高校圖書館撰寫文獻采購招標文件經驗談

陳思穎

（廣州美術學院，510006）

根據2000年《中華人民共和國投標招標法》（以下簡稱《投標招標法》）和2003年《中華人民共和國政府采購法》（以下簡稱《政府采購法》）、《教育部政府采購管理暫行辦法》的實施精神，為提高資金使用效益，促進廉政建設以及保障圖書采購質量，高校圖書館文獻采購應實施政府采購。2006年，教育部高等學校圖書情報工作指導委員會（圖工委）、中國圖書館學會高等學校圖書館分會公布《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》（下簡稱《工作指南》），正式給高校文獻采購招標提供行業指導依據。近幾年以來，招標采購正逐步成為高校圖書館文獻采購的一種主要方式。

1 招標文件的意義和撰寫要求

1.1 招標文件的重要性

招標文件作為高校圖書館文獻采購招標實踐的第一步，是開啟招標人與投標人雙方交涉的第一個文本依據，對投標人決定要不要來投標，開標評標是否公平、公開、公正，定標后的協商成本，履標是否有效順利等，有著深遠的影響。這個頭開得好不好，直接決定了招投標博弈雙方能否達成共識和交流，從而也是決定整個招標活動能否開展得起來的根基。

1.2 招標文件的實踐性

撰寫招標文件的階段，可以說是整個采購過程中招標人最有主動權的階段。招標的過程就好比招標人和投標人討價還價，招標階段是招標人開價，投標階段是投標人還價，就這么一個來回就算談成了；簽合同階段可以再協商，不過那時討價還價的余地就小多了，而如果選擇重新招標，成本又會非常高。換言之，招標人的話語機會幾乎相當于只有撰寫招標文件這一回了，因此所有的招標要求、策略，在招標文件里就應該有集中的體現；而招標文件里的招標需求描述、履標約束也應體現高度的準確性、完整性、嚴密性和可行性。從某種程度上來說，招標文件撰寫的好壞，直接決定著招標人能否通過招標找到真正合意的產品或服務，是整個文獻采購招標活動乃至整個文獻采訪業務工作成敗的關鍵。

1.3 招標文件的撰寫要求

招標規定和要求等一旦寫進了招標文件，便具有了法律效力，受到國家招投標法律、法規的保護。《投標招標法》第二十三條規定，招標人對已發出的招標文件進行必要的澄清或者修改的，應當在招標文件要求提交投標文件截止時間至少十五日前，以書面形式通知所有招標文件收受人[1]。這就要求高校圖書館從一開始就得以嚴肅認真的態度對待招標文件的撰寫，做到準確、嚴密和規范。

由于招標文件對高校圖書館整個采購行為和學期任務的重要性，以及因其作為達成圖書館跟投標商之間互動博弈基礎而具備的社會實踐性來看，為了達到最大限度地發揮招標文件的指導和保障作用，招標文件的撰寫還應做到實用、細致和易解。

2 文獻招標策略與招標文件的撰寫

文獻資料出版的特定性，決定了文獻資料的采購有其自身的規律。在高校圖書館招標采購的實踐中，由于信息的不對稱，高校圖書館和文獻代理商始終處于博弈關系[2]；而高校圖書館的文獻采購還不同于一般的圖書采購，有其自身的特點和需求。為確保招標和履約過程的順利、有效進行，招標人有必要運用文獻招標實踐的經驗，針對與代理商交涉中容易出現的各種弊端，采取一定的策略預先規避。而招標文件應該一開始就明確體現出這些招標策略。

2.1 撰寫前做好準備

著手開展招標之前，高校圖書館應作一些市場調研，掌握充分的市場信息，積累深厚的專業素養，才能在招標文件中制定出公正、合理的數據、指標，吸引更多的單位前來投標，從而引入競爭機制，實現以最少的投入，獲取最佳經濟效益的目的。相關的市場調查包括：目標文獻出版市場狀況、供應商的基本情況和業務能力、近年采購業務往來、擬推薦供應商名單等。此后，就可以根據年度經費的下撥情況、本館館藏以及自身本年度的工作計劃等，合理協調各種文獻的采購比例和日程，統籌安排，最終制定出年度采訪計劃。

