關于公共圖書館檔案數字化的思考

●歐陽宏（山西省圖書館，太原 030001）

公共圖書館檔案是在公共圖書館各種活動中自然形成的，是公共圖書館發展歷史的見證，是具有查考和利用價值的各種不同載體的文獻資料。公共圖書館檔案管理工作是公共圖書館建設的重要組成部分。隨著數字技術的快速發展，對圖書館檔案數字化保存提出了新的更高的要求。

目前，我國公共圖書館檔案數字化建設還相對滯后，筆者擬就當前檔案數字化的一些問題，談點個人的思考與認識。［1］

1 數字化檔案信息的特性

檔案的基本屬性是“原始記錄性”，具有法律憑證作用，有著十分重要的歷史價值。數字化檔案信息的“原始性”與其真實性、完整性、有效性密切相關，如果不能保證它們是真實的、完整的、有效的，就不能證明它們是“原始的”，也就不能證明它們具備檔案的價值。因此，要保證數字化檔案信息的“原始記錄性”，首先要解決的是數字化檔案信息的真實性、完整性、有效性保障問題。

但是與傳統文件、紙質檔案相比，數字化檔案信息有許多新的特性。如：易傳輸性、復制時的高保真性，這都極大地方便了數字化檔案信息的利用和共享。同時，數字化檔案信息的另外一些特性也給檔案工作者提出了新的挑戰。如：數字化檔案信息的易更改性帶來了其真實性問題；一份完整的電子文件可能由文本文件、圖形、圖像文件、數據文件、音頻視頻文件、程序文件等多種格式的文件共同組成，由此帶來了其完整性問題；數字化檔案信息對軟、硬件環境的依賴性帶來了有效性問題。這些都是由數字化檔案信息本身的特性帶來的。

數字化檔案信息雖然載體形式與傳統檔案有所不同，但它們同樣是人類活動的真實記錄，同樣具有重要的歷史價值。檔案工作者必須承擔起數字化檔案信息管理的職責，在保證其真實性、完整性、有效性的基礎上，進行長期安全保存，并提供有效利用。［2］

2 數字化檔案保存的問題

數字存儲技術的出現及其在檔案信息保存工作的應用，不但能緩解日趨嚴重的收藏空間不足的壓力，而且使長期困擾檔案工作人員的難題得以解決，對那些長期風化的、瀕臨損毀的珍貴檔案進行數字化轉換，在一定程度上解決了檔案文化遺產保存的問題，而且轉換后的數字檔案信息可以對利用者開放，充分發揮它們的利用價值，從而解決了藏與用的矛盾。然而，如此也產生了新的問題：數字化檔案信息的長期保存的技術問題還沒有得到很好的解決，僅僅把檔案信息從老的載體轉移到新的載體或者從舊的系統轉移到新的系統，存在著不安全問題。如：有可能感染病毒，存儲在磁性材料和光盤材料等介質上，會不可避免地受到熱、潮濕、空氣污染或強磁場的干擾、老化，以及讀寫設備出現故障等，使檔案信息衰退或丟失。另外，如果閱讀檔案信息的設備過時，或是可讀信息的軟件系統過時被淘汰，那么，即使存儲的檔案信息載體保存的再好，數字檔案信息同樣無法讀出。因此，在檔案信息數字化建設中須縝密規劃，通盤考慮，科學保存，合理利用。筆者根據多年工作經驗提出以下措施：

（1）在數字化檔案整個生命周期的初始階段，檔案信息利用頻率高，必須快速響應，可采用磁盤、光盤等載體保存檔案信息，以滿足用戶快速利用的要求；經過一段時間，其利用頻率有所降低，可采用光盤庫等存儲介質保存，既可滿足較高的響應速度，又具有成本低、便于尋檢的優勢；進入長期保存階段后，利用頻率較低，響應速度要求不高，但檔案信息的安全性和有效可讀性尤為重要，可采用縮微膠片進行存儲，發揮其穩定、可靠、長期可讀性好的特點，以滿足檔案信息長期安全保存和有效可讀的目的。

（2）數字技術與模擬技術不僅可以在檔案管理工作中配合使用，還可以相互融合。比如：對檔案原件掃描后，存儲數字化信息的同時，可以輸出模擬信息到縮微膠片上，既可以快速利用又可以長期安全保存；也可將縮微膠片上的模擬信息數字化后提供利用。這樣，既避免了掃描、縮微拍攝的重復工作，也彌補了縮微膠片利用不方便的缺點。

（3）對于檔案利用者來講，數字檔案信息的真實可靠性是十分重要的，因此，確保數字檔案信息真實性是數字化檔案信息工作的中心任務之一。為確保數字檔案信息的真實性，就必須詳細記錄與描述、保存原始檔案文件的全部信息，如，正式檔案文件的結構、格式、名稱、總登記號、分類號、檔案編號、時代、作者、數量、用途、來源、尺寸、重量、形狀、產生的日期、入藏日期、征集經過、流傳經歷、修復、裝裱、復制記錄、現狀記錄、照片拍照、使用的原始記錄等等，這些特征對于確保數字化檔案信息可靠性都很有幫助；然后，規范著錄這些最原始、最基本的信息，并在此基礎上建立便于檔案檢索的元數據。［3］

（4）數字化檔案信息長期安全保存的目的是為了提供有效利用。對數字信息來講，由于存在非直讀性、設備依賴性等特點，要提供有效利用，不僅要保證信息載體的安全，還要保證信息內容是可讀、可利用的。因此，在數字化過程中應強調其有效利用性。否則，如果僅僅保證了載體的安全，而不能提供有效利用，安全保存也是沒有意義的。

另外，要加強自動化機房以及網絡、數據庫和應用系統的安全性、穩定性及可靠性保護，加強數字化檔案災備措施，盡可能做到實時備份，如果條件許可，最好能采取異地災備的方式。

（5）還要建立完善的數字化檔案信息管理機制，以實現信息數據的真實性、完整性、機密性、可控性，保障數字化檔案健康運行。

3 加強圖書館檔案數字化工作人才培養問題

事業要發展，人才是關鍵。要通過數字化檔案建設，培養一支既精通檔案管理，又熟悉信息技術的復合型人才隊伍，推動檔案信息化建設。

實現數字化檔案管理，首先要有現代化的人。檔案人才是知識管理型人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。當前檔案管理現代化的主要內容和核心就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。這就要求檔案工作者不僅需要具備檔案學、圖書館學的知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。加速培養和造就一批數字化信息化建設的管理型、技術型和復合型人才已成為檔案數字化工作的當務之急。［4］

（1）加強對檔案工作者信息意識的培養，徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員充分調動和運用信息資源理論和信息技術手段，加強對檔案信息資源實施科學管理與有效開發利用。

（2）加強對檔案工作人員信息技術能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。

4 結語

我國圖書館檔案數字化工作需要多方面的支持，并不是單純的技術與設備的簡單組合，它同時牽動管理觀念、管理模式、工作體系、管理機制和規章制度等的改革。因此圖書館工作者，特別是領導應樹立信息時代的新觀念、新思路，推動圖書館檔案數字化建設，將其納入整體圖書館現代化建設之中。

［1］ 鄧紹興，和榮寶.檔案管理學［M］．北京：中國人民大學出版社，1989.

［2］李玉英.圖書館檔案的開發利用［J］．圖書館，1999（6）：66－67.

［3］牛平萍.淺議公共圖書館的檔案建設［J］．圖書館界，1999（2）：49－50.

［4］馮子直.積極實現由傳統檔案工作向信息化檔案工作的轉變［J］．檔案學研究，2002（3）：8－12.