淺談企業檔案工作的社會效益

于　濤

[摘 要] 本文從目前檔案工作效益觀存在片面追求檔案工作的經濟效益和局部效益出發,提出了要樹立檔案工作的全面效益觀,就要全面考察檔案工作的“投入”與“產出”關系;要把經濟效益和社會效益結合起來;局部效益和整體效益結合起來;現實效益和長遠效益結合起來。

[關鍵詞] 焊管行業;檔案工作;效益觀

人類所進行的一切活動,都存在一個勞動消耗和勞動成果的關系問題,即效益問題。在不同的社會發展階段,由于生產力的發展水平,社會分工的復雜程度以及經濟制度和經濟體制的不同,因而也就存在著不同的檔案工作效益觀。

一、目前檔案工作效益觀存在的問題

當前,檔案工作效益觀的問題主要表面在以下兩個方面:

1、片面追求檔案工作的經濟效益

片面追求檔案工作經濟效益的主要表現之一,就是服務中的錯位。近年來,人們十分強調檔案工作要為經濟建設服務,并提出“經濟建設發展到哪里,檔案工作就延伸到哪里。”這本是無可非議的,但令人關注的是在這個過程中出現的錯位現象,過分強調和重視為經濟建設服務,從而弱化和輕視為其它各項工作服務,這點顯然與檔案工作服務社會的宗旨不相等,檔案工作服務社會的內容和范圍是十分廣泛的,它不僅要為經濟建設服務,還要為社會政治、科學、文化、教育等方方面面服務。

2、片面追求檔案工作的局部效益

在市場經濟條件下,人們習慣于從某一部門本身的收益情況來衡量該部門的工作成績的大小與社會地位的高低,這種衡量標準對于全方位參與市場競爭的營利性部門來說是完全適用的,但把這種衡量標準不恰當地移到檔案部門和檔案工作的評估上就行不通了,甚至會把檔案工作引入歧途,檔案工作衡量有服務性、公益性和非營利性,其效益只能在服務社會的過程中來實現,因此這種效益不可能直接體現于檔案部門,而是包含在廣大利用者的收益當中。

二、樹立檔案工作的全面效益觀

在市場經濟條件下,檔案工作必然會比過去任何時候都更要追求高效益,但我們所追求的不應是受市場經濟負面影響的那種片面效益,而應是一種受市場經濟積極引導并能體現檔案工作特點的全面效益。

1、全面考察檔案工作的“投入”與“產出”關系

市場經濟有一條基本規律,就是要求人們無論做什么事情,都要計成本,算得失。因此,檔案工作者要適應市場經濟的新環境,首先就要實現從單純的檔案效益觀到檔案工作效益觀的轉變。

長期以來,人們多從檔案的價值和作用的角度去談論檔案的效益,而真正從投入和產出的比較關系來談論檔案工作效益者較為少見,這是導致檔案工作只著眼于檔案本身而不計較成本消耗和利用收益的一個重要思想根源,它的集中表現就是“重藏輕用”。現在,我們要從比較的角度來考察檔案工作的效益問題,強調檔案的有用性與檔案工作的“盈利”性相統一,即重藏又重用,并且講求從收集到利用的整個檔案工作過程的高效益,應該說:這種效益觀是符合檔案和檔案工作規律的,就是符合市場經濟的原則精神的。

2、檔案工作要把經濟效益和社會效益結合起來

檔案工作的服務內容和范圍是非常廣泛的,檔案工作的效益也是多方面的,檔案部門為社會提供檔案服務,既可使其獲得一定的經濟效益,也可解決社會問題,促進社會進步起重要作用,具有社會效益。如:寶雞石油鋼管公司為紀念焊管建業五十周年慶典活動,編著了“輝煌五十年”一書。編寫過程從檔案室調閱了50年來2100卷的文秘檔案,從中獲得了十分珍貴的資料,了解到焊管發展的過程,將有力的支持編著工作。體現了檔案管理工作為焊管事業的發展做出了應有的貢獻。因此,任何片面地追求一種效益而忽視另一種效益的傾向都是欠妥的。

