淺論高校基本建設(shè)檔案的管理

摘要: 基本建設(shè)檔案是高校檔案的重要組成部分，它有其自身的收集整理原則、方法及內(nèi)容，加強(qiáng)高校基本建設(shè)檔案現(xiàn)代化的建設(shè)是必需的，本文對(duì)高校基本建設(shè)檔案的管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞: 高校基本建設(shè)檔案管理

基本建設(shè)檔案是指整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)(使用)的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)(使用)等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。高校基本建設(shè)檔案是指在高校所屬的范圍內(nèi)進(jìn)行的勘察、規(guī)劃、建設(shè)(新建、擴(kuò)建、改建，以及大、中型維修)管理等活動(dòng)形成的應(yīng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等各種載體的文件材料。高校基本建設(shè)檔案是高校基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀的真實(shí)記錄，是學(xué)校規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的重要組成部分，也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。為了提高高校基本建設(shè)檔案工作的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮基本建設(shè)檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)管理、工程維護(hù)和改建擴(kuò)建中的作用，就需要對(duì)高校基本建設(shè)檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的管理。

一、基本建設(shè)檔案收集整理的原則及方法

1.實(shí)行基本建設(shè)檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。實(shí)行“誰主管、誰負(fù)責(zé)，誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)”的原則，形成層層負(fù)責(zé)、職責(zé)分明、堅(jiān)持齊抓共管的檔案管理工作機(jī)制。由基本建設(shè)檔案形成部門整理檔案，即由學(xué)校基建后勤處、后勤服務(wù)集團(tuán)的兼職檔案員負(fù)責(zé)組織整理并統(tǒng)一向檔案館移交。

2.收集基本建設(shè)檔案材料時(shí)，應(yīng)保證基本建設(shè)檔案材料的完整;整理基本建設(shè)檔案材料時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件材料的形成規(guī)律，按保持基本建設(shè)材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用的組卷原則，對(duì)基本建設(shè)檔案文件的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按工程項(xiàng)目組卷，一項(xiàng)一卷或若干卷。管理性文件材料排在整個(gè)項(xiàng)目首卷，其余材料按文件性質(zhì)分別組成案卷。

3.文字材料的排列是正件在前，附件在后;印件在前，原稿在后;批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。圖紙按圖的類別序號(hào)排列。

二、基本建設(shè)檔案歸檔的具體內(nèi)容

1.綜合管理材料。包括上級(jí)有關(guān)基本建設(shè)工作的文件;基本建設(shè)工作規(guī)章制度;基本建設(shè)工作總體規(guī)劃;基本建設(shè)工作計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào);基本建設(shè)工作年度(季度)總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;基本建設(shè)工程財(cái)務(wù)預(yù)、決算;全校性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖;水、電、氣管道分布圖;地質(zhì)勘探、地形測(cè)量材料。

2.可行性研究材料。包括項(xiàng)目建議書及其報(bào)批文件;項(xiàng)目選址意見書及其報(bào)批文件;可行性研究報(bào)告及其評(píng)估、報(bào)批文件;項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、論證文件;環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告，環(huán)境影響報(bào)告書及批復(fù);設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書及其報(bào)批文件。

3.設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料。包括工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄，化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告，重要土、巖樣及說明;地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備的安裝測(cè)量定位、觀測(cè)記錄;水文、氣象、地震等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料。

4.設(shè)計(jì)文件。包括總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì);初步設(shè)計(jì)及其報(bào)批文件;技術(shù)設(shè)計(jì);施工圖設(shè)計(jì);技術(shù)秘密、專利文件;工程設(shè)計(jì)計(jì)算書;關(guān)鍵技術(shù)實(shí)驗(yàn);設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批。

5.工程管理文件。包括征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書;承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件;施工執(zhí)照;環(huán)保三同時(shí)、消防、衛(wèi)生等條件，水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書;產(chǎn)權(quán)證書。

6.施工文件。包括開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會(huì)審紀(jì)要;設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批;土地施工、設(shè)備及管線、電氣儀表安裝調(diào)試記錄、質(zhì)量檢查、評(píng)定;竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

7.監(jiān)理材料。包括監(jiān)理合同協(xié)議，監(jiān)理大綱，監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及批復(fù);監(jiān)理通知，協(xié)調(diào)會(huì)審紀(jì)要，監(jiān)理工程師指令、指示，來往函件;工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實(shí)驗(yàn)記錄、報(bào)告;施工質(zhì)量檢查分析評(píng)估、工程質(zhì)量事故、施工安全事故報(bào)告;質(zhì)量事故處理文件、設(shè)備制造索賠文件等。

8.基本建設(shè)財(cái)務(wù)、器材管理。包括財(cái)務(wù)計(jì)劃、年度計(jì)劃;工程概算、預(yù)算、決算;主要材料消耗、器材管理;交付使用的固定資產(chǎn)。

9.竣工驗(yàn)收文件。包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;全部竣工圖紙;質(zhì)量評(píng)審材料;工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材料;竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件。

三、高校基本建設(shè)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)

1.利用多媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)基本建設(shè)檔案的數(shù)字化。高校可充分利用多媒體技術(shù)對(duì)原始資料進(jìn)行處理，將基本建設(shè)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、傳輸和處理，便成為可視化、動(dòng)態(tài)化、數(shù)字化的多媒體基本建設(shè)檔案信息資源。

2.應(yīng)用現(xiàn)代科技，實(shí)現(xiàn)基本建設(shè)檔案系統(tǒng)管理。高校可選用電腦管理軟件來實(shí)現(xiàn)基本建設(shè)檔案信息的收集、整理、移交、歸檔、鑒定、銷毀、查詢和統(tǒng)計(jì)，簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的手工過程，提高科學(xué)化管理。

3.結(jié)合校園網(wǎng)和辦公自動(dòng)化，建立基本建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。高校檔案館可利用檔案管理軟件與校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接軌，實(shí)現(xiàn)基本建設(shè)檔案數(shù)據(jù)資料的網(wǎng)上采集和歸檔。

4.注重基本建設(shè)檔案的個(gè)性化發(fā)展。即應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)基本建設(shè)檔案信息進(jìn)行加工、提煉和深層開發(fā)，為學(xué)校和社會(huì)提供多種類、多形式、多層次的服務(wù)。

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