企業檔案在信息化環境下的信息管理

[摘 要] 本文探討了企業檔案在信息化環境下的信息管理,對存在的問題以及原因作了分析,提出管理建議:1、抓住機遇,全面推進企業檔案信息化建設;2、健全制度、加強監管、規范管理;3、完善檔案信息化建設標準體系,實現企業檔案信息的集成和共享。

[關鍵詞] 企業檔案;信息管理

一、問題

1、信息多元化問題

傳統的企業管理模式下,企業檔案以紙質檔案為主要載體,并形成了一套行之有效的管理制度、管理方法。在企業信息化環境下,企業在管理中產生大量電子文件,CAD/CAM等計算機輔助技術的應用,使企業在工程設計、實施和產品研發、生產中,形成以反映三維仿真模擬設計的文字、圖形、聲音、圖象等多媒體信息,磁性載體的電子擋案將成為僅次于紙質載體的圖文檔案管理對象,檔案的載體形式呈現出多樣性;另一方面企業檔案內涵不斷豐富,在CAE、CAT技術運用中,產品設計不單純是圖形設計,它還包括了對產品性能的分析,產品設計檔案的范圍由此得以延伸。此外SCM、CRM管理系統工程在完善企業供應鏈管理,改善企業與客戶之間的聯系中,通過對企業外部信息的整合,建立企業供應商、客戶信息數據庫,豐富了企業管理基礎數據,拓展了企業檔案信息的空間。因此,必須關注信息載體和信息內容的多元化給企業檔案管理一體化提出的研究課題,注意研究企業檔案收集范圍、電子文件歸檔和電子檔案保管、利用中出現的新問題。

2、電子檔案與紙質擋案一致性問題

企業信息化是以網絡和信息為平臺,對企業各項工作實行流程管理,伴隨企業流程管理產生了大量電子文件,特別是在實行CAD/CAM技術的企業,設計流程與施工流程、制造流程通過CAD、DAM技術相聯系,設計單位可以便捷地在一個平臺上完成施工和生產所需的多次設計修改,而無須在原有圖紙上修改或重新繪制圖紙。圖紙更改方式的變化給檔案部門保存的紙質圖紙的準確性帶來了新的問題。如何采取有效措施,確保歸檔電子文件與紙質圖紙的一致,避免錯版保存的現象,保證檔案能真實準確地反映生產、建設和管理的實際狀況,是企業檔案部門面臨的又一課題。

3、“信息孤島”問題

企業檔案部門集中、系統地保存了企業生產、經營管理的重要信息資源,是企業信息化基礎數據的匯集地和成品庫,具有很強的信息優勢,但作為企業信息源頭的檔案部門同時還存在著成為“信息孤島”的潛在危機。究其原因:一是目標企業檔案信息化程度從總體上來說還比較低,檔案工作還很難實現與企業其他信息的融合貫通。二是企業信息化建設存在著數據管理和過程管理的情況,目前大部分企業所產生的電子文件,還沒向企業檔案部門移交歸檔,而是有技術部門保存,電子文件處于無序、分散的管理狀態,難以實現電子檔案的集中管理和有效利用。三是從總體上看,企業目前在IT系統應用上更注重某一個業務環節或者某一個管理功能的信息化。隨著企業信息化建設的不斷深入,企業所應用的軟件系統將越來越多。據METAGrOUP的統計,一家典型的大企業平均有49個應用系統。如果信息采集和交換標準不一致,數據的一致性將無法保證,不能實現電子檔案的信息集成,則無法實現信息的及時共享和反饋。可見“信息孤島”是企業信息化檔案工作發展的瓶頸,企業檔案部門如何逃離“信息孤島”是信息化建設中所須關注的問題。

4、企業信息化基礎數據技術標準問題

企業信息化作為一個嚴密的信息系統,處理的準確性、及時性和可靠性是以各業務環節數據的完整為基礎的。但現階段我國大多數企業仍然處于傳統的、粗放式的管理模式中,絕大多數企業的基礎數據技術標準體系尚未完善,計量、檢測體系,定額管理和標準化管理有待加強,統一、完善、操作性強的行業代碼編制系統尚未完全建立,基礎數據的自動采集、錄用的標準也有待于進一步完善,這些因素直接影響了企業檔案信息數據采集的準確性、規范性、及時性,影響了企業檔案信息化的健康發展。

此外,檔案信息的安全也是企業信息化建設的重要問題,它主要體現在電子文件和電子檔案數據的安全、檔案信息在網絡利用中的安全、電子檔案媒體介質的安全等方面,而這些問題直接影響著企業信息化和企業檔案信息化的進程。

二、對策

企業信息化對企業檔案工作的影響是巨大的。筆者認為企業檔案部門應樹立全新的檔案工作理念,應對企業信息化給檔案管理帶來的變革。

1、抓住機遇,全面推進企業檔案信息化建設

企業信息化建設中有一句老化:“三分技術,七分管理,十二分數據。”信息系統的實施是建立在完善的基礎數據之上,而信息系統的成功運行則是基于對基礎數據的科學研究,可見基礎數據的科學管理是企業信息化建設成功與否的關鍵之一。企業檔案部門集中、系統地保存了企業生產、經營管理的重要信息資源,是企業信息化基礎數據的匯集和成品庫,因此企業檔案信息化是企業信息化的重要部分。企業檔案部門要抓住企業信息化建設的機遇,把檔案信息化納入其中,使檔案信息化與企業信息化同步發展。一方面,檔案部門要根據檔案管理的要求,對企業信息化規劃和建設提出檔案管理要求;另一方面要充分運用企業信息化的技術手段和網絡平臺,開展紙質檔案的數字化工作以及檔案管理和利用。

2、健全制度、加強監管、規范管理

企業信息化是企業創新的過程,它通過技術創新、制度創新和管理創新,改變傳統落后的企業管理模式,建立科學的現代企業管理體制;企業檔案部門要把握企業信息化帶來的企業管理的新思想、新模式,樹立創新意識,運用先進的技術手段,實現企業檔案制度創新和管理方法創新。建立、健全適應企業信息化環境下的檔案管理制度,保證企業檔案工作在企業信息化環境下有序的發展。完善企業文件材料的歸檔制度,建立電子文件的歸檔辦法,形成在企業信息化過程中產生的有保存價值的電子文件的歸檔工作制度;完善企業檔案的收集范圍,及時調整和擴展企業信息的接受和收集范圍,尤其是對企業持續發展具有潛在價值的文件材料;建立數字化檔案信息化管理和利用制度。對電子檔案的數據安全、存儲安全和信息利用制度,對電子檔案的數據安全、存儲安全和信息利用安全作出規定。企業檔案部門要全方位參與信息化建設,介入企業管理流程,使檔案工作與設計、生產、施工、管理等工作流程相銜接,以加強對企業各種類型文件材料運行的監控,確保紙質檔案與電子檔案的一致性,確保檔案的真實、有效性。規范檔案管理、企業信息化也是建設科學、規范和嚴格的企業基礎管理的過程,企業檔案部門應積極參與國際質量認證體系的達標活動,實現對文件、檔案的制度化、規范化管理。

3、完善檔案信息化建設標準體系,實現企業檔案信息的集成和共享

標準是規范行為的準則,實現標準化是檔案信息化健康發展的重要保證。企業檔案信息化建設要認真執行國家相關技術標準,建立統一的信息采集、交換標準,維護數據的一致性、安全性、實現企業信息高度集成與高效、安全傳遞,充分發揮企業檔案信息化的作用。

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[作者簡介]

劉小莉(1967-)女,陜西西安人,陜西省行政學院館員.