Powerpoint在演示及報告中的應用技巧

[摘要]在我們的工作和學習當中，經(jīng)常需要向他人介紹和演示我們自己的產(chǎn)品、設(shè)計、研究成果等。老師上課需要用多媒體課件來進行輔助教學；學生畢業(yè)找工作的時候向用人單位發(fā)送電子簡歷；在工作中，進行述職的時候需要的述職報告等等，我們都離不開PowerPoint(以下簡稱PPT)。PPT因操作簡單且成本低廉得到了廣泛的應用。本文克服傳統(tǒng)PPT的局限，從文字和色彩應用兩個重要方面泉闡述優(yōu)秀PPT的制作過程。

[關(guān)鍵詞]PPT 報告 文字 色彩

據(jù)統(tǒng)計，每天有超過三千場的演講或展示使用了PPT，每天有超過三千萬個PPT作品被創(chuàng)作出來，每天至少有三億人在看PPT。PPT因操作簡單且成本低廉得到了廣泛的應用。

我們經(jīng)常在一些報告會或者演講中。看到一些幻燈片上布滿密密麻麻的文字，作為聽眾，不知道是該仔細聽演講者的演說，還是該認真讀讀PPT上的文字。其實。聽眾對信息的獲得應該來自演講者的講述，而不是費力地閱讀屏幕上面的文字。實際上，一場成功的報告會，主要取決于演說者的魅力以及演說內(nèi)容對聽眾的吸引程度，因此要記住，PPT僅僅是輔助工具，只有優(yōu)秀的PPT才能幫助你更輕松地實現(xiàn)成功的報告。

怎樣才能做出優(yōu)秀的PPT呢?要從PPT制作的兩個重要方面來考慮，文字和色彩的應用。

一、文字的應用

1 文字要盡可能少。

PPT在演示及報告中使用的時候，通常是作為一個輔助的工具來使用的。如果簡單地把Word里的文字照搬到PPT中，不做任何修改就直接進行演示，那么PPT根本就沒有存在的必要了。既然是輔助進行演講和報告的工具，那么PPT當中的文字，應該是起到點題或是提點的作用。點題。就是在PPT中的文字體現(xiàn)了報告的重點，并且能夠引發(fā)聽眾思考或是使聽眾產(chǎn)生共鳴的，剩下的事情就由報告者去完成；提點，是針對報告者而言的，PPT中的文字起到提醒報告者的作用，使報告者的報告具有連貫統(tǒng)一性。

2 用圖像和圖表來描述文字。

研究表明，有70％的人對圖的理解速度要遠遠快于對文字的理解速度。生動、形象的圖像當然比抽象的文字演示要更為吸引聽眾。因此，要達到好的報告效果，PPT中的文字不能太多。能用圖像或者圖表說明問題的，就盡量用圖像和圖表來代替抽象的文字，結(jié)合報告者的分析和解釋，使聽眾理解圖像和圖表的意義，這樣的報告效果更加理想。

3 文字要有統(tǒng)一的格式。

除了文字不能過多之外，還要注意具有統(tǒng)一的格式(字體、字號、顏色等)，以使PPT具有美感，在一定程度上也達到吸引聽眾的效果。在字體選擇上要注意的是，不同的報告使用不同的字體，比如政府工作報告用宋體宋體現(xiàn)嚴謹、莊重。平面設(shè)計產(chǎn)品展示報告用隸書來體現(xiàn)藝術(shù)性等。在字號選擇上，作為一份演示報告。要使坐在最末尾的聽眾也能順利看到PPT中的文字，字號要選擇足夠大的。日本工程師高橋發(fā)明的被稱為“高橋法”的PPT設(shè)計方法，用極端簡單的方法呈現(xiàn)文字，每一頁PPT不超過10個文字。采用極大的字體凸顯在屏幕中央。高橋認為，采用幾個特大字突出報告關(guān)鍵詞，有極強的視覺沖擊力，讓人難忘。

二、色彩的應用

PPT色彩搭配是吸引聽眾的另一個重要因素。對于非設(shè)計專業(yè)人士來說，應用色彩時只要遵循一定的規(guī)律，也能夠做出出彩的PPT。

在PPT配色時，對比著美術(shù)學中的色相環(huán)(圖1)，掌握以下色彩組合的五種基本規(guī)律，就能夠在PPT中很好地應用色彩。

1 單色搭配。

單色搭配(如圖2)，指的是以色相環(huán)中某一種顏色和它的明、暗色進行搭配，整個PPT畫面看起來協(xié)調(diào)統(tǒng)一，給人以安靜、祥和的感覺。如綠色、深綠色和淺綠色的搭配。

