標準化管理是檔案事業發展的基石——江蘇省檔案管理赴港培訓團印象記

□陳志遠 張志強

2 010年7月6日至12日，江蘇省檔案管理赴港培訓團一行32人，在香港大學中國事務處的合理安排和精心組織下，順利完成在香港大學的學習培訓任務。學習期間參觀了香港政府檔案處、香港科技大學檔案特藏部、香港歷史博物館，并與香港檔案工作者進行了交流。這是一次成效顯著的學習培訓活動，取得了預期成果。

此次香港參觀學習讓全體學員印象最為深刻、感受最大的是：香港的檔案工作，能夠引用國際化檔案管理標準，處處體現標準化、規范化管理。據介紹，他們檔案工作起步是引用英國、美國的檔案工作標準。國際化標準是香港檔案事業發展的基石。

一、香港印象

香港是多元化發展的國際大都市。1997年7月1日，香港回到了祖國的懷抱。香港回歸十多年，這是讓中華兒女驕傲的歷史。“一國兩制”在香港的成功實踐，堪稱國際典范。經濟繁榮是香港人民智慧和勤勞的結果。從20世紀60年代開始，香港抓住機遇發展經濟，20世紀70年代確立亞洲“四小龍”地位。

香港是底蘊豐厚的文化大都市。香港的文化是傳統與現代并存，東方與西方合璧。是文化促進了經濟的發展還是經濟帶動了文化的發展，這是一個理論問題，我們無法回答，但有一點可以肯定，經濟與文化是相互依存的關系，相輔相成度大于誰先誰后的問題。

香港是全方位開放的現代化城市。到2009年，香港實行開放的入境安排，約有170個國家和地區的人士可免簽證來港旅游，逗留7日至180日不等。香港的國際流動人口是世界上數一數二。金融與商貿中心鱗次櫛比，在夜晚燈光籠罩下，讓人有一種美輪美奐的感覺。在香港處處能看到不同膚色，不同人種，說著不同語言的人士，步履匆匆地行走在街道上。

香港是一座年青的城市，一座多元化發展的城市，一座充滿傳奇的城市。香港是夢想與現實并存的社會。香港社會管理思想是先進的，社會管理理念是一流的，健全的法制與多樣化信仰并存。

二、香港高教

2010年江蘇省檔案管理赴港培訓團在香港大學接受培訓。作為“蘇港千人”計劃的組成部分和專業文化交流，時間雖然短暫，但對大家的觸動是全方位的。

開學典禮，香港大學進修學院副院長沈雪明博士介紹了香港大學開放辦學的思想理念。她認為兼讀、進修是做一名合格人才必須有的經歷。提出“同學”是最美好的稱呼，她在五年前同樣也是一名兼讀生，也是一名同學。終生學習才會對社會有用，才能提升工作能力。在香港有著比較多的學習渠道，香港大學每年有60%到80%學員來自于進修生。有許多工作多年的博士生，都會回到課堂，也有的人一生獲得多個碩士學位、博士學位，仍然會回到課堂研修，這是社會進步的需要，也是人生發展的需要。

在香港大學7天的培訓中，我們有幸聆聽了多位專家的講課。原香港檔案學會秘書長溫偉國先生，給我們上了題為“香港檔案工作現狀與未來”第一堂課。他從檔案形成到檔案生命周期，講到檔案與信息的區別；從檔案管理系統的組成，講到現行檔案與歷史檔案的關系；從香港與檔案有關法規、規例（是香港的慣稱，與大陸的條例、規則相同），講到檔案法與法規、規例的不同等。由于他有著近20年的檔案工作實踐經驗，以及深厚的理論研究基礎，加之香港檔案工作方法、理念和大陸地區檔案工作方法與認識上的差別，給全體學員耳目一新的感覺。

何承曉博士有著25年的管理信息科技、信息工程和工業公司的經驗，以及多年教學經驗，曾在香港大學專業進修學院、香港管理協會、浸會大學當客席講師。他為我們主講了“檔案管理的信息化與信息化框架建設”。他從國際檔案管理標準入手，談到國際檔案管理標準新發展。他認為檔案工作只要按標準化去做，按規范執行就行。特別是檔案信息化管理工作，更需要標準化。他將檔案分為動態檔案和靜態檔案兩類，動態檔案是利用次數相對頻繁的檔案，這類檔案由形成機構直接管理。靜態檔案是利用率低的歷史檔案，要移交到歷史檔案館管理。他客觀地講解了電子檔案管理的優勢、存在的問題和檔案利用中的風險。

