政府采購檔案管理之探討

□費曉玲

政府采購也稱公共采購，是指各級政府及其所屬機構為了開展日常政務活動或為公眾提供公共服務的需要，在財政部門和其他有關政府部門和社會公眾的監督下,以法定的方式、方法和程序，采購貨物、工程或服務的行為。政府采購作為一項巨大的系統工程，全方位、多層面、真實記錄和反映其活動的全過程，形成完整、科學的檔案資料，對于政府采購來說具有深遠的歷史意義和現實意義。完整的政府采購檔案既能為處理各種事項提供了重要的證據，又是確保政府采購健康發展的基礎，更是提高政府采購工作的前提；完善政府采購檔案管理也是有利于政府采購監督的一項重要工作，因此，在政府采購中加強檔案建設與管理是各級政府采購部門必須重視的工作。本文試就這一問題談談自己的認識。

一、認真學習，努力提高對政府采購檔案的認識

政府采購雖然在我國實行只有幾年的時間，可這一制度最早形成于18世紀的西方自由資本主義國家，已經有200多年的歷史。其主要特點就是對政府采購行為進行法制化的管理。政府采購不僅是指具體的采購過程，而且是采購政策、采購程序、采購過程及采購管理的總稱，是一種對公共采購管理的制度。因為公平、公正、公開的原則，使得政府采購又有著反腐倡廉的性質。政府采購制度作為源頭遏制腐敗的陽光工程，受到了社會各界和廣大人民群眾的關心和支持。因此政府采購被比喻為“陽光下的交易”。由此可以說明政府采購公平、公正、公開的特性，這也是政府采購的核心原則。

政府采購的運行過程中，檔案工作是一項基礎工作。政府采購檔案作為全面反映政府采購操作過程的原始記錄，是采購行為合法性的證據材料，不可缺失。完整妥善地保存政府采購工作這些文件記載，可以為政府采購的統計分析、總結經驗教訓、接受監督檢查、提高政府采購人員素質、處理政府采購糾紛等項工作提供客觀真實的依據。因而加強檔案管理需要我們提高認識，充分看清這項工作在政府采購運行機制中的重要地位。采購檔案質量的高低從側面反映了政府采購工作成效的高低。做好政府采購檔案資料的歸集、整理，實現政府采購檔案管理標準化、規范化、科學化和系統化，是檔案管理工作人員義不容辭的責任。各級工作人員都必須加強對政府采購檔案管理工作服務性、科學性、政治性的認識，樹立政府采購檔案建設與管理工作重要性的觀念。

二、認真做好各項基礎工作，加強采購檔案的管理

政府采購工作在我國是一件新生事物，如何加強對政府采購檔案的管理，是新形勢下面臨的新課題，是亟待解決的問題。政府采購活動的資料是政府采購檔案的重要資源，經高起點、高質量歸集整理形成內容完整、準確、真實的政府采購案卷是政府采購成果的歷史延續和見證。政府采購行為與政府采購檔案管理應同行，高標準、高質量地留下珍貴的政府采購歷史記錄。

做好采購檔案的管理工作的前提必須做好收集、整理、分類、立卷、歸檔、保存等各項基礎工作。

1.檔案資料的收集是做好檔案工作的前提

豐富的檔案資源是做好檔案工作的前提。沒有豐富的檔案資源，就談不上檔案的整理和分類，更談不上檔案的利用,這一點是勿庸置疑的。為此，必須拓展檔案收集渠道，擴大收集范圍，廣辟檔案信息之源，豐富檔案信息之寶藏，并根據《政府采購法》、《檔案法》的有關要求，高標準、高起點、高質量地確定檔案的收集范圍。

江蘇省徐州市政府采購中心自一九九八年十二月成立以來，已經走過了近十二年的時間。采購中心成立初期，所有的采購檔案一直在經辦人手中，經辦人對自已所辦理的采購項目心中比較清楚，查閱調用也較為方便。隨著工作量的不斷增大，形成的采購檔案也愈來愈多，采購檔案的管理也隨之不斷的加大起來。采購檔案存放在經辦人手中，還屬于比較低檔的管理辦法，很難適應發展的需要。市財政局、采購中心的領導非常重視采購檔案管理工作，及時調整工作方法，加強基礎工作建設，安排專人負責檔案的管理工作，并對收集的政府采購檔案，按其形成的特點和規律進行條理化的分類、排列、編目，使政府采購檔案系統化，由分散到集中、有序，消除了各種可能損壞檔案的不利因素，最大限度的延長檔案載體的壽命，維護其系統性和完整性，保證了政府采購檔案的齊全、真實、完整；更便于政府采購檔案的管理和利用，并能夠全面、歷史地反映政府采購活動的全貌。

2.檔案整理是做好檔案工作的基礎

檔案的整理、編目在于了解熟悉檔案的內容，強化檔案的有序性和規律性。檔案所載信息，有一些是零散的、不成系統的，要使這成為對人們有利用價值的檔案信息，就必須進行整理和加工，就要對檔案內容進行分析、研究、綜合，選擇具有一定價值的文件、資料、圖表、數字等材料，編輯加工成為能夠說明某一主題的索引、匯編、簡介、專題資料等，儲存于各種載體中，通過各種渠道予以輸出，為利用者服務。