2.2 注意選擇中標商

2.2.1擬中標供應商數

截至2008年，全國有579家出版社[4]，而一個文獻供應商往往只跟有業務來往的少數十幾家、幾十家打交道，這使得文獻來源非常不全面，不利于保證圖書館館藏的完整性；而且單一中標容易導致招標人的市場信息環境非常單一，不利于采購活動的全面開展。因此建議招標文件中的擬中標人數定為多家，而不要獨選一家。在履標時就引入了競爭，圖書館先向誰下訂單，下多少訂單等信息對于書商都是不明確的，他們只能提供自己在標書中承諾的服務才能最終完成中標金額，這樣可以避免書商在應標時亂承諾，發布虛假信息，履標時卻不執行的現象，同時也能使圖書館在履標過程中處于比較主動的地位。

2.2.2投標人準入

關于投標人準備標準，設立較高的注冊資本下限，能把規模較小的供應商擠出去，但注冊資金僅僅是企業注冊時必須到位的資金，不能全面反映企業后期的經營狀況和綜合實力。如果考慮通貨膨脹的因素，有些很早就取得出版物經營許可證的供應商，是長期專門從事高校圖書館服務的，經驗豐富，服務能力強，數據規范，但由于體制原因一時無法增資，高注冊資金反而將這些潛在的優秀供應商拒之門外[5]。其實，投標人的經濟實力應該以最近的經營狀況為主，例如會計事務審計的財務報表、銀行出具的資信證明等，并且這些數據是一年年連續的，更能反映其真實的經濟實力和履約潛力。

2.3 保證文獻采購質量

2.3.1采購文獻的內容結構

由于目前大部分高校圖書館招標的評標均非由圖書館主導，而是由學校各職能部門和各專業學科專家組成的評標委員會決定的，他們對圖書館原有館藏結構并不了解，為了保證圖書館館藏的完整性、均衡性、連續性和系統性，可以在用戶需求指明標的文獻的內容、出版年份及比例，對一些連續出版的大型叢書、套書，可列名為必采文獻，或采取固定標的招標法。

2.3.2核心出版社

由于不同出版社來貨的折扣不盡相同，而投標人只能一次過報一個折扣率，高折扣的投標人有可能只能提供較小規模的出版社的書源。為防止采訪工作受此影響，可以在招標文件中指明適合本館收藏的對口出版社為核心出版社，指定來自這些出版社書源的最低比例，還可以對核心出版社另設子包或另設標段，例如廣州大學圖書館2007年就將高等教育出版社等四家出版社作了一個單獨的子包，西安交通大學圖書館也嘗試過將核心出版社與外圍出版社分標段招標[6]。

2.4 明確服務需求與獎懲

2.4.1細化需求

因為招標文件中的用戶需求是將成為合同中招標人權利條款和投標人義務的談判基礎，細化用戶需求非常重要。要使它們具有衡量投標人履約水平的標準，必須將定性的軟性指標轉化為定量的硬性指標，才能起到實際保障招標人權益的目的。例如要求供應商提供書目數據，具體到某幾個字段，格式支持本館的圖書集成管理系統，不能有非訂購清單中的冗余書目等。當然，用戶需求不是越多、越嚴格，對圖書館越有利就越好，指定需求時要考慮供應商的實施能力和成本，合情合理，實事求是，否則可能出現空頭承諾或沒人敢來投標。但一旦需求定下來，就應該要盡量細化、量化，做到什么程度，不用做哪些事，都該有個具體的標準。

