談專題檔案信息數據庫系統的開發檢索與利用

[中圖分類號]G203[文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234(2010)01 — 0148 — 01

建立專題檔案信息數據庫是企業檔案部門不斷挖掘企業檔案信息資源，為企業改革和發展提供有效服務的一種重要方式。如何更好地開發檔案信息資源，提高檔案信息的利用價值，是人們關注的熱點問題之一。

一般來說，企業檔案是以產品檔案為主體。企業為了生存就要不斷開發新產品，這樣，產品檔案數量大增，而用傳統的手工管理方式已不能滿足利用的需要，迫切需要應用計算機來管理。經過實踐，建立專題檔案信息數據庫系統，能很好的解決上述問題，為產品檔案的利用提供了快捷的途徑。

一、產品零件檔案管理系統

本系統選用于開發的軟件VisualBasic6.0作為開發平臺，后端數據庫支持軟件Access97作為數據庫。在良好的開發環境下，用較短的時間開發出了適合本系統的應用程序，具體程序設計方法的步驟是:1.首先開展全面系統的調查研究，弄清產品零件圖紙管理的職能范圍和業務流程，以及檔案管理需要的功能要求。2.通過對產品的零件圖紙管理類數據的分析歸納，抽象出邏輯上的相對獨立的數據基本單位(字段)。3.以圖紙的卷內目錄、更改單為基本單位進行處理和操作，在此基礎上確定了系統信息的結構和數據結構，從而形成了本系統的體系結構。

主要功能:數據修改瀏覽功能，數據查詢功能，數據打印輸出功能。

二、產品零件檔案管理系統的作用

1.產品零件檔案管理系統的開發，滿足了企業產品檔案管理工作的需要。系統提供的信息相對集中和系統有較強的針對性，給利用者節約查找檔案的時間，減少了勞動量，提高了效率。該系統為用戶提供經過核實和校正的檔案信息，因此信息準確、可靠。

在該系統內，可通過查詢產品明細表，迅速查到每套產品圖所需零件的情況，并可單獨打印成套產品圖明細表提供利用。

2.滿足QS9000、VDA6.1質量體系認證的要求。QS9000質量體系認證要求檔案部門建立“產品更改一覽表”，并且要求在計算機內看到的產品信息是有效版本。為了滿足這一要求，產品零件檔案管理系統的內容是從產品圖中選取的能夠最直觀反映現在的產品最新更改狀態的數據，在該系統內，檔案人員把每個零件的最后一次更改信息輸入本系統，保證查閱到的所有信息都是最新版本，又是一份完整的更改匯總表。使質量體系的要求最大程度地得到了滿足。

3.系統的保存、統計數據及打印功能，代替了手工書寫卷內目錄和分類目錄。由于系統具有打印輸出卷內目錄的功能，不必再用傳統方式手寫書寫目錄，減輕了勞動程度。系統能夠保存統計數據，具有了分類賬的作用，提高了工作效率。

三、產品零件檔案管理系統開發與利用的程序

1.選擇題目。選題是建立數據庫前研究與準備的首要任務，也是建立數據庫程序的起點，題目選得好，選得準確，數據庫的建立工作就有了一個良好的開端。

2.研究與題目有關的檔案材料。

3.檔案部門要把產品零件的資料和相關數據準備好，這樣能滿足系統開發過程中個性和調整功能的需求，使系統軟件開發工作如期完成。

4.編擬選材大綱，制定工作計劃。

5.要注意計算機硬件配置和軟件設計的結合。檔案人員應向軟件設計人員提供詳細的產品檔案管理中的有關數據，耐心講解有關圖號、名稱、紙幅、工藝路線、配套關系等知識，同時又具體提出產品零件檔案管理系統所要達到的功能與要求。這樣才能開發出與實際管理工作相適應的、適合企業實際需要、操作簡便實用的管理軟件。

6.物資是資源，信息也是資源，但信息資源不會因為使用而減少，反而越使用越會發揮其作用。本系統開發完成后，檔案部門越來越感到“系統”是提供產品檔案的得力助手。特別是查詢方面，如:技術人員要查某一張零件圖紙，他只知道這個零件的名稱叫“閥”，這在以前，很難從數以萬計的圖紙中查找到，而現在通過“系統”查詢很快就可以查到叫“閥”的所有零件，準確查出具體圖號。

綜上所述，建立專題檔案數據庫是一種為企業提供檔案信息的更加有效的方式之一。