會計電算化ERP-U8操作系統(tǒng)中常見問題的歸納與分析

[摘 要] 總賬系統(tǒng)和報表系統(tǒng)是ERP-U8操作系統(tǒng)中的重要內容，在操作過程中會遇到不少問題。本文對其中的常見問題及解決方法加以歸納和分析，以期為正確操作總賬系統(tǒng)和報表系統(tǒng)打好基礎。

[關鍵詞] 會計電算化;ERP-U8;操作系統(tǒng);問題

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 03. 004

[中圖分類號]F232 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)03 - 0009 - 02

近幾年來，教育部門對職業(yè)教育的動手能力及技能水平要求在不斷地提高。為了適應市場信息的需要，會計專業(yè)教學也在加強會計電算化水平方面加大了力度，通過舉行相關的技能比賽來促進水平的提高。在ERP-U8操作系統(tǒng)中，總賬和報表系統(tǒng)是財務系統(tǒng)的重要內容，在操作過程中會遇到不少問題。本文主要對常見問題及解決方法加

以總結，從而為正確操作總賬系統(tǒng)與報表系統(tǒng)打好基礎。

一、基礎設置中操作員權限設置

常見問題:如在第一層次的權限管理“功能級權限的設置”中，權限設置與賬套不符或選擇不全，則另兩個層次即“數(shù)據(jù)權限的設置”與“金額的權限設置”中的“用戶及角色”下拉為空，無法進行權限設置。

分析原因:在用友ERP-U8應用系統(tǒng)中可以實現(xiàn)3個層次的權限管理，其中，“功能權限的分配”在系統(tǒng)管理的“權限分配”設置中，當系統(tǒng)中存在多個賬套時，沒有選擇相應賬套會導致權限設置與賬套不符，而“數(shù)據(jù)權限”和“金額權限”則在“企業(yè)門戶/基礎信息/數(shù)據(jù)權限”中設置，且必須是在系統(tǒng)管理的“功能權限”分配之后。

解決方法:“功能權限的設置”在授予權限時一定要選擇相應的賬套，再對操作員授權。如對制單控制到操作員、控制到科目、控制到憑證類別，都要在進行功能權限設置之后，再進行數(shù)據(jù)權限分配，然后進入金額權限授權。

其他應注意的問題:(1)建立賬套信息時，應選擇好行業(yè)性質，下面預置的會計科目復選框一定選上。(2)輸入期初余額時，一定要注意方向，因為有的賬戶余額方向不定，并且必須試算平衡，一旦啟用，期初余額不能被修改。

二、日常業(yè)務處理中的填制憑證

常見問題:無法編制憑證或制單日期不能正常輸入;在編制分錄時出現(xiàn)提示“不符合借方必有、貸方必無或憑證必無”來加以限制;需要運用前面多張憑證的某賬戶的余額為依據(jù)進入輸入分錄，又不能記住。

分析原因:無法錄入憑證，可能是當前操作員無編制憑證的權限，制單日期應大于啟用日期限，不得遲于系統(tǒng)時間;憑證的種類已作了限定，在錄入分錄時沒有分清所屬憑證類別。

解決方法:更換具有制單權限的操作員;根據(jù)資料正確啟用賬套，然后將系統(tǒng)日期調至所給資料的月末，保證制單日期處于啟用日期與系統(tǒng)日期之間;根據(jù)業(yè)務的性質，檢查選擇的憑證種類是否正確，定好所編憑證的類別使之符合憑證的限制條件。在填制憑證界面輸入所要的會計科目名稱，點擊查詢“余額”按鈕將十分省時。

三、日常業(yè)務處理中的出納簽字與憑證審核

常見問題:不能進行出納簽字;找不到需要審核的憑證。

分析原因:沒有滿足出納簽字必需的3個條件:一是功能權限的出納簽字權限的設置，二是總賬選項中設置“出納憑證必須經出納簽字”，三是指定現(xiàn)金和銀行存款為指定科目。找不到需要審核的憑證，需要檢查操作員有無憑證審核的權限或有無進行憑證審核的數(shù)量權限授權。

解決方法:從以上3個方面予以查找，缺少哪個條件及時加以補充，出納簽字應在系統(tǒng)管理功能權限分配中設置“出納簽字”功能，在總賬中的“選項和編輯”中，分別進行其他兩方面操作。當找不到需要審核的憑證時，應檢查操作員有無憑證審核的權限，可以通過系統(tǒng)管理的權限給予審核憑證的權限，或是檢查數(shù)據(jù)權限的分配，通過數(shù)據(jù)權限的調整來實現(xiàn)該操作員對憑證的審核。

四 、期末處理中的轉賬

常見問題:銷售成本結轉和期間損益結轉都不能實現(xiàn);匯兌損益、期間損益結轉金額不正確。

分析原因:期末結轉是一項很關鍵的步驟，在結轉前必須做好準備工作，即本月日常業(yè)務處理全部結束才能進行。另外還得符合一定條件，如銷售成本必須在庫存商品、主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本等的科目下的所有明細科目都有數(shù)量核算，且這3個科目的下級科目的結構均一一對應才能進行結轉;月末需要設置當月的調整匯率并選擇正確的折算方法才能進行匯兌損益結轉;期間損益必須在該會計期間所有的憑證已全部記入賬時才能進行結轉。

解決方法:將該期間所有的憑證登記入賬;庫存商品、主營業(yè)務成本、主營收入3個科目格式及下級科目結構設置相同;到總賬的外幣設置中錄入本月該外幣的調整匯率;月末轉賬成的憑證采用相同的方法進行審核。

五、期末處理中的結賬

常見問題:在月度工作報告中出現(xiàn)不能結賬的提示。

分析原因:出現(xiàn)下列情況均不能結賬——本月還有未記賬的憑證;上月未結賬;總賬與明細賬對賬不符;其他子系統(tǒng)未全部結賬。

解決方法:在結賬前做好賬套備份;檢查本月是否有未記賬的憑證，如有將其審核并記賬;查看不平衡的原因并加以糾正;總賬結賬以前先對子系統(tǒng)結賬。

六、報表系統(tǒng)中的資產負債表

常見問題:模板可能自動生成報表;生成的資產負債表不平衡。

分析原因:報表操作員應進行更換，一般是賬套主管進行，同時一定要選擇好要編制報表的賬套。生成資產負債表不平衡的原因，主要是在期初設置會計科目時增加了系統(tǒng)不認識的會計科目，未分配利潤這一項目金額有誤。

解決方法:對增加的會計科目應明確其所歸屬的項目，在單元公式中修改其對應項目的公式，并重新計算。未分配利潤項目公式通常需要修改，應先看本期間有沒有進行凈利潤的結轉和實行利潤分配，再決定是否修改公式。

如果在操作過程中能對以上問題加以注意，必然會節(jié)省時間與精力，從而提高準確性與時效性。