基于流程驅(qū)動的企業(yè)信息系統(tǒng)開發(fā)——遠(yuǎn)洋航運(yùn)企業(yè)的運(yùn)用

文/張筱玲

業(yè)務(wù)流程管理是現(xiàn)代企業(yè)近年來推崇的管理模式。過去傳統(tǒng)的管理模式在今天信息技術(shù)迅猛發(fā)展及全球經(jīng)濟(jì)一體化的形勢下，面臨著巨大挑戰(zhàn)。企業(yè)管理者都在思考如何能提高企業(yè)管理質(zhì)量，提升企業(yè)競爭力，使企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地，一個不陌生的名詞“業(yè)務(wù)流程管理”走進(jìn)了企業(yè)管理者和信息技術(shù)人員的視野。隨后，業(yè)務(wù)流程再造、業(yè)務(wù)流程重組、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化等與業(yè)務(wù)流程有關(guān)的名詞層出不窮，圍繞業(yè)務(wù)流程這個新概念衍生出許多應(yīng)用技術(shù)、應(yīng)用管理項(xiàng)目。眾多企業(yè)也將業(yè)務(wù)流程管理列入議事日程中，確定了以業(yè)務(wù)流程為企業(yè)質(zhì)量管理的實(shí)施導(dǎo)向的指導(dǎo)思想，開始著手編寫企業(yè)業(yè)務(wù)流程，為企業(yè)信息化建設(shè)打下了很好的基礎(chǔ)。

一、傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)開發(fā)

自1946年第一臺計算機(jī)問世以來，信息技術(shù)得到了迅速發(fā)展，信息系統(tǒng)的使用領(lǐng)域也越來越廣，各種領(lǐng)域的計算機(jī)應(yīng)用對軟件提出了更高的要求。如何保證軟件質(zhì)量，縮短軟件開發(fā)周期，提高軟件可靠性、可擴(kuò)充性和可重用性，這些問題都迫使軟件技術(shù)人員不斷地研究新的開發(fā)方法和途徑。但不論使用什么開發(fā)方法，信息系統(tǒng)的開發(fā)過程都一直使用需求驅(qū)動開發(fā)的理念來指導(dǎo)工作，即：在開發(fā)生命周期的不同階段，收集客戶針對功能、軟件和系統(tǒng)等方面的需求、反饋，并將這些需求及反饋按照已分配好的開發(fā)優(yōu)先級，通過分析、設(shè)計、測試和實(shí)施，有條不紊地實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的開發(fā)工作，最終將客戶需求在信息系統(tǒng)中得以體現(xiàn)。需求驅(qū)動開發(fā)的步驟如圖1所示：

圖1 需求驅(qū)動開發(fā)步驟

盡管軟件開發(fā)的新技術(shù)、新方法層出不窮，但這種沿用了許久的開發(fā)方式仍在軟件開發(fā)領(lǐng)域中占一席之地，且保持著旺盛的生命力。

二、流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)開發(fā)

今天，業(yè)務(wù)流程管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)不可或缺的管理手段。在用手工實(shí)施管理確實(shí)難以為繼的情況下，只有通過業(yè)務(wù)流程信息化，將業(yè)務(wù)流程處理的角色、步驟、活動通過信息系統(tǒng)固化下來，才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理，否則就可能出現(xiàn)要求與事實(shí)兩張皮的現(xiàn)象。另一方面，企業(yè)在信息化建設(shè)的過程中，已經(jīng)逐步擁有了各種各樣的信息系統(tǒng)，它們不同程度地已經(jīng)與企業(yè)的主要經(jīng)營業(yè)務(wù)相結(jié)合，成為業(yè)務(wù)人員不可或缺的支撐、服務(wù)平臺，但這些信息系統(tǒng)的操作、處理流程與企業(yè)的業(yè)務(wù)管理流程不太符合或是大相徑庭，又是當(dāng)今較多企業(yè)存在的問題，成為企業(yè)實(shí)施業(yè)務(wù)流程管理的另一個難點(diǎn)。面對這樣的狀況，企業(yè)管理者以及信息技術(shù)人員已經(jīng)把信息系統(tǒng)開發(fā)的焦點(diǎn)，從注重解決業(yè)務(wù)需求、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能轉(zhuǎn)移到關(guān)注信息系統(tǒng)是否能夠幫助企業(yè)解決手工難以解決的實(shí)際困難，并使信息系統(tǒng)的處理流程與業(yè)務(wù)流程相吻合、不沖突。在保證這些要求的前提下，再充分挖掘信息系統(tǒng)的潛力和價值，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)功能，最終達(dá)到提高企業(yè)管理水平的目的。因此，基于流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)橫空出世了，許多企業(yè)都采用購買著名軟件開發(fā)商的ERP系統(tǒng)方式來達(dá)到自己企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。

