法國、意大利檔案工作管窺

□ 江蘇省檔案考察團

法國國家檔案館檔案閱覽室一角

2009年12月，江蘇省檔案考察團出訪法國和意大利，就檔案工作進行了七場交流，參觀了檔案館的展覽廳、閱覽室和館藏。相對于中國檔案工作而言，法意兩國依法管理檔案的體制、重視開放利用與技術保護的檔案意識、注重營造文化氛圍的檔案館建筑思想，體現出別樣的歐洲地域風情和厚重的歷史文化積淀。

一、法國檔案工作

1、歷史悠久、體制完備

法國是近代檔案事業的開創者，也是歐洲檔案工作歷史最悠久的國家之一。1789年法國大革命之后，國民制憲議會立即建立自己的檔案部門，1790年9月12日改名為國家檔案館。1796年后，議會令各省將檔案集中到省會，由此建立起省一級的檔案機構。1799年，“國家檔案館為所有檔案機構的共同中心。”1897年，國家檔案館被授權管理全國的檔案，其最高管理者頭銜最早為“檔案局長”，1936年后又改稱為“法國檔案局局長”，1958年又改稱“總局長”。

法國國家檔案局成立于1884年，是全國惟一的檔案事業行政領導中心。早期隸屬于教育部，后一度歸內政部領導，1959年又改屬文化部領導，負責指導全國檔案工作事務。但出于歷史方面的原因，國防部和外交部檔案不在它的管轄范圍之內。

法國檔案局與國家檔案館設在同一座大樓內，合署辦公，局長兼任國家檔案館館長。法國檔案局除設內部機構秘書處、辦公室、財務處、技術處等外，檔案局下屬機構還包括：檔案最高委員會，負責審議、研究檔案工作重大問題，協助起草有關規劃、標準、辦法等；檔案監察委員會，負責監督地方檔案館；總檢查處，協助局長檢查局屬各檔案機構工作；技術評判委員會，負責研究和報送關于機構和人員狀況的材料；行政評判委員會，負責研究和報送有關職員的任免、調動等材料。

法國國家檔案館是世界上第一個具有近現代意義的綜合國家檔案館。館址從1808年起設在巴黎的蘇比茲宮。國家檔案館的內設機構十分健全，設有四個部、六個處。四個部分別是：古代檔案部，保存1790年之前的檔案；近代檔案部，保存1790年至第二次世界大戰之前的檔案；現代檔案部，保存二戰以來的檔案；科學文化技術活動部。六個處分別是歷史研究與資料處、照片與縮微膠卷處、信息處、書刊檔案與地名處、培訓處、出版處。法國國家檔案館自身還有幾個設在外地的機構，分別是：海外檔案中心，保存法國前海外部檔案和法國原殖民地的所有檔案；楓丹白露現代檔案中心，保存中央級政府機關的歸檔材料，包括新載體檔案；中央縮微膠片庫，儲存為備份而復制的法國檔案縮微膠片。

一些重要機關，如國防部、外交部、鐵道部等，也設有自己的檔案館，它們都是永久保管檔案的機構。法國九十多個省及三萬多個市鎮都設有檔案館，保管各地方政府和市區檔案，特別是民生檔案。大學和科研機構也設有檔案館保存科技和科研檔案資料。法國還有很多私人性質的檔案館，包括企業、公司、財團、家族或個人檔案館等，館藏內容涉及經濟活動、財產關系、技術秘密、產業秘密等等，還包括家族和個人的各種珍藏，如族譜、祖徽、遺囑和手稿等，內容極為豐富，其中有很多珍貴的歷史文件。

2、率先確定開放原則，利用方式多種多樣

法國是世界上率先實行公共檔案向社會開放的國家。1790年的法國國家檔案館條例規定，檔案館實行開放原則，每周開放3天，法國公民可來館查閱檔案。開放原則的提出與實施，標志著檔案館性質的根本轉變，受到各國的重視，被譽為“檔案的人權宣言”。1970年的國家檔案館和省檔案館檔案法令規定，除有特殊情況，1940年7月以前的檔案一律對外開放。法國目前是以1979年頒布的《法蘭西共和國檔案法》為檔案開放的法律依據的。該法規定，存放到公共檔案館之前已供自由查閱的文件，在存入檔案館后，對任何要求查閱這部分檔案的人繼續開放，沒有任何限制。除這些文件之外，個人醫療文件，從產生之日算起滿150年可以開放；人事案卷，從產生之日算起滿120年可以開放；與司法事務有關的文件，包括特赦裁決書、公證人原本文件和目錄，以及戶籍和公民狀況登記冊，從文件產生或案卷完成之日算起滿100年可以開放；凡涉及個人情況，如私人和家庭生活方面的文件，以及由公共事業部門調查來的有關私人情況和行為的材料，從普查和調查之日算起滿100年可以開放；處理與私人生活有關的訴訟案的文件，或涉及國家安全和國防的文件，從產生之日算起滿60年可以開放。其他所有公共檔案，只要滿30年，均可自由查閱。凡是對外開放的檔案，如有特殊需要，可轉到研究者所在的省檔案館閱覽室使用，但不能借出國外。在檔案館閱覽室可向研究者提供利用原件，但每人每天不得超過8件。

