淺談會計電算化環境下會計檔案管理職能的實施

摘要：本文作者主要觀點是從會計電算化環境對會計職能的影響入手，提出了會計電算化環境下會計檔案管理職能定位與實施要點。

關鍵詞：會計電算化；會計檔案；管理職能；實施

會計電算化是指將電子計算機技術應用到會計業務處理工作中的現代化管理模式。具體地說，就是用電子計算機代替人工記賬，應用會計軟件輸入會計數據，由電子計算機對會計數據進行處理，并打印、輸出會計賬簿和報表的過程。會計電算化與會計檔案管理之間是相互依存、互為促進的關系，一方面，會計電算化工作拓寬了會計檔案的職能范圍、提高了會計檔案管理的效率，另一方面，會計檔案管理也對電算化環境下的會計工作提出了新要求，并為會計控制提供了重要的理論依據。

一、會計電算化環境對會計職能的影響

會計工作電算化是伴隨著科學技術進步與管理的要求而發展起來的一種實現會計職能的手段，是科技環境與管理環境共同作用于會計工作的結果。在會計電算化環境下，一方面，會計人員的工作環境得到改善、效率得到提高。傳統的人工記賬時期，會計工作的主要任務是進行會計核算，其中大量重復的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表；在會計電算化環境下，會計核算的過程除設置賬戶與填制憑證是采取人機交互方式外，人工記賬時代大量重復進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成，會計人員所進行的主要是審核與監督工作。另一方面，會計職能作用形式產生了變化，會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉向會計電算化環境下的會計監督。由于會計電算化環境下的預算控制不僅實現了對單位經濟活動的“時時監控”，而且還可以打破時間的跨度，完成對歷史會計信息的處理與未來信息的分析等工作，較好地協助會計人員進行事前預測、事中控制與事后考核等對經濟活動全過程的控制工作，從而大大地拓寬了會計監督職能的空間。

二、會計電算化環境下會計檔案職能的定位

會計電算化環境下會計工作的結果(會計檔案)具有領域的拓寬性、環境的依賴性與數據易改性等特點，會計電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計監督的職能，但在會計工作質量控制與會計信息安全利用等方面存在較多的問題，給會計工作提出了新的任務與要求。要解決這一問題，使會計職能適應會計環境對會計工作的要求，就應從調整會計職能人手，將會計職能的行使設置為兩個層次，一是由前臺工作人員行使對經濟活動的核算與監督職能，完成對單位經濟業務的處理工作，二是由后臺工作人員行使對會計工作的再監督職能，完成對會計信息質量控制與信息利用工作。會計檔案作為記錄會計工作過程與反映單位經濟活動狀況的證據，既是聯系會計工作前臺與后臺的紐帶，也是實現會計質量控制與會計信息利用的主要途徑。因此，同傳統手工記賬時代的檔案管理職能相比較，會計電算化環境下會計檔案的職能主要應突出它的兩大功能。

1.會計質量控制關口的職能

在會計電算化環境下，會計質量控制的重點是建立一種內部制約機制，及時預防“差錯”與“舞弊”行為的發生，會計檔案管理的主要職責是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內的經濟業務記錄與會計工作痕跡，并通過相應的事后監督機制，及時發現并中止上述行為。因此，在會計電算化環境下，會計檔案管理首要職能是實現檔案歸集關口的前移，確保會計檔案資料的真實性，反映經濟業務與會計工作的本來面貌；其次，要將內部會計控制制度與實施結果納入檔案管理的范疇，把事后監督信息定期反饋到會計工作前臺，同時真實記錄信息反饋與信息處理的過程。

2.會計信息利用窗口的職能

由于計算機中的數據文件是動態的，時刻都在發生變化，因此，會計檔案利用的首要任務是要根據會計工作的特點，在規定的時間段內進行數據備份，并定期將計算機系統中的所有檔案要素復制到磁介質上，與相關的文字材料和電子文檔等一同歸檔，保證歸檔資料的完整性，為實現檔案數據的綜合查詢與有效利用奠定基礎。其次，要運用相關的統計分析方法，根據單位經濟業務的分類，對會計信息進行加工整理，并通過對會計檔案的編研，以財務年鑒等方式形成有價值的會計信息，防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會計信息丟失。

三、會計電算化環境下會計檔案職能的實施

要實現會計電算化環境下會計檔案的各項職能，必須從觀念、制度、手段與人力等方面入手，才能確保會計檔案職能的實施。

1.更新檔案管理理念

首先，要克服傳統會計檔案管理過程中的一些錯誤觀念，糾正會計檔案管理過程中的一些錯誤做法。比如：重憑證、賬簿管理，輕輔證材料管理；重紙質實物檔案管理，輕磁性介質檔案管理，重檔案移交后續管理，輕前臺會計工作的檔案管理，重一般檔案的統一管理，輕專門檔案的專門管理。其次，要將先進的檔案管理思想、管理方法、管理理論和管理成果應用于會計檔案的管理實踐，樹立會計檔案管理的時效性意識、完整性意識、過程控制意識、質量保證意識、妥善保管意識與有效利用意識。

2.完善檔案管理制度

會計檔案管理應從嚴密、有序與規范的要求出發，充分重視制度建設，嚴格按照《會計檔案管理辦法》與會計電算化環境檔案管理的要求，積極推進會計檔案管理的科學化、規范化、制度化與現代化工作。要建立會計檔案入庫前的審查制度，加強前臺會計工作的會計檔案管理，確保入庫會計檔案的質量；要建立會計檔案查詢、對外借閱、復印等內部控制制度，防止檔案資料的遺失與泄密，確保會計檔案的安全，要加強對有保存價值與利用價值的輔證材料以及磁性介質會計資料的管理，防止磁性介質檔案信息的失效，確保會計檔案的完整。

3.強化檔案管理手段

隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現了許多新型的檔案載體，新型載體與傳統檔案載體在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。以新型檔案載體為對象的會計檔案，將是電算化環境下會計檔案管理的重要形式，它不僅要求有效地保護檔案載體，還要確保檔案信息內容的安全性、真實性與完整性，這就給會計檔案的管理手段與管理環境提出了更高的要求。會計檔案管理部門只有將當代先進的技術設備、技術手段與技術成果引入檔案管理實踐中，才能滿足新型檔案載體管理的要求。

4.提高檔案管理人員素質

由于會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性與嚴密性的特點，不能按一般檔案的管理辦法進行管理，而應該按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理。要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學知識，還應具備會計專業知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用各種管理軟件。而現在大部分檔案管理人員只具備會計或檔案管理單方面的知識，難以勝任現代會計檔案管理工作的需要，培養和引進一批既掌握各種現代技術知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計工作業務，專門從事會計檔案管理的工作人員，才能適應新時期會計檔案管理的要求，維護日常運作，開發更合理、高效的軟件。