安順市煙草商業企業對全面預算管理的有益探索

[摘 要] 本文研究總結了安順市煙草商業企業對全面預算管理的探索經驗。第一,統一了思想,提高對預算管理的認識;第二,領導重視,加強制度建設;第三,認真分析,合理的編制預算;第四,強化預算的執行管理,嚴格獎懲;第五,推行預算管理的信息化建設,提高工作效率。

[關鍵詞] 安順市;煙草企業;預算管理

一、統一思想、提高認識

全面預算管理作為對現代企業成熟與發展起著重大推動作用的管理系統,是企業內部管理控制的一種主要方法。煙草企業是特殊的企業,既要執行國家總局的生產計劃,又要融入市場經營。這就注定了企業在管理上存在很多需要調和的矛盾,而預算管理正是一個能統一協調企業各方面目標和需求的有力管理方式,也是煙草企業財務從核算型向管理型轉變的顯著標志。

安順市煙草公司隸屬于貴州省煙草公司,下設五縣一區,2007年底卷煙年銷量7萬4千箱,烤煙年生產量20萬擔,年實現利潤1億1千5百萬元。安順市煙草公司結合實際,進行認真、全面、細致的分析,認為全面預算管理工作是促進各部門之間互相協調與溝通的有效辦法,特別是可以促進公司領導與財務部門、財務部門與其他職能部門、公司機關與各縣分公司之間的相互協調與溝通。安順市煙草公司現行體制是市公司為市場經營主體,縣分公司分別簽訂目標責任,市局機關進行垂直管理,通過開展預算管理工作,給法人代表和財會人員架起了一座溝通、理解的橋梁,公司領導通過全面預算管理,可以更直接地進行有效的財務管理、企業管理,而財務部門則可以通過全面預算管理讓財務管理參與到企業經營管理的各個方面,很好地監督法人代表依照國家財經制度、財會法規對企業進行管理,依法管理。全面預算管理是企業最經常、最直接的一種監管手段,在日常管理、開支等工作中,該不該干、能不能干?誰說了也不算,按“秤”辦,這個“秤”就是預算,能盡量避免矛盾,減少摩擦,寓制約與監督于無形之中,從而使法人代表能依法行使手中的權力,財務人員能參與管理;是財務延伸管理的一種有效管理手段,是提升財務管理水平最有效的措施,是企業切實控制成本費用,從而達到進一步增強企業整體競爭力的有效途徑。

二、領導重視、組織保證、制度建設

為使預算管理工作貫徹落實到位,安順市煙草公司組建成立了由“一把手”任主任,其他領導班子成員任副主任,各科(室)、中心部門負責人為成員的預算管理委員會。下設辦公室,由財會部門負責人任主任,負責公司日常預算管理工作。在財務管理科常設預算部,由2名專職人員負責公司預算管理的具體工作。以各科(室)、各中心、各縣分公司為全面預算編制和執行管理基本單位,各部門明確一名兼職的預算管理員。并依照國家有關財經政策、法規、制度和有關規定,結合公司實際生產經營情況,按照統一領導、分級管理、指標控制原則,在公司的統一領導下,根據發展的需要,統籌安排和使用各項經費,并通過制定各種項目指標,進行事前、事中和事后控制。同時制定了嚴密的財務預算管理實施辦法,主要包括職責劃分、編制時間、編制依據、編制預算的內容、要求及程序等,以制度的形式確定下來,確保預算管理的認真執行。本著“按月考核、按季兌現”的原則,每月、每季度對預算進行考評,將考評結果與每位員工的薪酬考核掛鉤,嚴格兌現,確保預算管理工作的順利開展。

三、認真分析、科學合理編制預算

全面預算管理的第一步是編制預算,安順市煙草公司遵循“總量平衡、以收定支、效益優先、切實可行”的原則,遵循“自上而下、自下而上、自上而下”的程序,按照分級編制、逐級匯總編制財務預算。在全面預算編制工作中的具體做法是:

1、每年編制全面預算的方針、目標、方案

各單位根據確定的目標,結合本部門實際情況,層層進行目標分解,在12月10日前各職能部門完成預算草案的編制并報市局預算管理委會,預算管理委員會進行逐項審查后上報省局備案并落實指標先執行,待次年省局各項指標落實下達后,市局再將指標進行層層分解,各職能部門根據簽訂的目標責任對預算進行修訂,在規定時間內上報預算管理委員會審批,預算管理委員會對各職能部門上報的預算項目進行逐項審議通過并報省局批準執行。通過如此反復研究與修訂,最終經預算管理委員會確定后以文件形式公布執行。

2、在預算編制過程中做到分工協作,明確責任

各職能部門負責編制本部門預算,明確部門負責人為本部門預算編制和執行的第一責任人,預算管理員為第二責任人,負責與各部門具體協調溝通,并負責日常預算管理工作,保證預算編制質量;財務部門負責協調、溝通和督促工作。

3、認真抓好預算編制的具體工作

公司內部各職能部門、基層站點作為基礎編制單位,根據公司預算管理委員會規定的預算項目,結合自身實際情況進行初步預算并編制預算草案,上交公司預算管理委員會,經預算管理部門依據公司有關目標計劃,深入各職能部門、基層站點、市場等對目標年度內的生產、銷售、收入、成本、費用、利潤、資本性投入、現金流量等進行大量調查、分析、研究,找準經濟增長點和增收節支的切入點,結合前三年,特別是當年的實際水平和預算期內的變化因素進行匯總、分析、調整。為防止有些部門打小算盤,有些預算指標偏大,有些又偏小,預算部門要與有關職能部門逐項落實,對個別突出問題經過認真分析和反復研究,形成調整意見后返回到各職能部門,各職能部門修改后再報給預算管理部門匯總調整,提交市公司預算管理委員會審核、修訂、確認后,報省公司預算管理委員會審核同意后,預算管理部門將正式預算分解下達到各職能部門,嚴格貫徹執行。

預算管理部門每月對預算執行情況進行對照檢查、分析,研究、收集外部環境、政策變化的信息,寫出預算執行分析報告,發現問題及時向領導匯報。

四、強化預算執行管理,嚴格獎懲

1、盡可能完善考核獎懲辦法,保證全面預算管理工作順利開展

為確保全面預算指標的嚴格執行,安順市煙草公司預算管理委員會分別制定了《安順市煙草商業系統預算考核辦法》及《安順市煙草商業系統預算審批辦法及預算調整流程》等制度。目前,《安順市煙草商業系統預算考核辦法》已經修訂到了第5稿,每一次的修訂都是根據當時的工作要求和管理需要作為基礎,引導預算工作積極發展為目標,一次次的煥發出了新的管理效果和生命力。

(1)明確各職能部門考核的內容為本部門上報的預算項及負責控制的預算項。這樣既加強了部門內部費用的管理,又增強了對其他部門費用的控制;另外,通過這種方式,改變了預算管理都是財務人員的事這種觀點,現在,財務核算中心為各部門提供了能夠查閱相應預算執行情況的窗口,各部門在自己辦公室內隨時就可以查看到自己部門發生的費用項目及控制的其他項目,為加強各職能部門與財務部門,各部門之間的溝通提供了一個較好的平臺。

(2)把過去的部門控制轉變為全員控制。安順市煙草公司對可變費用加強了過程控制,根據各部門職能明確責任,轉變過去預算全由財務控制為職能部門參與控制,對可變費用部分明確了相應的控制部門。如機關各部門發生的辦公費用、會議費用等,均由機關服務中心控制,工資福利等由人事勞資科控制,這些職能部門不僅是對本部門開支負責,同時還需對所控制的公司整項費用的支出情況負責。具體控制程序為由預算管理委員會下達各部門控制的費用項目,各部門日常發生的支出,先由使用部門向控制部門提出申請,按正常程序報領導審批,費用支出后,在規定的時間內經本部門簽署意見,再經控制部門簽字(或登記),然后按公司規定報經相應領導簽審,再到財務報銷。無預算管理員簽字的票據,領導簽了,財務也不報銷。