法國檔案館采取多種形式為廣大利用者提供服務，如：在館內設立環境舒適的閱覽室提供閱覽、咨詢和自動化檢索服務；定期或不定期出版檔案檢索工具和文件匯編，法國在十九世紀已開始出版檔案目錄索引，近幾十年來開始編寫和出版檔案館指南，力爭為研究者提供更加方便的檢索工具；國家檔案館和省檔案館都設有專門的展覽大廳，把法國歷史上最著名的珍貴檔案不定期地放在陳列室陳列，介紹法國歷史，供人參觀學習；舉辦短期小型檔案展覽、報告會和座談會，開展學術交流，而且還同其他國家合作舉辦檔案展覽；為利用者提供復制件，開展縮微復制服務；

法國國家檔案館收藏的1789年8月26日頒布的《人權與公民權宣言》檔案館辦理郵寄、電話、電傳和網絡咨詢等多種業務，有效提供遠距離信息服務等等。國家檔案館專門設立了教育處，面向中學生，廣泛開展檔案利用工作。法國檔案工作者認為，只向專家學者提供利用檔案是不夠的，檔案館應面向更廣大的讀者，特別是要面向中學生，使檔案在更廣泛的范圍內發揮影響。為此，法國各檔案館定期邀請中學生到檔案館接受歷史教育，增強學生學習歷史的興趣，用檔案向他們感性地再現法國的歷史形象。

法國在建造新檔案館時，也考慮到公眾利用問題。用戶抵達的便利性是決策者必須考慮的問題。另外，他們還非常注重宣傳，不僅借助常規媒介，出版折頁宣傳品，而且還向新技術領域做了許多有益的探索，如將交互式屏幕置于開放的公眾場所，在城市的車站等地設有通往檔案館的明顯標志。

在接待利用方面，各檔案館一般都辟有很大面積的借閱大廳，這樣既可以作為檔案宣傳或展示的場地，也可以安置錄像放映機，有的甚至附設了小賣部，以便出售檔案史料出版物、視聽產品、縮微膠卷、復印件及冷、熱飲和食品。

為保持安靜，閱覽室一般很少配備電話。另外，閱覽室附近還設有一些單間，將使用有噪音的設備(打字機、錄音機、手提電腦)與讀者隔開。另有縮微膠卷查閱室，收藏品目錄室，圖紙、地圖查閱室，照片查閱室等，最珍貴和最脆弱的文件可以在特別監督的房間查閱，或者在“專用”桌子上查閱。

3、現代化管理、技術保護和庫房建設

法國國家檔案館從20世紀70年代起開始研究計算機應用，在檔案館內專門成立了信息處。該處與文化部計算中心相配合，推動了檔案管理的現代化建設。20世紀80年代，巴黎建立了三個終端，并建成了若干數據庫——公證材料數據庫、議會數據庫、授勛人員數據庫、19世紀行政機關數據庫以及和圖書館、博物館共同建立的1940年以前的藝術品數據庫、古代人名地名數據庫等。坐落在法國巴黎郊外楓丹白露的現代檔案城接收進館檔案時，都要通過計算機對其進行登記，輸入立檔單位、編號、案卷名稱、入庫時間、保管期限和存放地址等，工作人員利用計算機可快速提供檢索服務。楓丹白露的現代檔案中心在1992年底就已接收了5230個數據庫，大約450萬盤磁帶，用光盤存儲，每五年重新復制一次，有四名專職檔案工作者在電腦技術人員的配合下做這項工作。

法國十分重視原始文件替代品的利用。雖然電子技術為此提供了許多手段，如錄像盤、激光盤、數字光盤等。但這些載體都需要一定的設備，而設備的日新月異又要求不斷重新錄制，這就有可能帶來信息丟失的風險。因此，迄今為止，他們認為在持久性方面最有保障的仍是檔案縮微品。

