對(duì)政府投資性建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的思考

□王 萍

近年來(lái)，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐的加快，政府投資性建設(shè)工程呈快增長(zhǎng)、大投入趨勢(shì)。由于政府投資性建設(shè)工程項(xiàng)目關(guān)注度高、影響大，關(guān)乎民生和全局，對(duì)于提升城市品位，提高人民群眾生活品質(zhì)，加強(qiáng)政府對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的引導(dǎo)、推動(dòng)和調(diào)控能力有著重要的意義。然而作為直接記錄政府投資性建設(shè)工程項(xiàng)目全過程的建設(shè)工程檔案往往被忽視，呈現(xiàn)重工程建設(shè)，輕檔案管理的現(xiàn)狀，給今后政府投資性建設(shè)工程項(xiàng)目的復(fù)建、擴(kuò)建、改造等留下了隱患，應(yīng)當(dāng)引起高度重視。筆者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)政府投資性建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行了認(rèn)真的調(diào)查研究和思考分析，提出一些加強(qiáng)管理的建議和對(duì)策。

一、我市政府投資性建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

2007年至2009年，我市城市建設(shè)根據(jù)“一年添新景，二年出形象，三年大變樣”的總體部署，圍繞打造具有鮮明水鄉(xiāng)特色城市的總體目標(biāo)，加大政府投資性工程建設(shè)，道路橋梁、綠化景觀、防洪水利等公用設(shè)施以及安置房、解困房、廉租房“三房”建設(shè)速度加快，有力地改善了城市面貌，提升了城鄉(xiāng)形象，創(chuàng)優(yōu)了發(fā)展環(huán)境。據(jù)統(tǒng)計(jì)，期間市政府共投入城市建設(shè)資金約102億元，項(xiàng)目建設(shè)共計(jì)265項(xiàng)，其中2007年政府投入資金約12億元，2008年政府投入資金約36億元，呈逐年上升趨勢(shì)。而作為工程建設(shè)重要環(huán)節(jié)的檔案歸檔工作卻沒能引起重視。近幾年，各地政府相繼出臺(tái)了加強(qiáng)政府投資性工程項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)文件，如2005年北京市門頭溝區(qū)人民政府出臺(tái)了《北京市門頭溝區(qū)人民政府投資重大工程項(xiàng)目監(jiān)督管理投資工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)管理規(guī)定》，2007、2008年貴州、四川等地也相繼出臺(tái)了《政府投資工程項(xiàng)目代建管理辦法》等，從招標(biāo)、建設(shè)、監(jiān)督管理等方面加強(qiáng)管理的執(zhí)行規(guī)范比比皆是，相反卻很難找到加強(qiáng)政府投資建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理方面的規(guī)范性文件。據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，目前我市政府投資性建設(shè)工程項(xiàng)目的歸檔數(shù)量只占全部工程項(xiàng)目的十分之一，有的大類甚至三年來(lái)未有一套資料。同時(shí)從檔案歸檔質(zhì)量上來(lái)看，文件、資料歸集不齊全、歸檔不及時(shí)，甚至出現(xiàn)遺漏、代簽、造假現(xiàn)象，政府投資性工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在較大的漏洞，亟待引起重視。

二、政府投資性建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理存在問題的原因分析

一是對(duì)檔案管理重視程度不夠。由于多數(shù)政府投資性工程建設(shè)項(xiàng)目承建單位抱著項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)完成就行的想法，對(duì)工程資料收集、整理、保管等環(huán)節(jié)不予重視，甚至出現(xiàn)多數(shù)工程建完人散，檔案無(wú)人問津的局面。另有部分單位不按工程備案相關(guān)程序及時(shí)組織竣工驗(yàn)收，致使工程交付使用多年卻沒有一套完整資料。

