公路檔案管理中存在的問題思考

李金蓮

[摘 要] 公路檔案是工程項目建設各項活動的真實記錄,全面、綜合地反映了工程項目建設的全過程。要認真做好建設工程的質量計錄;實施嚴格的存檔制度;檔案內容應完整、系統、規范;建立檔案檢索系統。

[關鍵詞] 公路檔案;工程質量;管理制度

改革開放以來,我國的建設事業發展迅速,從此同時,也形成了大量的業內資料即建筑檔案。如何有序地管理好公路檔案既是工程本身的需要,也是檔案部門的要求。

一、公路檔案管理中存在的問題

由于公路建設行業與其它行業相比,有其自身的特點,致使全行業檔案管理工作總體上看仍處在比較原始的階段,突出的問題表現在:

(一)檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路建設檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右,較差的單位情況就不同了。

(二)缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看,有的單位成立了專門的檔案室。有的單位則不然,公路檔案由其他業務部門代替或由文書檔案員監管。

(三)缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差,既缺乏檔案管理業務知識,又缺乏相關的業務知識,難以適應工作需要。

二、公路檔案管理中存在問題的原因

目前公路建設行業檔案缺位現象嚴重,其原因是多方面造成的。首先,公路建設行業自身特點決定了其自身的長期性、復雜性和艱巨性。行業具有流動性大、施工戰線長、跨區域、異地化作業多、施工過程中不穩定性等特點,往往會給檔案資料的收集、整理、立卷歸檔增加困難;其次,從業結構層面上還存在著層層分包、掛靠、非法用工等現象,致使工程項目成分錯綜復雜,有的甚至施工總承包單位自己也說不清、道不明到底有多些小施工隊伍、“包工頭”參與施工,更何況即便是在同一項工程施工當中,參與施工的有關人員也在隨著工程進展進行隨時調動,所以在這一切“動”的因素前提下做好檔案管理工作并非易事。第三,目前公路建設市場競爭異常激烈、“僧多粥少”的現象突出,贏利空間非常狹小,多是是微利經營,如何千方百計地降低生產成本、提高經濟效益是當務之急,再者說檔案工作短期利益不明顯,所以說,檔案工作在建筑業里得不到重視是不足為怪的。

三、公路檔案管理工作的重要性

1、檔案可以為生產經營單位制定的長、中、短期發展目標提供有效、明確的載體。任何一個經營活動都要有一定的延續性、穩定性,都要服從服務于長遠利益,而這一切的衡量標準,都可以從檔案管理上找出有關的執行依據。

2、檔案工作是行業經營單位活動的真實再現。無論是工程項目的招標投標、項目建設目標化管理等等,都可以借助檔案得到真實反映,也就是說,檔案管理人員可以通過對存檔的資料新信息、整理、分析、研究對比,可以從中查找出目前行業內所隱含的問題,以便研究對策加以解決。

3、檔案管理是公路建設業應用與開發新技術、新工藝、新材料的重要依據。目前我國已經加入了WTO,國外的先進技術不斷涌進我國,同樣,公路建設行業的一些推廣應用的新技術、新工藝、新材料更新步伐也在不斷地加快,需要不斷從項目法人施工管理中收集各種數據和資料,加以研究分析,掌握其技術特點,為以后施工技術的推廣應用奠定堅實的基礎。否則,沒有深入的研究,就會使整個行業的發展步履維艱。

4、檔案工作是行業實施管理的重要條件。目標化管理是行業管理的一種重要形式,而目標管理的制定和責任制的建立與完善,以及完成情況的考核和評比,在很大程度上需要檔案工作的支持,因為在目標化管理實施過程中所形成的大量資料信息是公路行業企業季度、年終考核評比工作中不可缺少的依據。

檔案管理工作能間接地創造效益。其實檔案本身不會直接產生經濟效益,但它一旦被利用,就能使公路建設行業少走許多彎路,減少不要的損失。

四、加強公路建設檔案管理的策略

1、做好建設工程質量記錄。任何一個建設工程都有立項、可行性論證、勘察、設計、材料供應、施工、監理、驗收的過程,每一個步驟和環節都有它的質量標準,其活動過程和內容都有真實的記錄。其記錄、竣工圖經過整理、立卷、歸檔、形成建設公路建設檔案,是反映工程內在質量的重要內容。而施工實物體的質量是施工工程技術人員的精心實施,其外表很直觀,很容易被人們發現和重視,但工程建設項目檔案的內在質量就不容易被人們簡單地發現其質量缺陷,通常是在利用檔案信息時發現與實際情況打不一致時,才能反映出它的缺陷所在。所以工程建設檔案質量與工程施工質量同等重要,二者不能忽視某一個方面,缺一不可。

2、實施嚴格的檔案管理制度。根據施工行業自身特點以及各類檔案形成的規律和特點,制定出科學完善的管理制度。將《檔案的歸檔范圍和工作細則》、《檔案員工作職責》、《檔案入庫制度》、《檔案借閱制度》、《檔案的開發利用》等一系列制度得到很好的落實。

3、公路檔案的內容應系統、完整、規范、便于保存、查找利用。公路檔案是工程建設活動中的第一手材料,要如實地反映活動真實情況,不能偽造,應具有準確性、真實性和原始性。對工程質量評價,各職能部門對工程的鑒定意見應客觀公正。工程建設活動行程的文字材料、圖紙、聲像等應根據實際有效地收集歸檔,特別重要的是建設項目,如地下管線這些不單是本工程項目需利用,而且要為他人研究分析利用,要力爭齊全。

4、建立檔案檢索系統。各部門應有效利用部門的微機資源,建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門的檔案管理水平;提高各部門檔案管理工作中協調工作能力;方便各部門(單位)對檔案利用,借以提高工作效率。按照檔案的性質和類型,收集整理各部門的檔案資料;內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號;對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類,編號采用其自然形成(特定)的編號。(如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則,公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更)。

5、定期對內業資料督導與計量支付掛鉤。由于資料整理瑣碎,不產生經濟效益,施工過程中現場又非常繁忙,施工人員絕大部分精力集中在工地,對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查,到最后內業很有可能一塌糊涂,更有甚者大量的缺資料,所以內業資料應定期或不定期檢查評比,引起各方面重視,避免大量的雜亂堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤,為搞好工作檔案管理提供保證。

6、對公路檔案的驗收要嚴格把關。這是保證公路建設檔案質量的重要環節,按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則,認真做好檔案驗收工作。檔案驗收重點是應根據DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的要求進行;包括項目建設概況、項目檔案管理情況、存在問題、整改要求與建議等方面。對建設周期長的工程,應分階段驗收,查漏補缺,發現問題,及時糾錯改誤;加強對檔案的預驗收工作,以確保資料齊全完整和準確。

五、結論

公路檔案是公路建設活動中形成的原始的、圖物相符的具有有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動。在對建筑工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時,公路工程檔案管理如何有序地進行,既是工程本身的需要,也是檔案部門的要求。因此加強建筑行業檔案管理工作很有必要性。

[參考文獻]

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[2] 完善建筑工程檔案管理工作的八個建議,鐘錦紅,廣東科技,2007.09.