三、流程驅(qū)動的企業(yè)信息系統(tǒng)的概況

雖然業(yè)務(wù)流程管理的概念已經(jīng)被中國媒體炒得沸沸揚(yáng)揚(yáng)，越來越多的管理者也對業(yè)務(wù)流程管理產(chǎn)生了濃厚興趣，但從市場調(diào)查數(shù)字來看，目前真正能制定并加以實(shí)施業(yè)務(wù)流程管理的企業(yè)卻為數(shù)不多。企業(yè)高層管理人員比較早就開始確立了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程管理戰(zhàn)略，制定了各類相關(guān)業(yè)務(wù)的流程文件，但一直沒有相應(yīng)的信息系統(tǒng)與之配套，一切涉及流程的文件、制度、程序等的管理文檔都只是文件化管理而已。換言之，流程體系要求的業(yè)務(wù)處理順序、崗位流轉(zhuǎn)，在具體業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中是否按照流程所要求的執(zhí)行？應(yīng)該怎么檢查？檢查什么？用什么來檢查？如何將管理細(xì)化到過程控制？流程的文件化管理已經(jīng)顯得力不從心。而且，本企業(yè)正在使用的各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)是與業(yè)務(wù)流程不相關(guān)聯(lián)的純功能性管理軟件。因此，用戶非常迫切地希望能有一個以業(yè)務(wù)流程為核心，集業(yè)務(wù)流程的分析、建模、協(xié)同、監(jiān)控以及業(yè)務(wù)功能、系統(tǒng)管理于一體的基于流程驅(qū)動的企業(yè)信息系統(tǒng)。這個信息系統(tǒng)要與業(yè)務(wù)流程相關(guān)聯(lián)，并且能夠按照業(yè)務(wù)流程規(guī)定的崗位、環(huán)節(jié)去流轉(zhuǎn)并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)功能，通過信息系統(tǒng)固化業(yè)務(wù)流程，來幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的管理、監(jiān)控。

根據(jù)用戶的需求，再結(jié)合本企業(yè)的行業(yè)特性以及現(xiàn)狀，我們采用了自主、外包相結(jié)合的形式開發(fā)了一套關(guān)于船員管理完整業(yè)務(wù)的流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)。系統(tǒng)嵌入了工作流管理系統(tǒng)來集成開發(fā)，以流程管理的模式來體現(xiàn)系統(tǒng)功能，并按照業(yè)務(wù)流程描述的流向，與工作流引擎集成在一起，去定義、開發(fā)信息系統(tǒng)的處理流程。在流程中體現(xiàn)功能，在功能中結(jié)合流程，形成了有自身企業(yè)特色的流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)。這種基于流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)改變了原有系統(tǒng)需要用戶主動去操作的工作模式，使信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、修改從業(yè)務(wù)人員的“我要處理”轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)主動提示“你要處理”，流程中各個環(huán)節(jié)的崗位均是通過上游方的操作，將任務(wù)直接推送到下游方的待辦事項(xiàng)中，使流程管理從過去的“失控”到現(xiàn)在的“受控”。由于許多數(shù)據(jù)是否要錄入不再是輸入者控制著，而是由系統(tǒng)控制著應(yīng)該由誰輸入、何時輸、輸入什么數(shù)據(jù)，因此，信息處理由過去的“被動”變?yōu)楝F(xiàn)在的“主動”。

四、開發(fā)應(yīng)注意的問題

由于流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)開發(fā)與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程有著密不可分的關(guān)系，因此要特別注意以下的問題。

（1）信息系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)“一把手”工程。這是老生常談、眾人皆知的事，在開發(fā)這種流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)時就更為重要。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的參與、協(xié)調(diào)，能使一些較為難辦的事情變得簡單、暢順，尤其是涉及跨部門流程的修改。

（2）流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)開發(fā)首先要根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀，實(shí)施必要的業(yè)務(wù)流程再造。對原有的企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析，簡化流程環(huán)節(jié)，甚至剔除無效、多余、重疊的環(huán)節(jié)，保證用戶在流程中的每一環(huán)節(jié)上的操作都能最大程度地獲得價值增值，形成一個明確的業(yè)務(wù)需求。然后再從信息系統(tǒng)的視角出發(fā)，對其進(jìn)行重新整合、設(shè)計，這樣設(shè)計出來的流程驅(qū)動信息系統(tǒng)才能達(dá)到最優(yōu)效果。畢竟信息系統(tǒng)只是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的工具、平臺而已，按照一套真正優(yōu)化好的流程體系去設(shè)計才是企業(yè)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。

