對圖書館編目業務外包的思考

李 妮

（廣東省華僑職業技術學校圖書館，廣東 廣州 510520）

業務外包又稱資源外包，是指通過委托外部企業或團體提供本應由內部操作的各種業務活動，以起到降低成本、節約時間、提高效率和改進質量的效果。編目業務外包是圖書館使用最廣泛、認同度較高的一種外包業務，20世紀90年代以來，隨著自動化、信息化、網絡化進程的不斷加快，國外圖書館編目外包活動進入了一個新的發展時期。圖書館尤其是高校圖書館的編目業務外包在我國還處于起步階段，各高校圖書館根據本館實際，不同程度地開展了編目業務外包工作。如曹秋霞在《廣東省高校圖書館編目業務外包現狀的調查與分析》中對廣東20所高校圖書館進行了編目外包調查，發現70%的高校圖書館正在實行編目業務外包。一些沒有開展編目外包工作的圖書館，對編目外包仍持懷疑態度；一些已開展編目外包工作的圖書館，對編目外包的認識還不到位。分析圖書館編目業務外包的優缺點，提出實施圖書館編目業務外包的策略，對于圖書館編目工作的發展具有十分重要的意義。

1 編目外包的含義及其種類

所謂編目外包，就是指書商為圖書館采購的圖書免費提供編目數據，以及完成圖書的外加工（貼條形碼、貼磁條、蓋章、貼書標、貼膠帶等），圖書館則負責校對數據和書目數據庫的維護工作。

編目外包可分為部分外包和全部外包兩種形式：部分外包是把圖書館編目工作中的一個或幾個環節交給外包商完成，主要包括圖書的外加工（貼條形碼、貼磁條、蓋章、貼書標、貼膠帶等）；全部外包就是圖書館把所有的購書和整套編目工作流程的工作都外包給數據商或書商完成，包括圖書編目以及圖書的外加工。

2 圖書館編目業務外包的優缺點分析

2.1 優點分析

2.1.1 降低成本，提高效率

降低采編成本是圖書館編目業務外包的主要目的。降低采編成本主要指的是降低編目工作的成本，如書商免費提供編目數據和加工服務，降低了圖書館物質和設備的消耗，減少了圖書館經費的支出。在美國,圖書館成為OCLC成員館后，套錄一條書目記錄費用是1.5美元(OCLC成立之前，美國國會圖書館一條書目記錄成本是75美元，Ohio大學圖書館是30美元)，而委托編目，平均每條書目記錄才2-12美元。據統計，我國圖書館單獨編目，每種圖書編目成本約10-15元，而套錄數據每種圖書是0.3元，委托地區采編中心或書商編目是免費。

近年來，圖書館特別是高校圖書館的購書經費大幅增長，圖書館編目人員編目速度慢、效率低而使到館新書積壓，不能及時上架與讀者見面。圖書館的管理體制、薪酬方式、考核標準、編目理念以及編目人員的素質是造成圖書館編目效率低下的主要原因。圖書館采取編目外包的做法，既能提高新書上架的速度，減少新書積壓，又能減輕圖書館工作人員的工作量，在某種程度上提高了編目工作效率。

2.1.2 節約人力資源，優化人力資源配置

圖書館編目業務外包符合勞動分工理論，既簡化了圖書館管理的復雜性，還有助于節省文獻采集、加工、流通的轉換時間，提高服務效率。從人力成本看，規范化、規模化的編目外包可節約大量人力資源。

國內有學者認為：“受客觀條件限制，圖書館想引進或留住高水平的技術人員不是一件容易的事……有了業務外包，圖書館就可以充分利用外部技術人才資源來解決面臨的困難”。這句話道出了圖書館業務外包能解決專業技術人員缺乏的問題。圖書館實施業務外包，一方面可以借助外部的人力資源彌補自身人力資源的不足；另一方面，可以節約人力資源。以聯合編目為例，美國Ohio大學圖書館原有編目人員15名，每年處理約2.5萬種圖書，成為OCLC成員館后，編目人員減至5人，每年可處理5萬種書。