2.4.2違約條例

因為在投標文件中，投標人必須響應所有實質性要求，無顯著差異或保留；如果投標文件與招標文件規定的實質性要求不相符，招標人即可拒絕該投標。有時候投標人為了中標，會根據招標人的要求脫離實際地制定投標材料，或針對評標標準的權重夸大經營特色，你要什么，他答應什么，到履約時又做不到。遇到這種情況，高校圖書館很可能基于完成任務和對追究成本的考慮，而選擇自己讓步。為防止這種惡果發生，招標人應在招標文件中制定詳細、可行的違約條例，針對各種違約情況都要有可以對號入座的條例可以懲罰惡意投標人。當然，懲罰違約行為的重點更在于嚴格的驗收和監督，不過前提是有懲罰的依據，不能等到違約行為發生了，才去尋找法律幫助。雙方一開始就達成共識，會更有利于整個交易活動的順利進行。

2.5 關于時間

2.5.1履標期限

目前，高校圖書館文獻采購招標基本流程都是經費撥下來，經過申請、審批，開始招標后還得經過投標、開標、評標、定標，到最終簽訂采購合同、正式有新文獻進館，要經過一段時間，另外，高校圖書館有寒暑假兩個辦公空擋，因此上一輪招標的履約日程要注意預留時間給下一輪招標作前期工作，以免留下真空時間。對此，山東大學圖書館甚至直接把合同有效期寫成“從本合同簽署之日始至下次招標止”[7]。

2.5.2到貨時滯

在圖書市場中，一般圖書的價值幾乎都有一定的時間性，圖書進入市場的時間越久，則價格越低。折扣高的投標人，很可能承諾一個高折扣、低價位，但貨源是舊書，或雖是當年的書，但推遲配書，這會嚴重影響圖書館館藏的連續性和新書采訪進度，也會影響暢銷書、熱門書的利用率，以及圖書館在師生心目中的形象。為避免這種情況的發生，圖書館可以在招標文件中明確采購文獻的出版時間范圍，規定配書要在新書出版后特定的時間段內完成。

2.5.3采購進度

有的中標人認為已經中標，便穩拿銷售額，可能遲遲不履行合同，到合同期快滿時才臨時抱佛腳，大批地來書，這不單影響前期的采訪進度，還影響后期到書的驗收質量。鑒于此，招標文件可以根據招標金額，明確規定采購進度，譬如，簽定合同后一個月內必須完成總采購金額的10%圖書等，但采購金額不得超過市場圖書出版份額。采購進度明確，可以保證圖書館圖書采購任務依時完成[8]。

3 小結

招標文件對招標活動起著舉足輕重的作用，高校圖書館在文獻采購招標實踐中必須加以重視和充分利用。在撰寫招標文件前多了解市場，并運用文獻采購招標實踐中積累的經驗，掌握文獻采購招標的規律和盲區，靈活調整，找出既符合市場規律，又能充分滿足本單位需求的平衡點；撰寫時注重招標文件的實用性和嚴密性，最大限度地發揮招標文件對整個招標活動的指導作用，贏得跟文獻代理商博弈的第一仗。

[1]全國人民代表大會常務委員會.中華人民共和國投標招標法[Z].1999-08-30.

[2]李雪梅.圖書招標中的不完全信息動態博弈及有效控制[J].圖書情報工作，2008，52（8）：134-136.

[3]李振輝.應用文寫作[M].北京:清華大學出版社，2005.137.

[4]張 賀.2008年出版圖書超過27萬種[N].人民日報，2009-07-23（11）.

[5]韓小亞.探析圖書采購招標要項切實維護圖書館合法權益[J].農業圖書情報學刊，2008，20（12）：80-82,89.

[6]鄧堯偉.高校圖書館圖書招標采購的弊端及規避措施[J].高校圖書館工作，2008，,28（1）：32-34.

[7]姜寶良，劉學燕.高校圖書館文獻采購招標釋疑[J].圖書館雜志，2008，27（12）：47-49.

[8]陳 碧.從招標文件撰寫談提高圖書采購質量[J].圖書館論壇，2006，26（4）：156-157，223.