高校圖書館選擇圖書供應商應注意的六個問題

摘 要： 本文論述了高校圖書館圖書采購招標中的供應商準入、供應商標準、業(yè)務外包范圍、采購合同的簽定、合作過程的監(jiān)控、購書經(jīng)費管理等六個方面的問題，為圖書采購招標中如何選擇供應商提供了參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞： 高校圖書館 圖書供應商 招標采購

近年來，圖書館圖書采購經(jīng)費不斷增加，許多圖書館采用公開招標的形式選定圖書供應商。在眾多的供應商中，如何選擇好圖書館的合作伙伴，是藏書建設(shè)的一個極其重要的環(huán)節(jié)。圖書館要明確選擇比較好的供應商的標準，根據(jù)供應商的全面的服務能力和圖書館復雜的業(yè)務要求選擇圖書供應商。

一、建立供應商準入機制

對圖書供應商的資格進行審查，建立圖書供應商準入機制，是圖書采購制度的必然要求，也是市場經(jīng)濟環(huán)境下的通行做法。實行準入制度后，圖書館必須通過具有資質(zhì)書的供應商采購，大大節(jié)省招標耗費。面對規(guī)模不等的供應商，圖書館一是要對符合條件的進行實地考察，做到眼見為實，心中有數(shù)，確切掌握供應商的經(jīng)濟實力、規(guī)模。當前，對供應商資格審查的重點應放在商家的資質(zhì)、規(guī)模、實力、信譽、反應能力等因素，尤其對以往經(jīng)營活動中是否有違法記錄必須認真審核。二是要向其他與其合作過的圖書館了解供應商的信譽度、采配能力和服務質(zhì)量等情況，為決策準備第一手材料。對圖書供應商履約情況等，則要建立跟蹤回訪和市場暗訪等常設(shè)制度，隨時對中標供應商的圖書質(zhì)量、供書周期、售后服務等進行監(jiān)督。一旦出現(xiàn)違規(guī)違約行為，就要有必要的制裁措施，保證圖書供應渠道的純凈。

二、選擇供應商的八項標準

一是合法性。作為圖書館的圖書供應商，首先必須是國家相關(guān)機構(gòu)承認的具有從事圖書銷售資格的合法正規(guī)企業(yè)。這是雙方開展圖書購銷業(yè)務的最基本點，既關(guān)系到圖書館文獻資源建設(shè)工作的連續(xù)性，更牽涉到嚴肅的法律問題。

二是良好的信譽和綜合實力。圖書館應看重供應商在當?shù)氐恼\信表現(xiàn)和它的綜合實力，包括經(jīng)營規(guī)模、資金狀況、公司人員素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)化管理程度、當?shù)乜蛻袅俊數(shù)劁N售量、圖書品種覆蓋面、團購能力、訂購的到貨速度與到貨率等。

三是人力資源狀況。圖書發(fā)行營銷是一項內(nèi)涵豐富的文化產(chǎn)業(yè)，不僅應遵循一般的商業(yè)規(guī)則，更應將高品位的文化底蘊貫穿于經(jīng)營過程之中。擁有較高文化素質(zhì)和修養(yǎng)的圖書營銷人員更易于相互溝通、理解，也有利于圖書館采購業(yè)務的順利進行和服務水平不斷改進提高。

四是標準化的采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)。它直接關(guān)系到采購的質(zhì)量和效率。要看其提供的電子征訂書目數(shù)據(jù)是否規(guī)范，著錄內(nèi)容是否全面完整，數(shù)據(jù)格式是否與本館的采編系統(tǒng)相匹配，數(shù)據(jù)覆蓋面如何，是否及時更新書目訂單數(shù)據(jù)，每種圖書的MARC數(shù)據(jù)是否完整，數(shù)據(jù)要求是否符合國際標準和國家標準等。

五是規(guī)范化的文獻加工服務。供應商應該提供圖書加工服務，包括數(shù)據(jù)查重等技術(shù)含量不高的機上工作及蓋館藏章、貼條形碼、貼磁條、貼書標等圖書加工服務。要求合作供應商派編目加工人員到館加工，以保證圖書質(zhì)量，避免因中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而給雙方造成不必要的損失。

