深化檔案利用服務主動服務醫院發展

□董毓貴

一、強化檔案利用，推進醫院現代化建設

改革開放以來，我國醫院以工業現代化和科學技術現代化為基礎，以社會發展和生活方式的變革為契機，從單一醫療型醫院向綜合性醫療中心轉變，整體上形成了現代化醫院的生存和發展模式。隨著醫院現代化的不斷發展，醫院信息交流量大量增加，醫院檔案工作亦呈現出許多新特點，醫院對檔案信息資源的利用價值更加重視，投入也不斷增加。為更好地實現檔案信息的活化與共享，最大限度地滿足社會的檔案信息需求，檔案部門要不斷探索新的管理模式和管理方法，充分利用自身優勢，大力發掘館藏，最大限度地實現檔案的利用價值和檔案工作的社會價值。

二、檔案編研是深化檔案利用的重要途徑

檔案編研是檔案管理深化，檔案資料活化，檔案管理方式由載體的物質管理進入到信息管理層面的標志，是檔案管理的高級形式。

1.檔案編研有利于醫院信息流的良性循環。檔案是醫院信息源的主體之一，具有依據和憑證、借鑒和參考作用。醫院檔案儲備的豐富程度常常是其技術潛力大小和有無發展后勁的一種標志。加強檔案編研，有利于醫院信息流的良性循環，有利于提高醫院的競爭力。

2.檔案編研是提高檔案利用效率和效益的重要舉措。一是可以系統、科學、集中地利用檔案資料，有計劃、有步驟地把庫藏檔案進行專題編研，奉獻給利用者，增強了檔案服務的主動性、針對性和實際效果；二是節省了利用者查找檔案的時間和精力。通過編研，可以增強檔案人員對庫藏的熟悉程度，強化檔案業務基礎，提高檔案人員綜合素質，從而促進檔案室整體工作水平的提高。如我院以檔案編研為龍頭，不僅提高了檔案人員的綜合素質，也帶動了檔案室整體達標創優工作——被評定為省一級綜合檔案室。

3.檔案編研有助于醫院的科技進步和文化建設。醫院是科技密集型行業，科研是其中心工作任務。伴隨著醫院的發展，醫院檔案資料的數量將會越來越多。檔案材料的收集、整理和保管的過程，就是醫院文化不斷積累和發展的過程，檔案提供利用的過程也是醫院文化傳遞的過程。開展檔案編研工作，總結醫院文化發展歷史，弘揚優良傳統，必將有力地推動醫院的科技進步和文化發展。

4.檔案編研工作有著突出的宣傳效果。20世紀90年代以來，隨著醫院規模的擴展和醫療技術的不斷進步，我院檔案室在資源、人員、設備和技術等方面不斷推陳出新，先后編研出版了《院志》、《大事記》、《系列資料匯編》等編研成果，還舉辦了永久性的院史陳列展覽。多視角、全方位地展現了醫院的歷史面貌，很好地宣傳了醫院在醫德醫風和醫療業務建設方面的成就，拉近了醫患之間的距離，提高了檔案工作的社會效益和經濟效益，促進了醫院全面發展。

三、加強醫院檔案編研工作的幾點建議

1.加強主動宣傳，爭取醫院領導的重視和支持。

領導重視是做好檔案編研工作的關鍵。平常宣傳不到位，領導對檔案工作不了解或不完全了解，是導致重視不夠的重要原因。檔案部門投入的精力不足，檔案編研材料質量不高，也是領導對檔案工作重視不起來的原因之一。為此，檔案部門既要主動向領導做好宣傳，同時也要努力做好檔案編研工作，為領導決策及時提供相關的材料和數據，才能提高檔案工作在領導心目中的地位。在管理體制上，要向領導爭取讓檔案信息化和醫院信息化同步發展，建立管理科學、運行敏捷的管理體系；在管理內容上，要堅決改變“重保管，輕利用”的錯誤觀念，重視并加強檔案資源的開發利用；在考核內容上，既要考核編研材料的數量，更要加大對編研材料的內容、質量和利用情況的考核力度。

2.多管齊下提高檔案人員的綜合素質。

檔案編研工作要求編研人員不但要有較高的政治、文化素質，而且要有較高的技術業務素質；既要掌握檔案編研社會化、電子化和網絡化的相關專業知識和技能，包括檔案文獻的編研能力、一定的外語基礎、基本的計算機能力，也要熟悉并掌握醫院經營管理的流程。為了提高檔案人員的綜合素質，既要結合實際調整檔案人員的專業結構，適時充實一些必要的非檔案專業的人才，同時對現職人員也要有一個完善的短、中、長期學習計劃。多從解決問題入手，采用脫產與半脫產相結合、集中學習與自學相結合、分類指導與現場觀摩相結合、實效經驗和與范例相結合的辦法，堅持進行綜合素質培訓。要建立健全學習培訓的激勵機制，并作為管理升級達標、業績考核和職稱評審的重要依據。

3.注重科學方法，找準服務的“切入點”。

醫院檔案編研如果不立足醫院的實際情況，編研成果與需求脫節，對醫院的經營管理沒有作用或作用不大，就失去了編研工作的意義。因此，醫院檔案編研工作一定要注重科學方法，重視選題選材，找準服務“切入點”。一要牢固樹立主動服務的意識，認真研究醫院在改革和建設發展過程中對檔案信息的利用需求，增強主動服務意識。二要根據需要確定編研計劃，對檔案材料進行比較、篩選和精化。充分利用數字化檔案管理平臺，快速檢索、編輯和分析檔案信息，形成檔案編研成果的動態更新知識庫，為持續開展檔案編研工作提供知識積累，提高編研水平和質量。三要走編研“小而專”、“小而精”的路子,達到整體專而精的目的。要利用多種方式方法，開展多種載體的檔案編研和廣泛的合作編研，改變“關門主義”為特征的編研方式。四要抓好編研選題，把握好選材標準。突出實際工作中利用比較頻繁的檔案，保證編研成果有較高的利用率。要發揮館藏的優勢，對檔案信息進行綜合分析研究，提出明確結論，為醫院經營管理決策提供參考。

4.拓寬思路，積蓄優勢推動檔案編研工作

館藏是編研工作賴以存在的物質基礎。要努力豐富館藏，建立合理的檔案信息資源儲備，實現庫藏結構的優化，改變庫藏單一的狀況。要加強院外史料的征集，彌補館藏的不足與缺憾。

檔案編研是一項長期的任務，不可能一揮而就。檔案部門應該具備戰略眼光，破除急功近利的思想，既不能作數量上的硬性規定，也不能作時間上的限制要求。在保證編研質量的前提下，應當給予編研人員更多的靈活性和更大的自由度，使其能有一個寬松的環境，靜下心來認真研究，挖掘館藏中最具價值、最富特色的材料。