二是檔案管理機(jī)構(gòu)不完善。檔案管理機(jī)構(gòu)分散、隊(duì)伍參差不齊的現(xiàn)狀，嚴(yán)重影響了建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的科學(xué)有效管理。不少部門檔案人員是兼職，對(duì)城建檔案業(yè)務(wù)知識(shí)不了解，管理無(wú)從下手；有的單位由于領(lǐng)導(dǎo)不重視、管理不到位，存在各自為政現(xiàn)象，加之缺乏行之有效的約束機(jī)制，檔案無(wú)人問津，久而久之造成文件不全、遺失、虛假等情況。

三是檔案管理責(zé)任不落實(shí)。當(dāng)前沒有一套完整的針對(duì)各參建部門的檔案移交、管理的約束機(jī)制和規(guī)范要求，一些單位雖然設(shè)立了檔案管理部門，建立了相關(guān)檔案制度，但執(zhí)行不力，監(jiān)督考核沒有落實(shí)到位，檔案管理流于形式。

四是非重點(diǎn)政府投資性工程備受冷漠。2009年，我館對(duì)全市35家重點(diǎn)建設(shè)工程檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，并對(duì)部分非重點(diǎn)建設(shè)工程檔案管理開展調(diào)研，聽取了各建設(shè)單位關(guān)于工程檔案工作的情況匯報(bào)，發(fā)現(xiàn)在非重點(diǎn)工程檔案管理方面，尚存在不少問題。多數(shù)單位只重視工程建設(shè)進(jìn)度，未把非重點(diǎn)工程檔案管理擺上議事日程，檔案人員對(duì)工程檔案業(yè)務(wù)不熟，檔案保管條件不理想。

三、加強(qiáng)政府投資性建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策思考

一是盡快出臺(tái)規(guī)范性文件，為政府投資性建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理提供依據(jù)。應(yīng)盡快出臺(tái)《政府投資建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理辦法》，更好地以法律規(guī)范約束各相關(guān)部門政府投資建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理行為。

二是成立專門機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)政府投資性建設(shè)工程項(xiàng)目檔案集中、統(tǒng)一管理。近年來(lái)，盡管有關(guān)城建檔案方面的法律法規(guī)陸續(xù)出臺(tái)，但是人們的法律意識(shí)仍舊淡薄，執(zhí)行力度不夠。各相關(guān)部門雖然多數(shù)建立了檔案管理體制機(jī)制，但各自為政，缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，影響了政府投資性建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理。為此，要及早成立專門的政府投資建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)，由財(cái)政、審計(jì)、監(jiān)察、建設(shè)、供電、電信等相關(guān)職能部門抽調(diào)人員組建考核組，對(duì)重大政府投資工程項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收進(jìn)行把關(guān)，形成各職能部門齊抓共管的良好局面。

三是配齊人員，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各相關(guān)部門應(yīng)高度重視政府投資建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，建立檔案管理專職機(jī)構(gòu)，配備專兼職檔案管理人員，完善工程檔案管理制度，落實(shí)工程檔案管理職責(zé)，接收政府投資工程項(xiàng)目檔案組統(tǒng)一管理。各相關(guān)部門專兼職檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)該部門政府投資工程的施工單位資料員進(jìn)行管理，定期業(yè)務(wù)指導(dǎo)，形成由上而下的管理網(wǎng)絡(luò)。

四是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)能力。政府投資工程項(xiàng)目檔案組應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強(qiáng)溝通交流，從源頭上避免因檔案管理不善而造成工程資料遺失或不全，確保政府投資工程建設(shè)項(xiàng)目檔案真實(shí)準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)和有效利用。

五是落實(shí)責(zé)任，建立政府投資建設(shè)工程項(xiàng)目檔案考核機(jī)制。政府投資建設(shè)工程檔案管理要納入年初目標(biāo)責(zé)任考核范圍，年底檔案管理考核要與各建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子考核相結(jié)合，工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，工程未移交政府投資建設(shè)工程檔案或移交不合格的，要給予相關(guān)單位或責(zé)任人相應(yīng)的處罰。