2 相鄰色搭配。

相鄰色搭配(如圖3)，指的是以色相環(huán)中的任意三個連續(xù)的顏色進行搭配，整個PFT看起來除了色調(diào)舒適以外，色彩比單色顯得更為豐富。如綠色、黃綠色和黃色的搭配。

3 對比色搭配。

對比色搭配(如圖4)，指的是色相環(huán)中內(nèi)環(huán)直徑兩端的兩種顏色進行搭配，由于對比色放在一起，給人的視覺沖擊比較強烈，所以在使用對比色的時候，不能大片面積地對比使用，而是要以某一種顏色作為主色，另一種顏色作為輔色，輔色僅僅是作為裝飾或點綴來使用。通常為了突出主題和內(nèi)容時使用對比色設(shè)計。常見的紅綠、藍橙、黃紫。

4 三角色搭配。

三角色搭配(如圖5)，指的是色相環(huán)中能任意組成一個等邊三角形的三種顏色稱之為三角色，如紅、黃、藍三種顏色的搭配。

5 黑白灰色搭配。

色相環(huán)中，投有黑白灰色。黑白灰是色彩中的五彩色，可以和任何色彩搭配，因此被稱為萬能色。當選定一種顏色之后，不知道該如何進行色彩搭配的時候，用黑、白或者灰色來搭配，肯定沒問題。有時候在使用對比色的時候，在對比色，臨界的地方加上黑、白或者灰色，讓色彩的過度顯得沒有那么突兀，又可以起到視覺緩沖的作用。在單色搭配中添加黑、白或者灰色，則可以增加PP丁的色彩層次感。

三、文字和色彩的綜合應用

1 文字和色彩背景的搭配。

(1)單色的應用，背景顏色比較淺的，就選擇單色中比較深的顏色(趨近于黑色)作為文字的顏色，相反，背景顏色比較深的，就選擇單色中較淺的顏色(趨近于白色)作為文字的顏色。文字與背景色要產(chǎn)生一定的深淺對比，才能突出文字，使文字清晰顯示。

(2)相鄰色的應用。選擇距離最遠的兩種顏色，一個作為底色，一個作為文字的顏色。如黃、綠兩種顏色，可以用淺綠和深黃進行搭配，或者是淺黃和深綠進行搭配。和單色一樣，文字和背景也要有深淺對比，才能凸顯文字。

(3)對比色的應用。選擇對比色中的一種顏色作為底色，另一種顏色作為文字的顏色，由于對比色明顯的視覺沖突，在使用時，選擇明度不同的顏色信息即可。常見的紅色和綠色，當紅色作為字體的顏色時，我們可以選擇最亮的紅色，綠色的底色選擇偏淺或者是偏深的，減少文字和背景強烈的視覺沖突。

(4)三角色的應用。選擇其中的兩種顏色作為背景色，第三種顏色作為字體的顏色，同樣也要有色彩深淺對比，才能凸顯文字。如紅黃藍，用藍色和黃色的大小不一、深淺不同的圓形作背景，紅色作為文字的顏色。

(5)黑白灰色應用。白底黑字和黑底白字是應用最多的顏色搭配。

純色背景和文字搭配顯得比較單調(diào)，通常在背景中添加圖形或線條來增加PP十的層次感。

2 文字和背景圖片的搭配。

(1)以背景圖片色作為文字顏色。

在有清晰圖片背景的PPT中應用文字，由于背景色彩信息比較豐富，不能清晰顯示文字，可以專門劃出一塊區(qū)域，填充上黑、白或者灰色，選擇背景圖片中的某一種顏色作為文字的顏色，這樣的搭配，使PPT的整體色調(diào)感覺較好，達到理想的視覺效果。

(2)以背景圖片色作為文字底色。

針對清晰的圖片背景，色彩信息也比較豐富時，劃出的文字區(qū)域，填充上背景圖片中的色彩信息最多的顏色，并適當調(diào)整透明度，當填充的顏色較深時，用背景圖片中最淺的顏色(或者白色)作為字體的顏色；當填充的顏色較淺時，用背景圖片中最深的顏色(或者灰、黑色)作為字體的顏色。

文字顏色與背景圖片的顏色也要有對比，以凸顯文字。