用ERP強化銷售業務內控管理的路徑

□

集團公司開展內控管理工作以來，ERP系統成為規范企業業務流程，加強權限管理的重要技術手段，內控工作的開展也促進了ERP系統的規范管理，深化了ERP系統的應用，推動了規章制度的有效執行。中國石化ERP系統目前正從建設時期轉入深化應用時期，如何將內控制度和ERP運行更好地結合，使ERP系統在內控管理中發揮更大作用，是今后需要長期解決的重要問題。本文結合中原油田銷售企業的情況，就如何應用ERP系統來加強銷售業務的內控管理做一探討。

ERP加強銷售業務內控管理的功能與效果

按照企業內控銷售流程要求，ERP要對銷售計劃、客戶準入及信用管理、銷售價格、發貨計量、財務收款及結算等重點環節實施嚴格控制，平衡和制約不相容崗位間的工作處理權限。

（一）銷售計劃控制。ERP是通過訂單數量來反映銷售計劃的（此處銷售計劃僅指數量計劃），訂單數量與計劃始終保持一致，系統控制基層發貨單數量不能大于訂單數量。系統通過用戶權限配置，使企業業務管理部門擁有創建銷售訂單權限，基層單位只有發貨權限。

（二）客戶準入和信用控制。主要包括客戶準入和信用管理兩個方面。ERP對客戶準入實施三個環節的控制：一是由業務管理部門以國家有關法律法規和內控制度要求為標準對客戶資質進行審查；二是資質審查通過后，還要向總部標準化編碼網站申請ERP客戶編碼，再由主數據管理人員將客戶信息錄入系統后，才能真正實現企業與客戶的貿易往來；三是客戶信息錄入分基本視圖錄入和擴展視圖錄入兩部分，分別由總部和企業單獨完成，這種方式保證了進入ERP系統的客戶信息更加公開、透明。ERP系統啟用客戶信用管理，將不同客戶設置為高、中、低三種風險級別，一旦發現信貸數據超限，系統立即凍結銷售訂單，關閉發貨流程，直至客戶繳納規定數額的貨款后才重新打開銷售流程，有效降低了銷售貨款回收的風險。

（三）價格控制。按照內控管理的要求，ERP在系統中采用以下方法對價格管理進行控制：一是將銷售訂單價格鎖死，使銷售人員無權在系統中調整價格，必須由財務人員維護價格主數據；二是在一般產品的銷售價格審批方面，開發了銷售指導價線上審批程序，在ERP系統中設定了不同級別的價格審批權限，取消了以往填報紙質價格申請的方式，使銷售模塊的ERP應用水平進一步加深。

（四）發貨控制。一是數量控制。除限定發貨數量不能大于訂單的計劃量外，還可設定發貨容差，進一步控制發貨數量。二是發運方式、地點控制。在發貨單中可以限定產品的發運方式，如公路運輸、鐵路運輸或管道運輸；還可限制提貨地點，并使不同提貨點的操作人員在ERP中發貨權限無交叉，實現了內控管理對發貨權限的控制要求。

（五）財務收款和結算。ERP系統可自動核對內、外部數據的發生額及余額是否符合指定的邏輯關系，并把異常情況及時提交給財務部門進行核對，如財務部門記錄的往來款項是否與銷售部門實現的銷售收入相符，庫存變動是否與生產部門實際的出入庫情況相符以及通過對賬單核對企業收付的資金是否與銀行記錄相符等。

（六）不相容崗位設計。中國石化內控制度權限指引中明確了部分崗位的權限劃分，但不夠詳細，中原油田又從內控業務流程描述中歸納出其他不相容崗位的設計原則，編制了不相容崗位清單和ERP不相容角色矩陣，以此為指導設計和規范ERP系統的用戶權限。

通過上述六項功能設置，ERP在強化內控管理上主要取得了兩個方面的效果：一是提高了控制效率。在內控管理的相互牽制、核對、檢查監督等重要措施實施過程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作，信息處理工作量非常大，利用ERP手段解決這些問題提高了工作效率，降低了管理成本。二是限制了主觀因素。實施ERP后，一切以系統規范的標準進行操作，一切按系統出具的數據說話，使得控制人或檢查人礙于人情而喪失原則的情況大為減少。當系統中出現不規范操作時，ERP會及時進行提醒，必要時關閉流程，有效控制了經營風險。

內控制度和ERP需要更好結合

中國石化ERP系統與內控制度的結合有待進一步提高，內控要求的一些控制點還沒有在ERP中實現，而ERP本身提供的很多強大功能也沒有得到充分挖掘。實現內控制度和ERP運行的更好結合，使ERP系統在內控管理中發揮更大作用，應注意解決以下問題：

一是加快總部ERP建設，推進ERP深化應用程度。只有在總部層面全面推廣使用ERP，才能使中國石化整體信息化水平大幅提高，ERP深化應用程度更加深入。如原油等統配產品銷售，要求嚴格執行國家和股份公司計劃，如果總部層面實施配置計劃流程，并由總部錄入價格信息，會使銷售流程更加符合內控管理的要求。

二是細化內控管理流程，提高ERP可操作性。目前集團公司內控制度中對各業務流程的描述不夠詳細，需要對不同板塊、不同類型的企業進行細分，尤其是對ERP操作部分更要明確具體操作方式。例如，一些后期開發的線上審批程序，如價格審批，是否還需要保留紙質審批文檔；對系統作廢單據的具體處理方法以及統一容差設定標準等，這些問題都需要進一步明確和細化。

三是細分不相容崗位權限，提高權限管理水平。ERP系統主要采用角色值分配的方式控制每個用戶的操作權限，這種方式對權限的控制非常嚴格，非常適用于內控制度不相容崗位間的權限劃分。但是目前內控制度中并沒有給出具體的不相容崗位的設置要求，各企業僅憑自己對內控的理解和工作實際編制不相容崗位清單和ERP角色矩陣，標準不統一容易出現管理漏洞，建議股份公司對不相容崗位的權限設計進行規范，出臺統一標準。

ERP系統可以在提高會計信息質量、保障內控制度執行等方面發揮重要作用。但是，技術不是萬能的，并不是所有的控制目標都可以量化，也不是所有的控制手段都可以通過程序進行模擬，僅憑ERP系統不能保證內部控制制度的落實。ERP系統只是一種管理工具，能否發揮作用取決于企業管理層的支持程度、系統使用者的素質和態度以及企業的文化傳統、經營方式等環境因素，只有將管理思想與信息技術完美結合，才是實現企業內控真正有效的解決之道。