ERP環境下的銷售企業財務管理

□張傳軍

ERP系統從財務集成的基礎、財務集成的內容、財務集成的技術實現等三方面實現了財務數據的全面集成，推動了財務、業務一體化的實現，使企業的財務管理從較為封閉單一的傳統模式向集成化的全面的信息化管理發展。然而，在中國石化全面推進ERP系統集成應用的進程中，各企業的財務管理也遇到了一些問題。ERP系統集成應用既是提高企業經營管理水平的有力武器，也對財務管理工作提出了新的挑戰。進一步了解和熟悉ERP模塊集成知識，學好、用好ERP規則，是利用先進的信息手段提升財務管理水平的必由之路。

ERP環境下的財務管理模式

ERP系統是一個在整個企業范圍內應用的、高度集成的信息系統，它為使用單位提供了一個高度透明的業務和管理平臺。在這個平臺上所有源數據只需在唯一的進口輸入一次，就可以把邏輯上相關聯的部分連接在一起，即在處理采購、生產、銷售、收款、發貨、盤點等業務的同時，系統會根據事先設定的規則，自動選擇應記入的相關會計科目，在子分類賬生成實時的會計分錄，自動產生相應的會計憑證，完全取消了重復工作和多余數據。集成化的業務處理取代了傳統的人工操作，數據在各業務系統、不同的模塊之間根據規則互相作用、共享使用。

一個單位SAP系統上線之后，財務管理的模式會較上線前有較大變化，其主要原因就在于系統已集成性地嵌入主要業務之中以及控制手段的多樣化，使得財務信息在實時性、事前控制力等方面得到大幅提升，進一步推動了財務部門從傳統的以核算為主向管理會計轉化。

ERP應用對財務管理的影響

ERP系統模塊集成應用對財務管理的影響是多方面的。

1.集成后財務數據源變化對財務管理的影響。在集團公司ERP系統中，MRO、MM、SD、PS、PM等后勤模塊中物料主數據、供應商主數據、客戶主數據等基礎信息是財務集成的基礎，集成流程前端業務操作沒有實現時，后期財務動作無法完成；同時，后勤模塊中涉及價值變動的操作會形成相應的會計憑證。例如，MRO模塊收貨后會產生應付暫估款項，發貨后維修工單上會產生相應的材料成本；MM模塊物料在ERP系統中任何移動記賬都會自動產生FI/CO模塊所需要的會計、成本憑證，而采購收貨過賬業務完成后，財務人員才能對采購合同進行發票校驗、付款業務流程；SD模塊在出具或沖銷銷售發票時，同時自動產生相應的會計憑證，記入應收賬款與銷售收入等科目，如果出具發票日期不正確，將導致會計憑證記賬日期不正確，或者不能產生會計憑證，從而影響財務數據；PS模塊項目結算集成實現項目款項支付、成本歸集、項目結轉等功能；PM模塊檢維修上線后，修理費必須通過系統中的維修計劃發生，在維修計劃中結算的修理費用額度須與財務數據一致。所有這些后勤模塊的相關財務信息均自動歸集到財務數據序列中，最終直接影響財務報表及分析的質量。

2.財務模塊對后勤模塊的主要影響。財務模塊對后勤模塊的影響主要包括以下幾方面：物料賬期間、財務期間、CO期間等設置對于后勤模塊涉及物料過賬的業務起到控制作用；基金管理（FM）業務數據對后勤模塊進行實時的預算控制，在終端用戶的操作過程中若遇到預算超支的情形，該業務將無法進行，必須取得預算追加后方可繼續；財務模塊客戶余額狀態及客戶信用主數據的維護情況直接影響SD模塊銷售開票業務等。

3.財務管理的核算者、管理方式的變化給財務部門帶來的挑戰。ERP上線后，財務管理的核算者、管理方式等較傳統的財務管理變化大，涉及業務經營的主要核算工作已基本由財務人員轉為經營部門人員操作，管理方式也從原來的事后核算為主轉為事前控制、在線管理為主。以山東石油分公司ERP上線后相關情況來看，財務人員對于ERP環境下的財務管理存在如下疑問：采購過程中的收貨明細單據看不到了，怎么能把住進貨關？營業室開票銷售的時候就把成本結轉了，銷售收入在售油的時候就已經進行了確認，那還要財務人員干什么？存貨盤點后的處理是由物流庫存管理員來輸入系統，怎么才能夠查到？諸如此類的疑惑數不勝數，財務部門會質疑ERP環境下財務對采購、銷售、庫存等集成業務的控制能力，而實質上ERP的財務管理能力遠較傳統財務軟件集成與強大。

提升管理水平的路徑

銷售企業的財務管理要適應ERP環境，進而提高管理水平，主要應注意如下方面：

1.財務部門要主動組織財務人員加強集成知識學習，熟悉跨模塊業務。目前中國石化銷售企業ERP系統運行維護工作整體還處于初期，財務人員普遍對ERP集成知識缺乏深入了解，對于ERP上線后如何開展財務業務存在不少疑惑。財務部門領導要主動把財務人員ERP集成知識的學習列入日常的財務學習計劃。財務人員明白了ERP是怎么回事，知道哪些關鍵的控制點對于財務工作影響的原理，自然就能對新環境下的財務管理做到心中有數、有重點地去抓。山東石油對財務人員ERP集成知識學習非常重視，區分管理層、最終操作用戶、運維人員等不同對象，通過知識講座、專項集中培訓、視頻信息課堂等方式對財務人員進行再教育，取得了良好的成效。

2.財務觸角要適應ERP環境下的監控需要，學會利用ERP規則提升財務管理水平。由于ERP環境下集成業務核算人員、分工、核算方式、數據形成模式等都較傳統管理方式發生了很大變化，財務部門對主要的采購、生產、銷售、存貨等業務基本不再核算，在此情況下，必須轉換必要的財務管理手段來保持和提高對經營業務的監管。在選擇財務管理手段時必須對ERP規則熟悉，以便把具體的財務需求與之完美結合。同時，要減少把傳統的財務管理方式變相移植到ERP財務管理上的情況，做到管要管到點子上，防止在經系統嚴密控制的管理節點上做大量的無用功。實際業務中，對于某些基礎系統單據，如數據量占到銷售企業ERP數據庫資源80%以上的零售單據、大量單筆收貨明細單據、油庫到加油站內部移庫單等，在系統中已得到有效控制的情況下，不需要硬性作出在相關憑證上附紙質單據等規定，而應把工作重點放到系統沒有完全管住的地方。

3.加強對ERP集成控制點的監控，提升新環境下的財務管理水平。

一是重視集成模塊數據對整個財務核算數據質量的影響。財務人員尤其要關注那些通過線外模板數據整理后采取自動或者手工方式批量導入ERP系統的大量數據，如零售數據、油品溢耗處置數據等，從財務管理的角度把好數據質量關。

二是關注集成業務更改控制點。ERP系統集成業務因技術問題需要財務手工更正或沖銷憑證的，應履行審批手續，待問題解決后與集成模塊一并調整。尤其需要重視月結時ERP兩個月度期間同時處于開啟狀態的情況，避免因ERP規則與傳統月結觀念的不同而出現問題。

三是關注日清日結工作，抓好月結、年結流程控制點。日清日結工作既是ERP的一個有效的工作檢查手段，也是較容易出問題的地方。應重點關注如未清采購訂單、未清銷售訂單等清理，通過月末現場監盤核實企業存貨和收入的真實性和準確性，月結后要確保ERP系統子分類賬與總賬金額的一致、賬表一致等。