淺談企業(yè)文件材料的歸檔

□丁 杰

國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)在2009年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的講話中要求，把檔案工作的網(wǎng)絡(luò)延伸到所有立檔單位，把各單位的歸檔范圍覆蓋到所有應(yīng)歸檔的文件材料。筆者認(rèn)為這一要求的主要精神就是，檔案工作要隨經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)的發(fā)展而發(fā)展，把工作的觸角伸到各行各業(yè)，不要留空；歸檔工作要“全面覆蓋”，把有保存價(jià)值的文件材料盡可能歸檔，不要散失。文件材料的歸檔是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。在此，筆者結(jié)合自己多年從事企業(yè)檔案工作的體會(huì)談一點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、檔案的價(jià)值在利用中得到體現(xiàn)，而利用所產(chǎn)生的效益是對(duì)歸檔意義最好的詮釋

企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)工作和員工各種活動(dòng)的直接記錄，檔案不僅是企業(yè)資產(chǎn)的憑證和企業(yè)活動(dòng)的記錄，也是企業(yè)形象的載體，還是企業(yè)經(jīng)營(yíng)智慧和發(fā)展思想的結(jié)晶；通過(guò)檔案可以對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工、對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作流程進(jìn)行有效的監(jiān)督和追溯；企業(yè)檔案工作是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制的重要基礎(chǔ)，更是檢驗(yàn)企業(yè)整體管理水平的測(cè)試點(diǎn)。“歸檔”是檔案工作的起點(diǎn)、源頭，也是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。說(shuō)它是起點(diǎn)、源頭，是因?yàn)槭占坏綄?shí)體的文件材料，談何檔案管理？說(shuō)它重要，是因?yàn)闄n案“齊全、完整、準(zhǔn)確”的要求都要在“歸檔”這一環(huán)節(jié)中嚴(yán)格把關(guān)，而齊全、完整的文件材料能為檔案價(jià)值的提升起到?jīng)Q定性的作用。舉兩個(gè)例子：

其一，2001年，我所在的企業(yè)根據(jù)中央五部委和江蘇省人民政府《關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)國(guó)有企業(yè)分離社會(huì)職能實(shí)施的意見》的要求，將原有的職工子弟學(xué)校交由所屬的區(qū)教育局接管。當(dāng)時(shí)區(qū)教育局負(fù)責(zé)接管人員只注意到教職員工的安排和房屋產(chǎn)權(quán)的歸屬問(wèn)題，誰(shuí)也沒有想到學(xué)校的基建檔案這一塊。若干年后，學(xué)校的教學(xué)樓要整修加之區(qū)政府要進(jìn)行資產(chǎn)核查。但他們找不到原始數(shù)據(jù)和基建圖紙，工作無(wú)法進(jìn)行。這才想到基建檔案沒有一同接收。他們帶著一絲希望來(lái)到我們檔案室查閱(我們當(dāng)時(shí)并沒有因資產(chǎn)的劃出而銷毀檔案)，當(dāng)他們查到職工子弟學(xué)校基建檔案時(shí)欣喜若狂,激動(dòng)地說(shuō):“太好了！這下解決了大問(wèn)題，既節(jié)省了我們的時(shí)間，也節(jié)省了我們的人力和財(cái)力。”

其二，上個(gè)世紀(jì)七十年代末，我企業(yè)引進(jìn)了一臺(tái)德國(guó)25噸高速動(dòng)平衡試驗(yàn)機(jī)。由于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的調(diào)整，該設(shè)備已經(jīng)不能承擔(dān)大機(jī)組的平衡試驗(yàn)，需要購(gòu)置一臺(tái)德國(guó)產(chǎn)的50噸高速動(dòng)平衡試驗(yàn)機(jī)，價(jià)格大約在七千多萬(wàn)人民幣，出于經(jīng)濟(jì)利益上的考慮，決定對(duì)原有的25噸高速動(dòng)平衡試驗(yàn)機(jī)進(jìn)行改造。接到任務(wù)后技術(shù)人員隨即來(lái)到我們檔案室查閱了大量的技術(shù)文件，擬訂了改造方案，從25噸高速動(dòng)平衡試驗(yàn)機(jī)大量的原始技術(shù)文件看，只需提高動(dòng)平衡擺架的噸位就可以了，改造費(fèi)用大約三百多萬(wàn)，只此一項(xiàng)就為企業(yè)節(jié)省了幾千萬(wàn)人民幣。

楊冬權(quán)局長(zhǎng)2009年在中央企業(yè)檔案工作會(huì)議上的講話中指出：要在檔案利用上樹立“服務(wù)創(chuàng)造價(jià)值”的觀念。從以上事例我們可以看到：歸檔的意義——檔案的價(jià)值——價(jià)值被利用——產(chǎn)生效益——有益于促進(jìn)歸檔。