圖書館實施業務外包后，圖書館工作人員有更多的時間專注自已的核心業務，提高競爭優勢。圖書館將編目業務外包給書商完成，使圖書館的采編人員可以集中精力開展業務研究，集中精力做好數據審核、分類與主題標引、書目數據庫維護等采編核心業務工作，提高編目質量。隨著社會競爭的加劇，圖書館之間的競爭也日益明顯，圖書館特別是高校圖書館的工作重心已向服務轉移，圖書館編目外包有利于圖書館對人員配置進行整合，加強讀者服務工作，提高圖書館的競爭優勢，保持圖書館的持續、穩定發展。

2.2 缺點分析

2.2.1 書目數據質量存在問題

在編目外包過程中，書商提供的書目數據存在一定的質量問題。據曹秋霞的調研分析，廣東實行編目外包的高校圖書館認為由服務商提供的書目記錄平均錯誤率在2%～5%之間，有3所圖書館認為錯誤率在10%以上，甚至有1所圖書館認為在外包初期，錯誤率達到30%以上。書商提供的書目數據質量不高，主要表現在數據著錄不規范、編目數據描述不正確、分類及主題標引不統一等方面。書商編目人員對 《中國文獻編目規則》、《中國圖書館分類法》、《漢語主題詞表》等文獻工作規則的理解不同，其提供的書目數據質量也就不一。圖書題名和責任說明項的規定信息源為題名頁，正題名的選取必須依據題名頁客觀照錄。但現在出版物的出版形式多樣化，加大了編目員對題名和責任者選取的難度，使得不同的編目員所選取的題名會有所差別。文獻分類是根據圖書資料所反映的學科知識內容與其他顯著屬性特征，分門別類地、系統地組織與揭示圖書資料的一種方法。編目員對圖書學科內容的理解不同，在一定程度上影響了文獻標引的一致性。另外，有的書商沒有按照《漢語主題詞表》的規定對文獻進行主題標引，而是直接采用在版編目中的關鍵詞作為主題詞，對文獻進行主題標引。

2.2.2 圖書加工質量存在問題

圖書加工工作主要包括貼登錄號、粘磁條、蓋館藏章、貼書標和膠帶等。但在實際外包加工過程中，書商加工的圖書質量堪憂：磁條漏貼或貼得不隱蔽，影響了藏書安全；登錄號漏貼，影響圖書館的財產登記；登錄號貼得不符合要求，如有的登錄號貼在圖書題名上，影響圖書的利用；覆蓋登錄號的膠帶貼得不平整，降低了圖書的出借速度；書標貼得高低不一，造成新書上架時不美觀；書標貼錯等。有的書商為了降低成本，尤其是異地加工時，會使用品質較差的磁條和條碼等，圖書館編目部門無法及時有效地發現并制止這種行為，給今后的管理留下了隱患。個別書商以次充好將盜版書、污損圖書、缺頁圖書、裝訂錯誤圖書作為圖書館采購圖書打包寄給圖書館，隨意增加圖書復本量，這給圖書館的采訪、分編加工增加了許多難度。

3 成功實施圖書館編目外包工作的策略

盡管我國目前的編目外包工作存在各種各樣的問題，但圖書館界也不要因噎廢食。國外編目外包工作的成功經驗告訴我們：正確理解和采用圖書館編目業務外包，可以加快圖書的上架速度，可以加快文獻資源的建設速度，有利于讀者利用圖書館的文獻資源。為此，筆者就如何成功實施圖書館編目外包工作，提出以下一些策略。

3.1 確定本館編目業務外包的范圍

專注于核心能力的發展是圖書館實行編目業務外包的決定因素。因此，不同規模、不同層次的圖書館在進行編目業務外包時，應根據圖書館整體戰略性發展因素確定本館的核心業務，然后再根據自身的需要確定本館編目外包的范圍。如有的大、中型高校圖書館整體編目業務實力較強，參與全國性的聯機合作編目項目的共建，并對網絡資源編目項目等編目前沿業務具有研究和開發能力，其編目業務就是其核心業務。其編目外包時可考慮只外包那些簡單的、重復性的編目工作等，而專注于核心業務的建設——參與聯機編目的共建工作，為外包商提供良好的書目記錄源。

