快捷方便\\與時俱進做好電子文檔管理工作

摘要：檔案是一種信息資源，同時也是一種無形的財富。檔案工作作為學院管理的一項基礎工作。用計算機管理已是人所共識。二十世紀的今天，國家加大了對檔案工作的重視程度，檔案事業正以健康快速的步伐持續發展。作為高等職業技術學院的檔案工作者，應學會快捷方便、與時俱進地做好電子文檔管理工作。

關鍵詞：高等專業技術學院 辦公室電子文檔 管理

檔案是一種信息資源，同時也是一種無形的財富。檔案工作作為學院管理的一項基礎工作，用計算機管理已是人所共識。二十世紀的今天，國家加大了對檔案工作的重視程度，檔案事業正以健康快速的步伐持續發展。筆者身為一名高等職業技術學院的檔案工作者，結合自己十多年的工作實踐，在此想談一談對學院辦公室電子文檔管理工作的幾點體會。

一、傳統的檔案管理

以往的檔案管理一般分為“收”、“管”、“用”三個環節，“收”指的是收集的文件材料要做到齊全完整，才可能有豐富的檔案內容，發揮較好的檔案利用作用。“管”這一環節包括兩個方面，一是對各種檔案科學分類的管理，二是指檔案工作的管理模式。第三是“用”，檔案工作最終的根本目的便是利用。而學院辦公室電子文檔管理工作和其它行業檔案利用一樣存在一樣的通病：坐等上門。長此下去。勢必會影響檔案工作在一個單位中應有的地位。

二、電子文檔管理

(一)電子文檔管理的優點

1.建檔方便。高等職業技術學院這一類規模的單位，我們只需要一臺配備有“WORD”和“EXCEL”的電腦，就可以很好地完成辦公室的建檔。

2.使用快捷。建檔完成后，檔案保管員再把檔案的原始資料按類別、順序輸入電腦，需要查找檔案的時候，只要在計算機中輸入關鍵字或日期或文號，就可以迅速地搜索到你所要查詢的資料，從而提高檔案的利用率。

3.保存期限較長。一般的紙質文檔，保存期限最長也不過幾十年，而用計算機保存最長壽命可達150年之久，并且電子文檔還具有存儲量大、不占地方的優點，既節約空間又能延長保存期限，可以說是一舉兩得。

4.倡導節約。大家都知道傳統的紙質文檔成本較高，既要使用油墨，又要浪費紙張，而使用電子文檔就可以很好地節約費用。如果下一步能采用電子政務的方式，完全靠網絡來傳導信息，則更能節約大量的辦公經費開支。

(二)電子文檔管理存在的問題和解決的辦法

1.電子文檔管理人員素質水平有待提高。檔案人員應該具備以下素質：首先知識面要拓寬，尤其是計算機操作能力要強。一般的高等專業技術學院都不可能設置專門的辦公室文檔管理人員，所以我們的文檔人員就要一專多能，一人能勝任多崗。二是參與學院管理的意識既要主動又要有預見性，能夠為學院工作出謀劃策，提前介入，超前服務。三是對學習文化、業務知識要從深層次上來消化吸收，不僅要精通理論，而且要能夠活學活用。針對這方面的問題，我們就應該加強計算機專業技術及相關技能培訓。

2.加強檔案管理制度迫在眉睫。由于電子文件的易被修改和刪除等特性，電子文檔同紙質文件相比更容易失真或丟失，這就要建立相應的電子文件管理的規章制度。這一點，就對管理者的職業素質提出了更高的要求。管理者要努力研究業務，以紙質文件管理方法為基礎，找出電子文件的特殊之處，制定出比較完善的適應本部門使用的電子文件管理制度，做到電子文件管理有章可循。結合電子文件的諸多特性來看，加強管理者的職業道德素質教育、培養工作人員的責任心和使命感顯得極為重要。

3.注意電子文檔的保存與清除。電子文件的管理要避免不區分價值，一律作為原始數據保存。這樣做的好處就是保存了全部的信息，無論你想查看什么內容都可以；而不妥之處則在于，辦公自動化的日益深化，日后所形成的電子文件勢必呈幾何級增長，如果按此種方法對電子文件完全備份，這對人力、物力、財力都將是一種浪費。所以，管理者要能夠對需要存檔的電子文件有認識和區分，及時清除一些沒有價值的電子文件。

4.做好電子文檔的保管和保密工作。具有長期保存價值的電子文件必須要歸檔保存，對于歸檔的電子文件，按照規定應該脫機保存，現在最流行的是使用光盤刻錄技術。雖然光盤的法律地位還沒有確定，沒有統一的國際標準，但其廣泛應用之勢越來越猛。而且，價格低廉、存儲量大、讀寫速度快、易保存等特點也使得電子光盤成為愈來愈多單位存儲電子檔案的首選。

三、結束語

我國加入WTO之后，發展、應用現代化科技技術成為首要問題，所以在檔案工作中應用電子文檔，成為當前檔案工作者的一大工作方法。用計算機“武裝”起來的檔案工作，將會更為系統、全面、便捷地提供各種信息。我院的上級主管部門——云南省林業廳在2005年年初下達了《關于上報有關資料到OA辦公系統的通知》，這意味著下一步廳辦公室將建立云南林業資源庫、數據庫，啟動0A辦公自動化系統，也就是說“電子政務”管理將切實在我們的工作中得到應用，而“電子政務”的前提就是電子文檔，我們只有熟練掌握了電子文檔的操作和應用，才能為即將到來的“電子政務”時代更好地服務，為學院的管理更好地服務!