原香港政府檔案處長、歷史檔案館館長、國際檔案理事會東亞分會秘書長朱福強先生，作了題為“香港公共檔案管理的死局——如何才能夠脫困而出呢”的主題授課。他在講課中，正視香港檔案管理工作的不足，講述了香港沒有《檔案法》的困局，給人一種于反思中促進管理的感覺。找出不足，促進香港檔案事業發展是他授課的基調和內容。他例證香港檔案工作“十大不足”，也促使全體學員對這些問題進行深刻反思。

著名香港鳳凰衛視時事評論員石齊平為我們作了“全球經濟一體化與中國——網絡時代帶來的影響”主題授課。他將深奧復雜的經濟關系作了深入淺出的闡述，令人嘖嘖稱贊。淺顯易懂的例證，展示出當今世界金融戰爭波瀾悲壯，揭示出中國經濟需要健康發展，必須冷靜應對美國挑起“金融戰爭”。

三、香港啟迪

參觀訪問活動的安排，讓我們全體學員親身感受到香港同行在檔案管理方面的先進做法和敬業精神。

1、檔案信息網絡化管理，利用效率高。香港特別行政區檔案信息化程度非常高，政府以及大型機構（銀行、大學等）檔案信息化達80%，僅次于美國、英國、新加坡。在香港科技大學檔案館我們聽到這樣的介紹：香港科技大學校長在美國和一所大學簽約時，通過網絡查閱曾與英國某所大學簽約的檔案，為及時決策提供方便。

2、珍愛檔案生命，處處體現操作規范。香港地區濕度非常高，我們在香港政府檔案處、香港科技大學檔案館看到，每個工作環節，操作人員只要觸摸到檔案原件，都必須帶上手套，防止手上油漬沾上檔案，避免檔案霉變生蟲。在檔案技術保護環節，他們制定了技術規范和操作工藝流程，確保了檔案的安全。

3、照片檔案數字化，為整理提供方便。香港科技大學檔案館的工作人員拿出一盒照片檔案，打開盒子，里面裝滿一袋袋照片檔案。紙盒、紙袋都是無酸紙制作，照片檔案用紙袋存放，一袋裝有10到20張，紙背面印上目錄表格。這樣簡捷的照片檔案整理方法，引起了我們的思考。由于照片檔案數字化，就無須按照傳統像冊整理，這樣既簡化整理方便存放，又節約管理成本。這是檔案數字化影響到傳統檔案整理方式的典型。時代的進步，必然改變和影響到部分舊的檔案管理模式。

4、檔案形成，伴隨公務活動全過程。香港定義公務活動開始形成的第一份文件就是檔案。公務活動過程中形成其他文件，不斷地補充到案卷中。一項公務活動完成之后，檔案案卷夾維持原樣移交檔案處保存。檔案行政管理部門無權損毀、銷毀檔案，鑒定檔案由檔案的形成機構完成。甚至檔案案卷夾里的文件排序，檔案管理部門都無權變動，必須維持原貌保管。

5、國際化標準，是香港檔案事業發展的基石。香港檔案管理工作，有的參照英美檔案管理標準，也有的參照國際檔案理事會制定標準，這些標準的實施促進了香港檔案事業的發展。香港檔案同仁認為：檔案工作是一項文化工作，而文化人的工作特點就包括：（1）研究國外的工作經驗，國際上的先進的工作方式、方法和工作標準，合理選擇運用。（2）研究設計工作流程，改變憑個人經驗完成工作。隨著信息化技術發展，計算機的普及，電子文件和電子檔案應運而生，加之電子檔案類型的多元化，管理上的問題和矛盾越來越突出。香港在執行標準方面和國際化大都市匹配。香港檔案工作執行國際化標準，引起學員思考和熱議。

在香港的7天學習，我們對香港檔案工作的認識也是膚淺的，但我們深切感受到，香港同仁的許多工作方式、方法與我們有諸多差異。我們認為，香港同仁一些好的做法，是可以學習借鑒的。

香港經濟繁榮，法制健全，社會穩定，文化進步，環境衛生，交通有序等，給我們全體學員留下良好印象。香港人的文化理念、民主意識、勤勞作風和敬業精神無不讓人稱贊。我們帶著期盼，帶著對香港未來的祝愿回到各自的崗位。