徐州市政府采購中心成立的最初幾年中，一直是按照采購方式即公開招標、邀請招標、詢價、談判等方式對采購檔案進行整理、歸檔、立卷的。當某一采購項目因客觀原因而改變采購方式時，所形成的采購檔案就自然被分開了，這樣就給查找利用帶來諸多的不便。自二零零三年《政府采購法》實施后，根據《政府采購法》的有關規定和領導的指示精神，客觀、完整地保存整個采購活動所有記錄的要求，我們及時調整了以往的歸檔立卷方法，將以往按采購方式分類的裝訂方法調整為按采購項目進行收集、整理、裝訂，切實保證采購文件的完整性、安全性和保密性。自采購登記開始，到整個采購活動結束，包括驗收、結算，所有的采購資料形成一套完整的采購檔案。不僅保證了采購文件的客觀性與完整性，而且為查閱調用檔案資料提供了極大的方便，同時也大大的提高了工作效率。

經過幾年的積累與沉淀，徐州市政府采購中心的檔案已初具規模，形成了門類齊全資料完整的檔案庫。涵蓋了貨物、工程、服務三大類，包括汽車、電梯、消防、計算機、中央空調等72個類別的8000多家供應商庫；同時形成了中央空調、電梯、消防、電信傳輸等32個專業門類460多人的評標專家庫；以及近幾年來所形成的萬余卷的采購項目檔案庫。

3.利用是檔案工作的最終目的

完善政府采購檔案建設與管理工作，必須根據形勢的發展與時俱進，不斷提高政府采購檔案管理的水平和效能。隨著時代的進步，創新政府采購檔案管理需要強化的制度觀念和信息觀念，實現政府采購檔案建設與管理的制度規范化和信息化。

首先，建立健全政府采購檔案管理責任制度，實現依法管理。加強制度建設是根本前提和重要保證。從國家檔案管理的法律和政策看“，依法建檔”是規范檔案管理工作的重要原則，制度管“檔”是規范管理的核心問題。在這方面，國家都有明確的法

徐州市政府采購中心十分重視政府采購檔案的開發利用工作，把開發利用工作擺在首位，視為生命線。在實際工作中切實做好了政府采購檔案的開發利用，充分發揮了檔案的歷史憑證作用，并用以指導日常的實際工作。因為利用是檔案工作的基本職責之一,是檔案工作的核心，是檔案管理的價值所在。利用是在安全保密的前提下，堅持主動服務、開放服務、優質服務的思想，充分發揮職能作用，為利用者提供方便，做到積極、熱情，高質量地做好服務工作。搞好檔案利用是檔案管理人員的份內職責，是體現檔案管理效益的重要標志。開發利用工作做得越好，才能更多地發揮采購檔案潛藏的經濟效益和社會效益，充分體現采購檔案和采購檔案工作的價值；也只有這樣，政府采購檔案和政府采購檔案工作才能倍加受到重視，才能有自身的生存和發展條件，才能擴大自身在政府采購工作中的活動舞臺。可以說，政府采購檔案的開發利用工作，集中體現著政府采購檔案工作的生命力和競爭力。這就是中國廣大檔案工作者常說的，檔案工作重在管理，貴在利用。利用是檔案工作的生命，是檔案工作的最終目的。只有通過檔案利用，檔案自身的價值才能得到社會的認可，檔案工作才能發揮其應有的社會效益和經濟效益。否則，價值再高、再珍貴的檔案也都是沒有生命力的。檔案利用工作既是宣傳檔案工作的窗口，也是檔案價值體現的重要方式。因此，必須把檔案利用工作擺在重要的戰略地位來認真加以對待。

三、積極創新，做好檔案管理的制度化和信息化

律規定。根據《中華人民共和國檔案法》和《政府采購法》中有關檔案管理的要求，我們在實際工作中制定了一套完整的檔案管理制度，具體有：《檔案人員崗位制度》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案調閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》等。按照法律法規的要求，規范工作程序，嚴格執行國家歸檔、管理、利用等方面的政策，保證了檔案工作順暢，也促進了檔案工作水平的提高。

其次，加強檔案信息管理，實現政府采購檔案建設與管理的信息化。檔案信息管理作為知識資源的作用，側重于將知識從來源、生產、存儲、整理到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，檔案信息資源對推動經濟發展和促進科技創新極為重要，其科學管理和有效使用，對科學決策、資源共享、產品開發、提高效率都產生著積極影響。調適檔案管理行為，逐步建立起與知識經濟發展相適應的知識型檔案管理體系是檔案管理工作發展的迫切要求。徐州市政府采購中心重視信息管理工作，充分利用現有的信息管理和辦公自動化系統，開發檔案信息資源，把檔案的潛力通過檔案信息的輸出充分發揮出來，基本實現了方便快捷的自動化辦公。知識就是力量，知識在于積累，積累依靠檔案。這就是社會、知識和檔案的聯系。

我們相信，只要不斷提高采購檔案管理水平，認真做好各項基礎工作，牢固樹立服務政府采購的思想理念，改變檔案工作“養在深閨無人識”的局面，使檔案工作真正成為“各項事業發展的重要基礎和必不可少的重要環節”，我們的檔案工作就一定能夠做好，必定能促進政府采購的發展。