為了使檔案工作的經濟效益和社會效益在整體上達到有機的統一,經濟部門的檔案工作和其他部門的檔案工作應同樣受到重視,不能因為搞市場經濟就重視經濟部門的檔案工作而另眼看待其他部門的檔案工作。另外,檔案服務要做到全面,盡可能地做到一視同仁,當然,在某個歷史階段為經濟建設服務可以成為檔案服務的重點或中心,但是這畢竟只是檔案服務諸多內容中的一項,檔案工作還要為社會政治、文化、科技、教育等各個方面服務。從經濟建設需要有穩定的政治環境、經濟發展需要依靠科技進行和提高勞動者素質的角度來講,檔案部門為政治、科技和教育服務的重要性,并不亞于直接為經濟建設服務。

再從檔案工作經濟效益的特點來看,它與其它工作的經濟效益有所不同,它只能在檔案部門服務社會的過程中來實現。這表明,檔案工作的經濟效益,包含于社會效益當中,是一種社會性的經濟效益,正因為如此,我們應該從社會的高度來重視和考察檔案工作的經濟效益,而不應用狹隘的純經濟的觀點去看待它,從某種意義上說,講求社會效益是檔案工作經濟效益的題中之義。

3、檔案工作要把局部效益和整體效益結合起來。

檔案工作的局部效益應該是指檔案部門為具體的服務對象提供檔案服務而使之獲得的效益,由于在檔案服務對象當中,既有重點,也是一般,既有“常客”,也有“稀客”,因此,檔案部門多為一些重點的“常客”著想是允許的,講求檔案工作的局部效益,應多從這方面做文章,因為這種局部效益是構成整體效益的基礎,但說到底,局部效益必須服從整體效益。

檔案工作的整體效益,主要是通過“先入為主”和區別輕重緩急相結合這一服務原則來體現的,檔案工作在通常的情況下對檔案利用者基本上奉行一視同仁的原則,按次序提供檔案服務,但在必要的時候也應有輕重緩急之分,即要先考慮需要者和發揮效益明顯較大者。如東北輸油管線“八三”會戰期間,會戰指揮部下達指令由寶雞石油鋼管廠承擔東北三省緊急上建五套螺旋焊管生產線的“工藝設計”、“工序設備設計”、“工廠設計”的任務。設計人員在檔案室大力配合下,將庫管的技術文獻全部提供給設計人員參閱,檔案閱讀室成了設計室,這些舉動充分促進了焊管事業的發展。只有明確了整體效益原則,人們才能拋棄那種一味糾纏檔案部門的收益情況和拘泥于本部門或本人的得益情況來評價檔案工作的片面觀點,去追求檔案工作的整體效益。

4、檔案工作要把現實效益和長遠效益結合起來。

檔案工作是一項造福子孫的事業,它既要為現實工作服務,更要面向未來著眼長遠,為后代謀利,因為,期盼檔案工作充分發揮其現實效益,這是檔案部門和社會的共同愿望。

檔案工作效益具有滯后性特點,這一特點不會因為現在推行市場經濟而改變,因此,我們只能在尊重檔案工作的特點和規律的前提下而能動行事,檔案工作效益雖然是滯后的,但又是長效的,歷史上保存下來的檔案今天仍可繼續發揮作用,而今天保存的檔案將來還會發揮其作用。江澤民同志講過:“檔案工作有它的特點,就是平常不起眼,也不引人注目,但是,一旦當你需要時,如果平時工作沒做好,臨渴掘井就悔之晚矣!”正因為檔案工作有這么一個特點,因此,不克服急于求成的心理,不著眼檔案工作的長遠效益,就無法正確認識檔案工作,對于檔案部門來說,平時做好工作是至關重要的,因為只有這樣,才能在利用者需要的時候,提供及時而周到的服務,去充分實現其現實效益。

總之,市場經濟強調以利益為導向,一切按經濟原則辦事,這一方面有利于強化檔案工作的效益觀念,但是另一方面也容易導致片面追求效益的短期功利行為,因此,經濟體制多元化的條件下,檔案工作不僅要講求效益,而且要注意克服各種片面的效益觀點,講求全面的效益。

[作者簡介]

于濤(1970-)女,助理館員,檔案與文秘專業畢業,從事檔案管理工作十余年.