3.2 制定嚴格的編目技術管理標準

規范有效的技術管理標準有助于向圖書承包商傳遞明確的質量要求和實施規則。因此，從編目業務的需要出發，建立一套圖書館內部的編目技術管理標準是保障編目業務外包質量的一個重要手段，同時也是圖書館監管外包質量時的必要依據。圖書館應根據本館實際，制定《文獻分類規則》、《文獻標引規則》、《機讀目錄著錄規則》、《圖書加工注意事項》等工作規范，使書商制作書目數據時有據可查，利于書目數據的規范化。

同時，圖書館應與書商建立良性互動合作關系，通過制定合作規范明確雙方的權利與義務。書商一定要保證書目數據質量，不能因為速度而影響質量，一旦圖書館工作人員發現數據有問題，書商必須在最短時間內予以解決，如果超過約定時間仍然無法解決，將承擔一定的違約責任。

另外，圖書館要加強與書商的管理協調。編目外包并不意味著管理工作的結束，而恰恰意味著一項更為復雜的管理工作的開始。圖書館應制定一套有效的流程，督促書商必須嚴格按照圖書館的要求提供編目外包服務。

3.3 實行嚴格有效的質量控制

3.3.1 采訪質量控制

圖書館在確定編目外包書商以后，要加強文獻資源建設的質量管理，嚴把采訪工作的質量關。圖書采訪是圖書館文獻資源建設的重要環節，對館藏質量、館藏結構起著關鍵性的作用。一是圖書館要依據館藏建設方向和購書經費，結合學校總體規劃和人才培養目標、教學與科研的任務、師生讀者的數量等方面的因素制定采訪工作的質量目標，以便對采訪工作實施宏觀指導。二是要做好采訪過程的質量管理，優化圖書采訪工作流程，通過對采訪過程的有效控制，確保采訪質量，最終達到提高讀者滿意度的目的。

3.3.2 編目數據質量控制

編目工作是圖書館文獻資源建設的基礎工作，加強編目數據的質量控制，有利于提高圖書館文獻資源的利用率。書商將書目數據傳給圖書館，圖書館將數據轉入中央庫，這樣的方式雖然節省了編目時間，提高了工作效率，但忽略了編目中最重要的一項工作——查重。書目數據轉入圖書館中央庫后會出現同書異號現象；書商對同類書及叢書、多卷書無法細分，導致索書號重復。所以，查重是圖書分類規范化的關鍵環節，也是書目質量控制的一個主要手段。另外，對同一主題的圖書能否做到分類一致，對于新興學科、邊緣學科及多主題的圖書能否準確歸類，這些都直接關系到圖書編目的質量。針對以上情況，圖書館可以讓書商將書目數據先傳給圖書館，圖書館指派專人，按照本館分編細則，對數據進行查重、修改、整理，使數據規范化、標準化后，再轉入圖書館中央庫。這樣，圖書館的編目質量就能得到充分的保證。

3.3.3 圖書加工質量控制

為確保加工質量，圖書館要制定圖書加工標準，使書商按標準蓋館藏章，粘貼條形碼、磁條、書標等。這些工作雖然技術含量相對較低，但加工人員必須認真負責，書商應配備有熟練技術和強烈的責任心的加工人員從事這項工作。圖書到館后，圖書館需指派專人負責及時檢查驗收，對每道工序認真檢查，嚴格把關，典藏時一一檢查驗收，糾正館藏入庫偏差，確保圖書正常入庫。為了規范和約束書商的行為，維護雙方的利益，圖書館需要對編目外包業務進行系統監督，按照約定的服務質量和操作標準衡量書商的履約情況，對合同履行的全過程進行質量監控。

4 結束語

目前，圖書館尤其是高校圖書館編目業務外包處于發展階段，存在諸多不確定因素和質量風險。筆者認為，圖書館編目外包采用全部外包形式的時機還不成熟，圖書館可以選擇部分外包形式，并不斷加強外包質量控制，使圖書館編目業務外包真正能夠達到降低成本、提高效率的目的。

[1]曹秋霞.廣東省高校圖書館編目業務外包現狀的調查與分析[J].圖書情報工作,2009(4):91-94.

[2]戴行德,錢京婭.圖書館編目外包的利弊分析[J].上海高校圖書情報工作研究,2007(3):31-34.