基于Access的核算管理系統的開發

[摘要]本文以延安卷煙廠原材料(煙葉)庫房核算管理系統為模型，研究數據庫軟件ACCESS在企業管理中的應用與開發。

[關鍵詞]核算管理 系統開發

許多企業實行ERP企業管理系統，但從當前中國企業實施ERP的總體來看，失敗的高于成功的，其主要根源在于，ERP成功實施必須以來系統配套的軟件環境、大批高素質技術型管理人員和足夠的資金保證，對于一般的中小型企業，各種條件相對薄弱，盲目推行ERP企業管理系統困難重重。

那么，為了實現管理的科學、快捷，開發一種維護成本低、系統穩定、操作簡單，適合非專業技術人員使用的實用性材料核算管理軟件，就成了各中小企業的當務之急。2007年初，筆者采用Access關系型桌面數據庫管理系統，為延安卷煙廠設計開發出一套煙葉核算管理系統，使價格核算、報表處理、原材料管理等諸多方面都走上了ERP管理的科學、精細化道路。通過幾年來的實際使用，該系統運行穩定，界面友好，維護方便，給原材料管理工作帶來了根本性的轉變，對許多類似的中小企業而言，該系統有較強的的借鑒和推廣價值。下面以煙葉核算管理系統為模型，具體介紹系統的開發思路和創新要點。

一、系統功能及創新:

該系統解決了庫房多年來手工操作的落后狀態，解決了會計自動匯總及價格核算問題。 其主界面如圖:

1. 庫房管理

庫房管理模塊分為數據輸入、數據查詢、數據修改、報表打印四個功能窗口。

在數據輸入窗口中，將煙葉的入庫時間、煙葉編碼、類型、產地、等級、數量、年限、存放貨位等資料詳細錄入數據庫，只要實物有挪動，計算機內的信息就隨時更新，始終保持計算機與實物信息的高度一致。

通過查詢窗口，可以滿足不同角度的查詢要求，能夠分別按煙葉編碼、按省份、按貨位、按等級、按年限進行查詢，一目了然，為生產調運煙葉提供了非常方便快捷且準確無誤的查詢方式。如圖。

每年末資產清查進行庫房盤點時，可以按貨位查詢并打印出煙葉結存明細表，以此逐一核對實物，盤點起來省時省力、清晰明了，如圖。

月末，根據管理者的不同需求，可以出具收入、支出、以及結存的各類明細、匯總報表，及時準確的為管理者提供決策的數字依據。如下兩圖:

2. 庫耗管理:

在在該環節，對原業務流程進行了大膽的再造。煙葉屬于農副產品，在儲存環節會有一定的水分損耗、破碎損耗，原來由庫房按比例按經驗來獲取的損耗數，通過核算系統，庫耗在該環節得到了準確的計量與統計。庫房接收到一件煙葉，其儲存環節未打開包裝，出庫時只要煙葉的質量沒有變化，即按原入庫時登記的重量發出到備料環節，然而，備料接收后投入生產時要重新準確計量，那么入庫數減去備料環節重新計量的數字，就是煙葉準確的損耗數，由此，我們可以根據庫耗的變化，采取必要的手段，實現庫房的精細化管理。如圖:

3. 會計匯總

延安卷煙廠共有煙葉倉儲庫房5個、備料庫房1個，會計匯總的主要功能就是將各個庫房的收支存數據按會計分期進行匯總統計，出具管理層所需各類報表:生產消耗報表、生產結算報表、收支存月報表、以及按不同庫房匯總后的統計報表等。如下兩圖。

月末，將庫存數量、金額以及加權平均單價等數據通過如下程序來實現自動結轉下月初，加權平均價格作為下月煙葉出庫核算價格。

INSERT INTO jiagebiao ( 編碼， 結存數量， 結存金額， 加權平均單價， ……， PID )

SELECT CAIWUZHANG.編碼 AS 表達式1， RoundToLarger ([期末結存數量]，2) AS 表達式2， RoundToLarger([期末結存金額]，2) AS 表達式3， RoundToLarger([單價]，2) AS 表達式4， ……， vCurrentPeriod.pid AS 表達式9

FROM CAIWUZHANG， vCurrentPeriod;

4. 發酵管理、車間管理同備件管理。

發酵管理用來核算煙葉發酵期間煙葉出入庫的核算管理。車間管理用來核算從備料環節接收到生產所用煙葉到煙葉投入生產線的收支情況。這里不再一一羅列、贅述。

二、系統的優勢

1. 界面友好、操作簡單

該系統設計思路來自一線工作，設計者有豐富的財會知識和庫房管理經驗，它區別于編程人員與財會管理實際脫節而創作出的軟件，該系統一切從實際出發，去褥從簡、明了實用，庫房管理人員不需要過高的專業知識，經過簡單的指導，庫房管理人員和財會人員就能根據按照十個經常用到的板塊，快速、準確的科學管理庫房。

2、維護方便、便于升級。

該系統使用常用的Microsoft Office設計而成，許多人都能對該軟件熟練操作，在日常工作中如遇操作失當、病毒侵襲的諸多不可預知原因造成管理系統損壞，可迅速修復，不影響工作。而專業開發商昂貴的軟件系統一旦出現問題，必需停下工作，聯系開發商等待他們上門修復，任何軟件在使用中出故障是正常的，而財務管理卻要求按時申報，對于缺乏軟件開發專業技術人才的中小企業來說，一次次的軟件故障，一次次的等待修復，無疑是一次次的煎熬。

該系統自07年使用以來，延安卷煙廠經歷了重大的機構改革，庫房合并、重新歸口、更加精細的管理都要求庫房管理系統作出響應的調整，由于創作工具(Microsoft Office)的簡單，管理系統顯示了其較強的適應性，普通的非軟件開發專業人員，就能在第一時間內，調整軟件，適應企業發展。

三、系統的改進方向:

該系統是在企業網絡不完善的情況下進行的，是庫房管理急需規范的要求下采取的應急手段，所以在系統中尚存許多有待改進的地方，最為突出的問題主要體現沒有考慮網絡間的數據交換。在以后的進一步開發研究中，只要把管理系統作為一個底層數據庫連接到企業網頁，或通過FTP等形式，就能使該管理系統更趨完善。