基于Lotus平臺下的高校OA系統設計與實現

摘要:在簡要介紹了Lotus Domino/Notes平臺后，對河北金融學院辦公自動化(OA)系統的設計思想和實現方法進行了介紹，詳細描述了系統的設計結構、系統的主要功能、系統的部分實現，最后對系統的安全性進行了討論。

關鍵詞:辦公自動化(OA);Lotus Domino/Notes;系統安全

中圖分類號:TP311文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2010)02-343-02

The Design and Implementation of College OAS Based on Lotus Platform

WANG Xing-da1， YANG Fan2

(1.School of Electronic Information Engineering， Beijing JiaoTong University， Beijing 100044， China; 2.Hebei College of Finance， Baodin 071051， China)

Abstract: After briefly introducing Lotus Domino/Notes platform，this paper detailed introduces the design and implementation of OAS of Hebei University of Finance and mainly describes the designed structure，function and part implementation of the system in detail.At last it discusses the security of the system.

Key words: Office Automation(OA); Lotus Domino/Notes; system security

隨著計算機和網絡技術的應用日益普及，政府和企事業單位的信息化進程的步伐得以加快，逐步建立了自己的內部網絡系統(Intranet)。以知識管理為核心的辦公自動化(Office Automation，OA)系統成為高校信息化的重要組成部分，實現各部門之間辦公信息的采集與處理、流動與共享，實現知識化、科學化管理與決策，確保辦公信息的完整性、權威性和不可抵賴性。在經過對一些兄弟高校和政府企業單位的考察調研的基礎上，結合本單位辦公經驗和實際，河北金融學院開發了基于Lotus Domino/Notes平臺的OA系統，實現了學校公文的順暢流轉，提高了辦公效率，降低了管理成本，推動了學校內部各項工作的規范化、制度化和科學化管理。

1 Lotus開發平臺的特點及優勢

Lotus Domino/Notes是IBM Lotus公司開發的集電子郵件、文檔數據庫、快速應用開發、移動計算、以及Web應用等技術于一體的信息開發和運行平臺，可實現跨平臺、支持多種操作系統的網絡環境和硬件操作。Notes因其先進的文檔數據庫和功能強大的電子郵件系統、工作流開發、標準的Web應用服務等優勢而得以在辦公自動化、協同工作環境、企業信息集成和知識管理中廣泛應用。該系統平臺包含的組件有:①Lotus Domino Server是服務器端組件，包含有OA系統協同工作、工作流管理、信息發布和共享等等服務組件，擁有郵件服務器、Web服務器、文檔型數據庫服務器、目錄管理服務器等。②Lotus Notes是客戶端應用組件，二次開發的OA系統也運行在客戶端上。③Lotus Designer是進行OA系統二次開發的平臺環境，能開發出適合用戶需求的OA系統，它可以輕松的完成角色控制管理。④Lotus Administrator是用于Domino服務器的客戶端，包括注冊用戶信息管理、數據庫設置、日常服務器狀態統計等等的配置。由于高校辦公自動化系統是一個集成公文管理、知識管理和傳統MIS于一體的系統，因此，在眾多的OAS開發工具中，筆者認為選擇LOTUS產品更合適。

2 系統功能設計

2.1 系統總體結構

河北金融學院的辦公自動化系統的設計目標是提高行政辦公流程的網絡化和管理自動化水平，使各級單位更好的利用和共享各種公文信息資源，提高辦公事務處理的效率。

基于Web技術的網絡體系結構目前主要有客戶機/服務器(Client/Server)和瀏覽器/服務器(Browser/Server)兩種模式。基于Client/Server模式具有專業性和交互性強、網絡通信量低以及速度快等優點，但存在著客戶機負擔重、移植困難、系統維護復雜、升級麻煩和用戶界面風格不統一等缺點。基于Browser/Server模式具有易于維護和升級，用戶界面具備一致性和友好性、操作使用方便、應用程序開發與管理成本低等優點。通過以上分析，該校選擇基于Lotus Domino/Notes平臺構建辦公系統，采用C/S和B/S相混合的開發模式，所有應用均在Domino服務器上運行，所有用戶都通過Web方式訪問學校的辦公系統。其基本實現模擬如圖1所示。

2.2 系統模塊設計

根據該校實際日常辦公需要，在充分對工作流程和需求進行了解后，將系統功能劃分成多個模塊，功能涵蓋我的辦公桌、行政管理、個人助理、個人信箱、交流中心、公共信息等6個極具價值的模塊。系統模塊設計圖如圖2所示。

其中各個子系統包括的功能有:

