衛生防疫檔案建設的研究綜述

薛麗宏

山東省萊陽市疾病預防控制中心（265200）

1 檔案在衛生防疫工作中的重要作用

檔案可以為工作人員的科研工作提供極大的便利條件，節約大量的人力和物力資源；檔案可以提高職工利用檔案的意識和能力，防疫工作者不僅可以通過查詢檔案提高自身的意識，也可以通過逐漸的積累提高檔案利用的效益；檔案利用經濟和社會效益明顯，煙臺市衛生防疫站統計報導，2000至2004年，由于檔案的利用，共節約人力800多人次，節約財力60余萬元，促進經濟效益上百萬元[1]。

2 衛生防疫檔案建設中所面臨的挑戰

衛生防疫職責已經由原來的承擔主要的傳染病預防控制拓展到現在的預防傳染病、慢性非傳染病、職業病和對突發疫情的調查處理，由于職責的拓展，勢必導致檔案收集范圍的擴大[2]。由于防疫工作的任務的拓展，檔案所發揮職能的大小勢必影響到防疫工作的進展，這就要求我們建立一個強大的檔案庫來支持防疫工作的順利進行。

3 解決措施

要想做好衛生防疫檔案建設工作，就必須從多方面、多渠道同時進行，多管齊下，才能做好新時代的衛生防疫工作。

3.1 加強防疫檔案的法制建設

3.1.1 檔案法制建設的必要性

檔案法的建立，既可以規范管理者的行為，又可以為管理者依法管理檔案營造了良好的氛圍；檔案是不可再生資源，因此加強檔案的法制建設對檔案的安全、保存和使用創造了有利的條件。

3.1.2 檔案法制建設的思路和對策

為了全面提高全社會公民的檔案法制意識，加強檔案的法制建設，確保依法治檔，應該從幾個方面探索：加強檔案法宣傳的力度廣度和深度；加強檔案法制隊伍的建設；不斷探索依法治檔的新途徑[3]。

3.2 提高防疫檔案的業務研究

高度重視，切實把檔案工作放在重要位置；科學投入，不斷改善檔案工作條件，合理規劃，優化庫房，配置一系列檔案設施；強化管理，全面提升檔案工作者的水平；注重開發，著力增強檔案工作服務能力，及時進行工作整理，建立檢索系統并且挖掘檔案資源[4]。

（4）提升臨床帶教教師綜合素質。要求帶教教師參加學校組織的有關教學的網絡課程培訓，鼓勵年輕帶教教師參加教師資格培訓，加大對帶教教師理論培訓和考核力度，以提升臨床帶教教師綜合素質。

3.3 加速防疫檔案的信息化建設

3.3.1 檔案信息化規章制度的改善

改善檔案的信息化規章制度，可以加速檔案的信息化建設。制度的建立至關重要，首選科學的進行規劃和指導，然后循序漸進的發現和改善制度上的缺陷和不足，借鑒成果的案例經驗并且吸取失敗案例的教訓。

3.3.2 檔案人才隊伍的建設以及管理人員意識的提高

檔案管理人員的業務素質直接影響到檔案建設的好壞與成敗，增加管理人員的數量和提高管理人才的意識對檔案建設起到至關的作用。可以聘請專業的人員定期對這些人進行培訓和指導，不斷提高他們的業務水平和職業技能，并且重視管理人才意識的提高。

3.3.3 加強檔案信息化建設的宣傳工作

不僅要對檔案管理者進行信息化宣傳，同時也要重視對檔案使用者以及普通人的宣傳工作，提高全面對檔案信息化建設的意識、認可和支持。

3.3.4 硬件設備的改善為檔案信息化的建立創造物質條件

建立一個強大的信息庫，將所有的檔案信息輸入計算機，建立一個強大的以硬盤為載體的數據庫，并且將之聯網，同時建立一個檢索系統，最終達到只要檢索關鍵詞條就可以立即從計算機系統上調集數據，達到信息的瞬間采集和使用。

3.4 加強對防疫檔案安全的保護

3.4.1 發生嚴重的自然災難情況下的檔案保護

確保在發生地震等自然災害的時候能迅速組織對檔案的搶救工作。提前做好規劃和人員的任務分配。強化責任，強化措施，細化任務分工。在災害發生的時候，保證人員安全的情況下能夠最快的對檔案進行轉移，保證檔案的安全。

3.4.2 電子檔案的安全保護措施

載體質量的保證和載體安全的保護；電子檔案物理歸檔的保護；檔案庫中的電子檔案的保護；以硬拷貝與電子拷貝雙重方式管理和保護電子檔案；文件在生成、運轉直到成為檔案的過程中，紙質文件與電子文件共存，互為補充[5]。

3.4.3 加強檔案設備的檢修力度、維護和對檔案的存放環境的監管

要強化責任制，細化分工，平時對存放和傳輸檔案的設備進行定期的檢修和維護，發現問題能夠及時進行更正，做到絕不忽視一個小問題，堅決消除存在的每一個小的隱患；同時對存放這些設備的環境進行監督，例如空氣的濕度，有無發霉、發潮等現象，使檔案能夠妥善安全的被存放以便于日后的使用。

3.4.4 檔案版權的保護以及保密性的落實

利用水印等科技對檔案的版權進行保護，并且加強物理檔案盒電子檔案保密性的管理，尤其針對電子檔案容易流失的特點，著重對計算機系統的安全性進行管理。

4 結 語

相信通過加強衛生防疫檔案的建設工作，以及我們所有工作人員在這方面的不懈努力，我國的衛生防疫工作一定會越來越走向正規，衛生防疫工作會發揮出越來越大的作用，為世界衛生防疫工作貢獻出一份力量。

[1]侯月英,祝靜,邵長平.淺談檔案在衛生防疫工作中的作用[J].中國醫學科學和生·監督管理,2006,3(8):59.

[2]王剛.新形勢下衛生防疫檔案工作的挑戰與對策[J].中國醫藥指南,2009,7(20):157.

[3]盧慧軍.試論新形勢下的檔案法制建設[J].蘭臺世界,2008,51(21):56.

[4]王洪濤,趙鴻博.強化檔案管理,提升服務水平[J].蘭臺風景線,2009(12):55.

[5]王萍,王強,王志才.電子檔案安全保護措施的局限性及對策分析[J].檔案學研究,2007(5):57.