審，增強科技投資效益中發揮著重要作用。隨著查新機構的不斷發展壯大，查新數量的日益增多，查新質量問題日益顯著。只有正確解決好影響查新質量的因素，才能使查新機構得到健康發展，充分發揮查新機構在促進科研發展、防止低水平重復建設方面的作用。本文主要從影響科技查新質量的人員、文獻資源、咨詢專家和管理體制四個方面進行論述，并提出解決的對策。

1 查新人員素質因素

查新人員是決定查新質量的關鍵因素，是控制查新質量的首要保證。科技查新不僅是一項科學性、技術性信息服務工作，而且也是一項高智力的信息活動，因此，對查新人員的素質有較高的要求。查新工作要求查新人員具有綜合分析與判斷能力、熟練的外語能力和計算機操作技能、情報檢索技巧，以及最重要的專業知識和廣博的知識面。查新員更應具備多學科專業背景知識，能及時滿足相關專業查新的需要。是否具有查新課題的專業知識背景對查新人員能否準確理解課題至關重要。雖然查新機構的查新人員知識結構趨向多元化，但每個查新人員的知識面都是有限的,不可能面面俱到,查新機構也不可能覆蓋所有專業領域。查新人員對文獻的理解及分析判斷能力是保證查新結論科學性、準確性和客觀性的重要因素。此外，查新人員的心理素質狀況會直接影響查新工作的質量，從檢索到撰寫查新報告，都需要查新人員對工作有高度責任心、事業心。查新人員要不斷提高自身素質，定期接受不同層次、不同要求的培訓，通過這些培訓活動,使查新人員的基本素質、專業能力、職業道德等方面得到提高。查新人員還要加強自身的專業學習，涉獵多學科基礎理論與前沿知識，做到查新時對課題所涉專業知識有大致了解，面對陌生領域的問題，查新人員必須謙虛地與委托人交流，了解課題的實質內容，科學技術要點、新穎點，并把每一次查新和與委托人的交流當作知識的積累，不斷拓寬知識面。查新人員應具備較強的外語能力，特別是科技外語水平。網絡文獻信息80%以上都是以英文文獻為載體呈現出來的，查新過程對外文文獻的參考是不可或缺的。同時，查新人員只有具備良好的外文文獻利用能力才能確保查新工作的順利開展。此外，查新人員要重視查新方法的研究,要及時學習新的檢索技術和方法,提高自己的檢索技能。

2 查新的文獻資源因素

查新是以文獻信息檢索為基礎的,要做好查新工作必須具備巨大的文獻信息支持系統。良好的文獻保障是查新機構順利開展查新工作的重要物質前提，沒有良好的文獻信息資源支持容易造成查新結果的漏檢，進而造成科研的重復建設。信息資源包括國內外文獻數據庫、綜合性數據庫、專業性數據庫以及互聯網上的免費資源。一般，國內數據資源包括：中國學術期刊網（CNKI）、重慶維普科技期刊全文數據庫、萬方數據資源、中國專利全文數據庫及各種科技期刊和報紙等。國外主要的文獻資源包括:SCI,EI,ISTP,ACS,SPRINGLINK、ELSEVIER和美國化學文摘等數據庫,DIALOG和STN國際聯機檢索系統。目前，從國內文獻數據庫大多能獲取全文，但國外文獻數據庫大多是一些文摘題錄數據庫，獲取文獻全文較困難，需要購置較多的專業數據庫才能獲取全文。在知識經濟大環境下，科技文獻信息也在海量增加，這就加大了查新機構儲備文獻資源的難度。單純依靠查新單位的經濟實力不可能將世界范圍的科技文獻收藏到自己的查新資源庫，但是配置適量的文獻資源則是查新工作所必需的。針對上述問題，查新人員應該充分利用互聯網上的免費資源，因為互聯網上信息資源豐富、數據更新迅速，能夠彌補專業數據庫的時差與不足。此外，查新機構還可以根據查新相關專業范圍有重點、有針對性地搞好資源建設，加強文獻資源的共建共享，特別是加強對國外文獻數據庫的集團化采購，避免重復引進，降低整體經濟成本。特別是隨著文獻傳遞服務在各大高校科研院所的開展，查新人員通過Dialog國際聯機檢索系統掃描到相關文獻信息，可以通過文獻傳遞的形式獲取全文，大大節約了數據庫購置費用，又提高了查全率。