與其他部門相比，法國檔案部門的檔案數字化上網起步較晚。盡管有的檔案館90年代初就涉獵這個領域，但直至1996年1月，在法國當時訪問量最大的網站之一文化部的網站上，上網的檔案還是空白。從那時起法國檔案部門才真正開始研究檔案文件的數字化。在法國檔案局1996年年度總結中，有19個省館研究過數字化的可能性，5個市館實現了數字化產品 (如里昂就有4970幅數字化圖像)。1997年，法國國家檔案館歷史中心建立Archim數據庫，伊夫省檔案館的貝蒂埃·索維尼地籍檔案在網上公布，這是法國最早能夠在因特網上看到的數字化檔案文件。目前，在法國國家檔案館、地區和省檔案館都設有專門處理數碼技術檔案的機構。法國最早使用數碼技術的檔案館只是為了更好地保管檔案，只在內部使用。后來，為了利用者的需要，這項技術開始用于外部信息服務，如法國很多家譜史研究者，從查閱檔案原件，逐漸發展到查閱檔案復印件，再后來發展到在網上查閱檔案。法國檔案館數字化的重點是圖表文件、照片、明信片、老海報和地圖，其余為官方文件，如民間的出生、死亡、婚姻文件，這是檔案館查找最多的文件，也是數字化最多的文件。目前，被數字化處理過的檔案文件，大都可以在網上查到。2009年，法國國家和各省檔案館已有一億三千萬頁檔案文件可以用于網上檢索，利用者在家就可以查閱通過掃描數字化的檔案文件。

在檔案現代化建設方面，法國檔案部門積極參與電子政府建設，將檔案現代化建設納入其中，整合檔案資源。如，通過法國電子政府的門戶網站，發布相關的公共數據；通過“新法國”，可查到法國在北美的一些檔案館資料。根據法國文化部要求，檔案部門還設計制作了迎合孩子們眼光和喜好的卡通性比較強的檔案網站。

法國檔案館十分重視檔案的保護修復工作，專門從博物館引進人才從事這項工作。法國的檔案保護技術十分先進和完備。他們認為保護工作的重點在于預防，在收集檔案的時候就要對檔案進行研究，制定處理方案，如在檔案進館時進行去酸處理，而后用中性卷宗夾捆扎，再上架排列。除鼠、除蟲、除菌，是過去一般使用的化學方法，對人體或檔案存在程度不同的危害，法國檔案部門目前更加提倡物理方法，如調節溫濕度等。法國檔案館館藏有各類檔案，對于保存難度大的檔案載體（紙草檔案，羊皮檔案，照片、影片檔案等），設有專門機構保管。法國檔案局特別注重檔案保護知識培訓，參加者有檔案人員，也有相關財務人員和領導，培訓可提高大家的檔案保護意識，推動檔案保護工作的開展。

在庫房建設方面，從1808年起，法國國家檔案館一直設在蘇比茲宮內。盡管蘇宮沒有羅馬的建筑那么豪華、龐大，但在巴黎仍以精致而美觀的外形得到關注和贊美。蘇宮在法國大革命期間毀壞嚴重，但中世紀城堡箭樓仍保存完好，在法國也堪稱珍稀，后得到國家財政資助，整座宮殿修葺一新，重現宏偉氣勢。樓下王子和二樓公主的起居室，金碧輝煌，紋飾精美，為典型的洛可可風格裝飾。二樓有巴士底獄的縮微模型，還有一張不同尋常的鑲金嵌銀大書桌：大革命時期雅各賓派領袖羅伯斯庇爾自殺未成，國民大會派軍隊趕到后就在這張桌子上為其包扎傷口，晚上把他送上協和廣場的斷頭臺；還是這張桌子，二戰期間英、法、意三國代表簽下停戰協議。所以說，這幢建筑的本身就是歷史的縮影和彌足珍貴的國寶。到1935年后，法國政府又改造了兩座古建筑物作為國家檔案館，從而使得國家檔案館的建筑特色十分鮮明。在法國，很多檔案館利用的是古建筑，如法國95個省的省檔案館，其大部分建筑物是在十九世紀中葉建成的。近些年來添加的檔案館或檔案展覽廳，則主要是由舊廠房、舊樓翻建成的。古老的建筑給檔案館營造了一種凝重的歷史感，使得風格各異的檔案館處處散發著濃厚的歷史文化氣息；同時，這樣的好處是檔案館就位于市中心，利用者不需要去很遠的地方。無論是舊式建筑還是新式建筑，檔案館內部設施都很完善，如空調設備、監控設施都很先進，尤其是檔案庫房環境能夠得到有效保障，即使是處于地下室的庫房，其空氣的溫濕度都能達到理想標準，而且沒有任何異味。