六是高效率的物流配送體系。要求供應商在接到訂單后，能夠及時地給予配送，使圖書盡快地送抵圖書館。

七是合理優(yōu)惠的折扣率。必須明確：價格（優(yōu)惠率）不是唯一的尺度，不能以最低報價或是用最高的回扣率作為選擇供應商的唯一標準，而應選擇信譽良好、有經(jīng)濟實力、渠道暢通或在某一領(lǐng)域有優(yōu)勢的供應商。

八是服務水平是核心標準。圖書供應商不僅僅是向圖書館提供圖書，更關(guān)鍵的是提供全方位的服務。判斷圖書供應商，核心標準應該是其圍繞圖書采購向圖書館提供服務的水平，這是不容忽視的重要標準。

三、確定業(yè)務外包范圍

圖書館應根據(jù)本館的實際情況，合理確定業(yè)務外包的范圍及具體內(nèi)容。可以將技術(shù)含量低的業(yè)務外包出去，將主要精力集中在提高服務的深度和廣度，提高服務水平的核心業(yè)務上。從實踐看，編目與加工外包是應用最廣最有效的一種。圖書采購工作是一項個性化很強的業(yè)務，隨著購書經(jīng)費的增加，為了緩解采購壓力，可將其中事務性工作外包出去，比如查重、采訪數(shù)據(jù)輸入等，但審校包括給分類號及書目的選擇等，必須堅持由圖書館采編人員來完成。不能將大部分或全部采購業(yè)務直接委托給供應商，不能由不熟悉圖書館情況的供應商代為挑選圖書。

四、慎重簽訂采購合同

為確保合作順利進行，合作雙方必須簽訂采購合同，以約束雙方和保證各自的利益。在合同中要明確雙方的責任、服務范圍、標準、期限、價格、付款方式、賠償責任等具體內(nèi)容，以便當日后出現(xiàn)問題時有據(jù)可查。

五、加強合作過程監(jiān)控

為更好地降低風險，減少和避免不必要的損失，圖書館還必須高度重視和不斷加強對供應商合作過程的監(jiān)控。要定期或不定期地對合作書商進行追蹤調(diào)查，了解供應商的具體業(yè)務情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，掌握各種信息反饋，關(guān)注合作供應商的發(fā)展、經(jīng)營狀況，從而最大限度地降低來自供應商的各種風險，確保合作順利完成。

六、加強購書經(jīng)費管理，注意中標供應商的短期負債能力

從目前高校圖書館實施采購招標的情況看，專業(yè)圖書采購存在一定的局限性。因此，高校圖書館在采購招標中，應結(jié)合不同的采購模式選擇不同的代理商。只選擇一個代理商會造成采購圖書的種類及專業(yè)面太窄，不利于高校圖書館采購目標的實現(xiàn)。為了改變這種被動局面，高校圖書館可將購書經(jīng)費分成若干部分進行采購招標?？筛鶕?jù)本館藏書量、專業(yè)對口情況等分成二到四部分進行采購招標。高校圖書館采購量大，采購到館后的圖書經(jīng)驗收等程序需要花費一定的時間，不可能圖書未驗收完畢就馬上付款，所以要注意強調(diào)書商在短時期內(nèi)具備的負債能力，這種要求是符合市場經(jīng)濟條件下買方市場對賣方市場的合理要求的。對質(zhì)量不符合本館要求的圖書應予以退換，防止任意提高復本量和隨意搭配圖書。這樣才能使圖書館的自身利益受到保護，同時能獲得更多的優(yōu)惠和服務。

從實踐來看，圖書招標采購這種模式與傳統(tǒng)的采購模式相比有非常大的優(yōu)越性。在圖書招標采購過程中，關(guān)鍵是選擇好圖書供應商。只有高度重視，慎重選擇好圖書供應商，才能保證圖書招標采購的經(jīng)濟效益和館藏效益，為深化圖書館改革發(fā)揮積極的作用。

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