3 咨詢專家因素

咨詢專家制度的設立是確保查新結論科學、客觀、公正的重要措施保障。每個查新人員的知識面都是有限的,不可能熟悉各個領域的知識，面對陌生專業領域的查新課題，很容易影響查新質量，這就需要建立健全咨詢專家制度。咨詢專家可彌補查新人員專業知識方面的不足,查新人員和咨詢專家相互協作,才能使查新結論更加準確,查新工作更趨完善。由于大部分咨詢專家都是該領域的權威，平時工作很忙，經常出差、開會和忙于自己的業務工作，咨詢專家經常不能按規定時間向查新咨詢機構提交咨詢意見。而一項查新業務是規定了時間期限的，為了在規定時間內完成查新任務，查新人員就不得不對一些陌生領域進行自主判斷，或請查新委托人根據檢索結果進行選擇、判斷、篩選，撰寫查新結論。查新機構只是做一些文字上的簡單修改，對行文的規范性進行調整。使得查新結論的公正性、客觀性和可靠性大大降低，造成查新機構的權威性受到質疑。針對咨詢專家的客觀實際情況，在各個專業領域聘請多名咨詢專家。查新機構在聘請咨詢專家的同時還可以聘請該學科領域的其他專家作為后備咨詢專家。通常情況下，由咨詢專家向查新咨詢機構提交咨詢意見，咨詢專家如遇特殊情況不能履行或不能按時完成專業咨詢任務，專業咨詢任務將由后備專家承擔。咨詢專家的具體人數可根據該領域查新工作量的大小而定，必須保證在客觀、公正的前提下，按約定時間完成查新報告。同時明確咨詢專家的權利和義務，建立“咨詢意見表”專家簽字認可制。咨詢專家有義務就查新員檢索出的檢索結果進行判斷、比較、分析和篩選，最終以書面形式提交咨詢意見表，并在咨詢意見表上簽字。這就為查新報告中的查新結論提供了可靠依據。咨詢專家在完成咨詢意見后，查新機構應為其支付相應的報酬。查新機構用聘書的形式確認咨詢專家的身份，以保證咨詢專家正常地履行職責和享受權利。

4 管理體制因素

查新機構不僅需要建設人力、文獻資源等實體性要素，還必須完善管理體制，為查新提供質量保障。但是有些情報信息機構，把查新部門看作是創收部門，是經濟的主要來源。查新人員的工作價值往往以查新課題的完成數量和創收的多少來衡量，完全忽視了查新人員付出的復雜腦力勞動，沒有看到高質量的查新報告在彌補評審專家文獻查找方面的不足,有助于專家做出公正、公平的比較和評判方面的貢獻。過于注重經濟效益,造成查新員經常遷就查新委托方的主觀要求,撰寫查新報告時沒有站在中立的立場做出客觀、準確的分析和結論。查新機構應建立科學合理的獎懲制度，不能一味以查新報告的數量來確定查新員的工作業績，而應該考慮到查新報告的質量因素。對查新報告的數量和質量分別賦予不同的權重，綜合評價查新員的工作業績。權重可根據各個查新機構的實際情況來設定。鑒于查新報告的數量和質量分別為客觀指標和主觀指標，對查新報告質量的評分可能存在主觀因素，查新機構內部審核人員的評分未必完全符合客觀實際。查新機構可考慮聘請本查新機構以外的相關資深人員，抽檢每位查新人員的查新報告，進行無記名盲審，以確保評價的客觀性。查新機構可根據查新報告的數量和質量綜合評分值，確定查新人員的工作業績，實行獎懲。

科技查新工作在我國科研立項、成果鑒定、評獎、提高科研創新水平等方面發揮了重要作用。對科研人員來說，高質量的查新報告是科研前期工作的重要組成部分，有助于科研人員了解國內外的研究現狀,充分利用和參考相關成果,避免科研項目的低水平重復建設。對于科技管理人員來說，高質量的查新報告能為科研人員的項目申報、研究成果提供客觀依據。要充分發揮科技查新工作的作用，就需要不斷提高查新質量，正確解決好影響查新質量的各方面因素，從而更好地保證技術創新和科技進步，推動我國的科研工作乃至社會經濟的快速發展。

[1]肖滬衛.科技查新:研究與實踐[M].上海：上海科學技術文獻出版社，2008.

[2]孫清玉.科技查新質量評價指標體系探討[J].情報科學，2009,27(5):743-746.

[3]夏建群.科技查新質量保障因素探析[J].科技文獻信息管理，2007，（3）：52-55.

[4]高檔妮.關于提高高校科技查新質量的探討[J].科技情報開發與經濟，2008，18（23）：209-210.

[5]黃江玲.影響科技查新質量的重要因子分析[J].情報探索，2008，（8）：67-68.

[6]石 穎.科技查新工作中存在的問題及對策[J].情報科學，2005，23（9）：1341-1344.