1)我的辦公桌:是把菜單中幾項比較常用的功能，醒目地列在操作區上，方便用戶操作。用戶登錄進來之后，主操作區上默認顯示“我的辦公桌”的內容，如圖3所示。

通過控制面板還可以對“消息到來時是否彈出窗口”、“計論消息到來時是否閃動圖標”、“討論信息到來時是否聲音提示”、“修改個人信息”、“定制桌面”等進行統一管理。

2)行政管理:“行政管理”下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能。發布“公共通知”，在目錄項菜單點擊“公共通知”來發布公共通知。“行政管理”下的“工作流”包含發起流程、我的流程、工作查詢、待辦流程、已辦流程。“行政管理”下的“文件柜”對目錄進行增加節點、添加子目錄、修改、刪除操作。“行政管理”下的“任務督辦”是用于顯示檢查任務辦理情況。“行政管理”下的“工作計劃”分為“我參與的計劃”、“我擬定的計劃”、“添加計劃”、“查詢計劃”和“計劃類型”三部分。“行政管理”下的“員工事務”用于員工工作記事、員工考勤、明確崗位職責。“行政管理”下的“組織機構” 是對本單位組織架構進行統一管理的模塊，包括新增部門、修改部門、刪除部門，支持部門排序功能，支持系統緩存功能(可加快訪問速度)。

3)個人助理:“個人助理”下的“網絡硬盤”是用于查看和使用公共共享目錄下的網絡資源。“個人助理”下的“通訊錄”是對個人通訊的管理，可以方便的添加通信錄信息，對通信錄進行查詢等操作。“個人助理”下的“日程安排”，可以查詢顯示所有安排的日程，添加新的日程，并且有提醒功能。如圖4所示。“個人助理”下的“設置代理”，當本人不在的情況下可以設置代理人。“個人助理”下的“短消息”。收信人在30秒內可以收到短信，收信人屏幕上會彈出一個提示窗口，提示查看短信，收件人如果已看過該短信，點擊“我知道了”則不再提醒，點擊“刪除短信”則該短信不再保存，點擊“回復短信”則可直接回復。“個人助理”下的“控制面板”，通過它可以對“消息到來時是否彈出窗口”、“計論消息到來時是否閃動圖標”、“討論信息到來時是否聲音提示”、“修改個人信息”、“定制桌面”等進行統一管理。

4)個人信箱:“個人信箱”下的“收發郵件”是用于收發郵件。如圖5所示。“個人信箱”下的“郵箱配置”是用于初次使用郵箱，或者對郵箱修改和刪除操作。增加郵箱時需要填寫“郵箱地址”、“用戶名”、“密碼”、“郵件服務器”、“POP3端口”、及“SMTP端口”。

5)交流中心:通過論壇、博客兩種方式，為教職工和學生提供自由交流的空間。

6)公共信息:“公共信息”下的“圖書管理”是對本單位內部訂閱的圖書的信息管理功能模塊，實現圖書的添加、借閱、歸還、類別、查詢等管理。“公共信息”下的“辦公用品” 是對辦公用品的信息管理，包括類別管理、領用登記和查詢、借入庫登記、歸還登記等。“公共信息”下的“資產管理” 是對固定資產類別管理。“公共信息”下的“車輛管理”共分為“車輛使用申請”、“車輛使用查詢”、“車輛信息管理”、“車輛維護管理”、“車輛信息管理”和“駕駛員管理”六個部分。“公共信息”下的“會議申請與安排”共分為“會議申請”、“會議查詢”、“會議管理”和“會議室設置”、“管理員設置”和“會議紀要”六個部分。

2.3 系統的安全性

本系統安全性主要依賴以下四個方面:

1)總體結構設計中考慮的安全問題，為了滿足學校辦公的可靠、機密等要求，內部辦公系統采用C/S結構，以Notes為主要開發工具;在面向全校的信息化方面采用基于Web的B/S結構。

2)借助于網絡操作系統自身的安全性，本系統的服務器操作系統采用Microsoft Windows NT4.0。

3)從應用系統的設計上來考慮安全性，Lotus Notes提供的安全控制從數據庫到字段有嚴格的用戶管理(口令、用戶身份識別、角色檢測、查詢權限);每個模塊有哪些人可以使用都有嚴格的規定，每條信息由哪些人可以查詢都有嚴格的規定，可保存每個人對正文的修改痕跡。

4)利用已有的安全手段和技術(防火墻技術、加密機、電子加密等)在內部Intranet與外部Internet之間構筑防火墻來保證內部網絡的安全。

3 結論

本文介紹了基于Lotus Domino/Notes平臺的河北金融學院辦公自動化系統的結構體系、功能模塊，討論了系統的安全性。該系統得到成功的應用，真正實現了無紙化辦公以及學院內部的信息共享，大大提高了學院的整體辦公效率節約了大量的人力物力資源。隨著科技、社會的不斷發展，高校信息化的程度還會不斷提高。辦公自動化系統是一個不斷發展、不斷完善的有機體，在未來還將出現智能化、移動化和多媒體化的特征。

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