(3)加強對資金流的控制,真正實現收支兩條線。預算管理部門在對全市資金的控制和管理上與資金決算部門密切配合,各縣經營部每天的營業款全部存入全市統一的收入戶,只能存入不能支取,每個月需要的費用開支由資金決算部門根據預算部門提供的各縣資金流量預算劃撥,遇到特殊情況需要追加資金的,必須按照規定辦理申請追加資金預算的手續后方可追加。這樣既嚴格控制了費用的開支,又使得全市的資金安排井然有序,為合理規劃企業的資金使用打下了堅實的基礎。

(4)充分發揮預算管理員的職能。為使公司的預算管理落到實處,公司預算管理委員會明文規定,各部門費用必須經預算管理員簽字登記后方可到財務辦理報銷手續,由控制部門控制的費用,除了需要本部門預算管理員簽字外還需要控制部門簽字認可后才能到財務辦理報銷手續。目的是部門預算的執行,要由預算管理員來監控。在剛剛運行初期,有些部門不太理解,認為自己是部門負責人,我簽字就可以報銷了,為什么需要一個預算管理員簽字認可,或者是說,自己發生的費用為什么需要其他部門來控制,但經過一段時間后,預算管理員監督的作用體現出來了,他們隨時可以向部門領導提供部門費用開支、預算執行情況等,為領導下一步的決策提供了較為及時的信息。

(5)量化考核指標,區分考核級次。公司針對部門職能不同確定不同的考核指標,確定不同的考核分值,并規定預算與實際執行數的偏差不能超過±15%,一方面控制了實際開支不能超過預算數的15%,另一方面也避免了為了怕經費不夠而在編制預算時出現“寬打窄用”的現象,有效地保證了預算的準確性。同時,針對不同的考核部門、考核項目,采用比率和絕對值相結合的考核辦法進行考核加減分計算,最后得分計入每個部門的月績效考核分數,分數實行按預算管理責任大小區分級次,不同級次分數不同,對本部門預算管理負主要責任的領導及預算管理員考核分值大,本部門的普通職工略減。獎懲對等,以部門為單位,范圍為全體員工的一系列措施,起到職工監督領導,領導安排必須有計劃的督促作用。這樣,不同的崗位都參與了預算管理,真正使預算管理成為全員管理。

2、嚴格控制預算調整,保持預算嚴肅性

預算在執行過程中必然會遇到一些意外的、非人力可以控制的情況導致實際與預算出現偏差。就需要進行預算調整,為了保證我們的預算能與實際情況相吻合,又要避免出現隨意調整預算的情況,安順市煙草公司預算管理委員會出臺了《安順市煙草商業系統預算審批辦法及預算調整流程》。詳細規定了預算調整的各個方面,預算一般情況下不允許調整,除非遇到國家政策、企業發展計劃發生變化;上級公司及政府部門等外在單位對本企業提出的會議、培訓等要求;上級公司及政府部門等外在單位對本公司進行突發性的工作檢查、審計;自然災害和不可抗力等方面的原因才可以按規定流程辦理預算調整手續。并且預算調整必須是在事前進行調整,事后的調整一律不給予辦理。

通過規范預算調整更進一步強化了全面預算管理,也同時增強了全面預算的生命力。

五、推行預算管理信息化建設,提高工作效率

安順市煙草公司的預算管理逐漸形成企業日常管理的一項重要工作以后,為了提高預算管理工作效率,在省公司的積極推進下,財務軟件中增加了預算管理模塊,公司率先進行了該模塊的實施,并對全體預算員進行了操作培訓。目前,公司的預算管理從編制、審核、批復、到調整、預警、考核取數全部實現了系統內操作,實現了每一個過程都有痕跡化管理,時時都可以分析比較當前的預算執行情況,信息化建設的推進,使公司的預算管理工作又上了一個新臺階。

[作者簡介]

葛穎璐(1977-)女,安順市煙草公司財務管理科預算部主任,助理會計師.