二、檔案工作“從屬”的特點(diǎn)決定了“歸檔”工作的困難，而抓前端控制和全程介入是積極有效的方法和措施

企業(yè)的檔案來(lái)源于企業(yè)的技術(shù)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理活動(dòng)中，而檔案管理在企業(yè)的各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)中往往又處于末端，因此常常不被大家所重視；檔案部門“不怕歸檔文件量大，就怕文件收集不全；不怕查檔有多急，就怕要查的文件沒歸檔，往往是你辛苦歸檔了幾千份文件，要查的就是沒有歸進(jìn)來(lái)的那份”；更多的人總覺得材料放在自己身邊用起來(lái)比較方便，實(shí)用觀念，不考慮保存檔案對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。

造成歸檔困難的原因一是檔案意識(shí)不強(qiáng)，從上到下對(duì)“歸檔”的重要性認(rèn)識(shí)不足；二是措施不得力，雖然有制度有規(guī)定，但忙起來(lái)就顧不上，事后想起再補(bǔ)做就比較麻煩了；三是信息不對(duì)稱，企業(yè)一些重要活動(dòng)和事情檔案部門知道已晚，未能及時(shí)參與將相關(guān)材料歸檔。

針對(duì)以上種種問(wèn)題，筆者認(rèn)為可以采取如下對(duì)策：

（一）不斷加大宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。

在企業(yè)干部和技術(shù)人員中定期宣講《中華人民共和國(guó)檔案法》，宣傳檔案管理給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的實(shí)例，以提高他們的檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能促使和帶動(dòng)企業(yè)的各相關(guān)部門及人員的重視。

這種宣傳應(yīng)當(dāng)是經(jīng)常性的、長(zhǎng)期不斷的。如果企業(yè)能像抓質(zhì)量、安全那樣抓歸檔工作，把每年的某個(gè)月定為“文件材料歸檔月”，大造聲勢(shì)，既是宣傳也是提醒，可能作用會(huì)更大些。

（二）將文件材料“歸檔”納入企業(yè)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核。

幾年來(lái)，我們企業(yè)在檔案管理工作中逐步建立了一整套制度，也提出了許多要求，但有時(shí)效果卻不盡如人意，主要還是制度的執(zhí)行落實(shí)環(huán)節(jié)上存在問(wèn)題。因此除了要健全規(guī)章制度，重要的是要加強(qiáng)對(duì)規(guī)章制度的遵守執(zhí)行力的考核，應(yīng)將各相關(guān)部門和人員的歸檔工作情況納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核，雙管齊下，把宣傳教育增強(qiáng)歸檔意識(shí)與執(zhí)行制度獎(jiǎng)罰分明、強(qiáng)制定期歸檔結(jié)合起來(lái)，確保制度落到實(shí)處。

（三）把抓“事后歸檔”向前延伸至“事前控制”。

企業(yè)文件材料的收集范圍廣、種類多，這就需要企業(yè)檔案工作人員要具備高度的責(zé)任感和使命感，投入更多的精力跟蹤收集，分析企業(yè)的文件材料的形成過(guò)程和積累環(huán)節(jié)，研究確定文件材料的收集歸檔方式和范圍。

傳統(tǒng)的檔案工作模式是被動(dòng)收集，也就是別人交什么檔案部門就收什么，而主動(dòng)收集則要求檔案工作人員從文件材料形成的源頭抓起，參與到各項(xiàng)管理活動(dòng)中去跟蹤收集，原始件及時(shí)歸檔，復(fù)印件提供利用，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。近幾年，我們?cè)趯?duì)企業(yè)重點(diǎn)技改項(xiàng)目文件材料收集歸檔上就采取了“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”的做法，收到很好效果。

信息化時(shí)代的到來(lái)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用、電子檔案的產(chǎn)生，使檔案工作的環(huán)境和對(duì)象發(fā)生了很大變化，也使歸檔方法和歸檔渠道發(fā)生了很大變化，企業(yè)檔案部門作為企業(yè)的信息資源庫(kù)，責(zé)任重大。我們應(yīng)當(dāng)以對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度去完成好“如何發(fā)揮信息資源的最大價(jià)值、為企業(yè)發(fā)展提供最優(yōu)質(zhì)服務(wù)”這個(gè)課題。我們應(yīng)在精心探索中不懈努力，堅(jiān)定“與時(shí)俱進(jìn)”的理念，本著“實(shí)事求是”的精神，用“科學(xué)發(fā)展觀”的思想指導(dǎo)現(xiàn)代檔案工作，用我們的智慧使企業(yè)檔案工作提高到一個(gè)新的層次。