（3）流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)開發(fā)，是需要工作流管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)功能的集成來完成的。最佳的效果是系統(tǒng)符合高凝聚、低耦合的原則，方便業(yè)務(wù)流程與業(yè)務(wù)功能以及業(yè)務(wù)功能與業(yè)務(wù)功能之間的靈活組裝與拆卸。同時，流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)與純公文處理的OA系統(tǒng)有著天壤之別，前者需要考慮復(fù)雜的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)。因此，凡涉及系統(tǒng)框架、系統(tǒng)層面的規(guī)則、功能，最基礎(chǔ)的部分要提前設(shè)計、定義。組織機(jī)構(gòu)的建立、授權(quán)的層面、流程處理的模式，特別是針對工作流中的競爭型與非競爭型工作項(xiàng)要如何處理等等類似的問題都要提前制定好規(guī)則。工作流回收、回退時業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)該如何處理等等都需要提前設(shè)計好，否則，到了系統(tǒng)開發(fā)的中后期再去調(diào)整，將導(dǎo)致很大的修改工作量，甚至?xí)绊懙较到y(tǒng)架構(gòu)，最終造成無法修改的事實(shí)，形成系統(tǒng)的先天不足，給日后的維護(hù)工作增添麻煩。

（4）首次開發(fā)的這類系統(tǒng)將是今后基于流程驅(qū)動的其他信息系統(tǒng)的模型，因此，在設(shè)計開發(fā)的過程中，要充分考慮基礎(chǔ)類庫的建立。今后的系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該可以重用積累下來的前期成果，縮短開發(fā)時間，降低成本。

（5）設(shè)計時要充分考慮工作流程定制的靈活性和可重用性，為了今后維護(hù)工作的簡單化，應(yīng)盡可能多地采用參數(shù)定義與配置的辦法。

（6）流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)，由于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與流程的結(jié)合，導(dǎo)致數(shù)據(jù)量呈幾何級數(shù)增加，因此，系統(tǒng)軟硬件環(huán)境的要求相對較高。否則，會影響速度，導(dǎo)致系統(tǒng)不負(fù)重荷。系統(tǒng)設(shè)計時要充分考慮這個問題，程序的編寫在算法上也要優(yōu)先考慮速度問題。

（7）一個系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量的好壞始終是最終用戶關(guān)心的首要問題，要考慮測試數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)狀態(tài)及流程狀態(tài)。測試數(shù)據(jù)在一個流程中被使用一次后，一旦發(fā)現(xiàn)程序在流程的某個節(jié)點(diǎn)有BUG，程序修改后再測試時就不能重復(fù)使用這些數(shù)據(jù)了，除非在測試這個流程之前做了數(shù)據(jù)備份，但即使是做了數(shù)據(jù)備份還不能采用完全恢復(fù)的辦法，因?yàn)槠渌鞒炭赡懿]有錯誤；再者，如果一個流程有多個節(jié)點(diǎn)，而最后的節(jié)點(diǎn)有BUG，就必須從流程的開始重新測試，而不能在最后的節(jié)點(diǎn)先測試通過、再完整地從流程開始進(jìn)行測試。測試的難度影響了系統(tǒng)開發(fā)的進(jìn)度，在進(jìn)度受到影響但又要優(yōu)先保證進(jìn)度的情況下，測試工作受到了挑戰(zhàn)。因此，開發(fā)此類系統(tǒng)，測試時間的分配要比傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)還要多，只有這樣方可保證系統(tǒng)的質(zhì)量。

五、結(jié) 論

基于流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)開發(fā)，前提是企業(yè)擁有一套完整、優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程管理體系。無論企業(yè)的業(yè)務(wù)流程管理當(dāng)前處于什么狀態(tài)，都可以借助開發(fā)流程驅(qū)動的信息系統(tǒng)這個契機(jī)讓企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重構(gòu)。重構(gòu)的程度應(yīng)該視企業(yè)現(xiàn)狀，不必一刀切地全部進(jìn)行，只有使業(yè)務(wù)流程得到逐步完善，讓企業(yè)管理再上一個臺階，才能逐步提升企業(yè)的核心競爭力。

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