在法國檔案館的建筑中，一般有30%-40%的面積用于檔案利用，60%-70%用于存放檔案；檔案館一般都設有展覽廳、會議廳、視聽室、閱覽室、辦公室、技術修復室等。在檔案閱覽室里，每個利用者一般擁有5平方米的利用空間，用來查閱紙質檔案和電子檔案；檔案展覽廳一般設在檔案館大門附近，以便于對參觀者的控制和管理。

二、意大利檔案工作

意大利位于歐洲南部，是古羅馬帝國的核心部分，也是15-16世紀歐洲文藝復興的發源地。在意大利統一前各王國都有自己獨立的檔案館，1870年意大利完成統一后，在法國大革命的影響下，開始按照集中化的思想改革檔案工作，頒布了檔案工作法令和檔案館建設原則的法令，規定了檔案館的體系和管理方法，為檔案的鑒定和征集、館庫建設、開放利用等諸環節提供了法律依據，確保了政府對檔案的集中化和規范化管理。意大利現在的檔案機構體系分為：國家檔案館、非國家的行政和經濟機關檔案館和私人檔案館，其中國家檔案館有124個。意大利的檔案工作由意大利國家檔案總局負責掌管，隸屬文化和環境遺產部。檔案總局下設各職能機構，其中業務指導司負責指導國家檔案文件的補充，向檔案館移交撤銷機關檔案，指導文件鑒定和整理工作，組織檔案業務的調查研究等；檔案監督司負責對機關檔案館和公共檔案館被定為具有重要歷史意義的私人檔案實行監督。

意大利波辰市檔案館館藏珍貴羊皮檔案

國家檔案館基本上是靠國家政權的中央機關和地方機關的文件材料，以及監督和咨議機關的文件材料來補充。各檔案館與應當向檔案館移交文件材料的國家機關當局保持著經常性聯系，在各機關中建立了由三人（機關二人，檔案館一人）組成的任期三年的監督委員會。該委員會對文件的保管實行監督，負責編制目錄等各種檢索工具，以及監督文件材料移交制度的執行。該委員會同時負有鑒定委員會的職責。不經相應的地區檔案監督機關的批準，各公共機構無權對它們所保存的文件材料進行銷毀。公共機構當局必須建立專門的檔案部門，來保管超過四十年的、經過鑒定的文件材料，并為這些材料編制完備的目錄。目錄編制五份，一份保存于機關辦公室，另一份保存于檔案部門，供檔案工作者和研究者參考，其余的寄往中央國家檔委館、檔案監督機關和相應的地方國家檔案館。

意大利與法國一樣，許多檔案館設在原來用作其他用途的宮殿式建筑里，其精湛的設計，造型雄渾的外觀，常會吸引人們駐足觀賞，室內壁畫和雕塑，色彩瑰麗奪目，人物栩栩如生，可謂美不勝收，走進檔案館，人們仿佛步入了文化和藝術的殿堂，檔案利用者在潛移默化中接受了文化和藝術的熏陶。如羅馬國家檔案館、錫耶納國家檔案館、波辰市檔案館等。這些建筑物建造于十二至十五世紀，作為古代建筑藝術和古跡保存下來。意大利的建筑工程師在保留古建筑的藝術價值的前提下，把它們改建為檔案庫。如成立于1870年的羅馬國家檔案館，就設在一處于17世紀修建的宮殿式教堂里，這里曾是羅馬大學所在地，1939年羅馬大學遷出后，改造為羅馬國家檔案館。該館館藏檔案排架總長度為55千米，保存著15世紀至1871年的教皇機關政治、行政、宗教文件，羅馬市政府機關檔案，慈善機構、醫院、家族檔案以及羅馬市區建筑設計圖等，其中古老珍貴的羊皮檔案23345件，最早的為公元883年。與法國相似的檔案開放制度，使得意大利國家檔案館多年來始終擁有眾多的利用者，如羅馬國家檔案館目前的年均接待利用者超過15000人次。

考察團在意大利波辰受到市政府領導及檔案館負責人的熱情接待。他們帶我們參觀了市政府大樓和議會大廳，重點考察了波辰市檔案館庫房、館藏檔案、檔案接待室、檔案展覽室等，講述了他們重視檔案館老建筑保護，利用檔案積極開展城市記憶和歷史的保護與教育事例，還向我們贈送了波辰市市旗和多種印制精美的檔案編研出版物。