談新上本科綜合性高校檔案管理人員素質建設

李 昕

摘要:本文綜述了目前高校檔案管理人員的素質要求,系統分析了目前新上本科綜合性高校檔案管理人員的現實情況,并根據新形勢下對新上本科綜合性高校檔案管理人員素質提高提出了若干對策和建議。

關鍵詞:檔案管理 素質建設 本科院校

隨著高校教學、科研、管理、后勤體制改革的不斷深化,必然對新上本科綜合性高校的檔案管理帶來沖擊。這就要求新上本科高校的檔案管理工作必須立足現實、改變思路、主動學習,在思想上、制度上、管理上及時調整,緊緊圍繞新形勢下的工作要求,努力開創檔案管理工作的新局面。

一、檔案管理人員的素質要求

1.1檔案管理人員的政治素質

檔案管理工作是一項政治性較強的工作,沒有高度的政治素養,沒有強烈的責任感無法擔此重任,因此檔案工作者必須具有堅定的政治方向,關心國家、政黨的一系列問題,嚴守黨和國家機密,對祖國、對人民忠誠,熱愛檔案事業,確保檔案在政治上的安全。服務于學校教育事業的發展,樹立全心全意為廣大教職工服務的指導思想,具有高度的愛崗敬業精神。

1.2檔案管理人員的業務素質

檔案工作是一門管理科學,要實行檔案的科學化、標準化、規范化管理,檔案人員除了具有良好的政治、道德素質外,還應有精明干練的業務素質和能力素質,這兩者緊密相連,互相制約、相互促進,因為技術的精益求精,知識的不斷豐富,才能的不斷提高,直接關系到服務質量問題,這也是檔案工作者最基本的職業道德之一。

1.3檔案管理人員的能力素質

各個高校利用計算機、通信設備以及自動化辦公設備進行檔案管理,迅速準確地完成檔案信息的收集、整理、加工、傳送、檢索貯存和管理等過程,實現檔案管理現代化、自動化、網絡化以及資源共享等,這不僅把檔案工作人員從繁重、重復的手工勞動中解放出來,加快檔案信息的處理和流通,提高信息的利用率,而且實現檔案信息管理自動化可建立網絡系統,實現檔案信息資源共享,擴大檔案信息的利用范圍和提高利用效率,因此這就要求檔案人員熟悉和掌握計算機互聯網等技術知識。

二、新建本科院校檔案管理人員現狀

進入21世紀,各新上本科院校都進行了大刀闊斧的機構改革,都在不斷探索調整新形勢下如何促進新上本科高校更快更好的發展。新形勢下檔案工作如何開展,是檔案工作中遇到的一個新問題,也是搞好新組建和升格高校檔案工作的當務之急。如今各高校的檔案管理人員中,熟悉檔案內容,能進行檔案信息深層次研究和開發的人才仍顯得十分匱乏,主要表現在以下幾個方面:

2.1知識結構不合理,專業人員偏少

目前,檔案管理人員中本科以上學歷的人數在逐年增加,這為高校檔案事業的發展增添了生力軍。但是,檔案管理人員中具有中高級專業技術職務的比例偏低,畢業于檔案專業的人員更是偏少,具有碩博士學位的高級專業人才更是寥寥無幾。學校發展對檔案工作的專業文化程度提出了更高的要求,檔案專業畢業的人員占有極其微弱的比例,是目前檔案工作急需解決的問題。

2.2隊伍結構不穩定,檔案意識不強

新上本科院校面臨的另外一個現實是檔案管理人員一部分是兼職工作,他們檔案意識不夠強,責任意識與敬業精神欠缺,片面地認為檔案工作并非自己的主要任務,以做好本職工作為主,平時不關心檔案工作,到年末歸檔時搞突擊,嚴重影響了檔案工作的順利開展。

2.3專業知識不精通,業務素質不高

合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養,掌握檔案工作的基本理論原則和方法,具備一定的工作能力和文字表達能力。面對校園網建設和信息高速公路的飛速發展,新上本科高校檔案隊伍中急需一批現代化信息管理技術方面的人次。但目前新上本科高校檔案管理人員的素質能達到上述要求的很少,在質量上還不能適應當今檔案工作的開展,影響檔案工作的質量。因此檔案管理人員的業務素質有待提高。

2.4創新意識不突出,服務意識不夠強

當前,大多數檔案管理人員仍具有墨守陳規,自我封閉的舊思想。缺乏參與意識,不能及時發現和總結新情況、新問題,業務上不精益求精,缺乏知識更新的主動性與參與科研、技術改造的自覺性,不能完善和發展檔案管理工作。

三、提高高校檔案人員素質的幾點建議

新形勢下,為適應檔案事業發展的需要,做好檔案工作,必須加強檔案隊伍建設,提高檔案管理人員的整體素質。針對當前新上本科高校檔案人員實際,提高檔案管理人員素質主要表現在以下幾個方面:

3.1大力宣傳《檔案法》,提高領導干部和檔案工作者的檔案意識

學校各級領導應把檔案工作列為重要的議事日程,形成重視檔案工作的良好社會氛圍,及時了解檔案人員思想、工作、生活狀況,及時解決他們的實際問題。另外,要充分發揮典型作用,一是檔案系統領導干部和黨員的先鋒模范作用和表率作用,二是大力宣傳檔案戰線的先進人物和事跡,樹立部門先進,形成加強職業道德建設良好氛圍。

3.2年齡結構、組織結構要合理組合和安排

檔案管理工作離不開人,檔案工作的優劣歸根結底還是要落到人員的管理上。新合并高校要搞好檔案工作必須有一支結構合理、素質精良的專兼職檔案管理隊伍。為此,在合并之初首先要從事業發展的需要出發, 注重選拔那些富有使命感、奉獻精神和敬業精神,熱心教育科研,具有管理能力的人從事檔案管理工作。

(1)合理調整人員結構。

高校合并勢必打破原來的人員組成結構,抓住重組機遇,檔案管理機構設置應精簡又高效。對原檔案管理人員進行重新考核,對兼職檔案員,進行業務培訓,落實工作任務。綜合檔案館在對下屬各檔案分室(部)的人員組成上應著眼于未來的發展,設崗的同時必須考慮到未來發展的空間。檔案隊伍年齡應該是老中青結合,形成梯隊,拉開檔次,不同年齡層次的人們可以各自發揮自己的優勢。

(2)加強人員培養發掘

檔案管理工作是一項最具條理性的工作。隨檔案功能的逐步開發,檔案管理的專業性也越來越強化,建立一支高效專業的檔案管理隊伍是目前新上本科高校管理制度的必須條件之一。但我國的檔案專業人員很少,而檔案管理經驗出身的人很多。對此,新上本科高校在積極引進專業人才的同時,還應立足于本校人員的的具體情況,確定高層次的培養目標,采用外派委培的方法,有針對性、有計劃的培養館內專業人員。同時,還應利用新上高校的教育優勢, 制定培訓計劃,對檔案管理人員采取脫產學習、在職學習、短期培訓等多種方式, 不斷提升工作人員的專業水平。

3.3引進競爭,健全考核

學校要為檔案人員提供施展才華的環境,使每個人都力有所用、才有所展,并把工作實際同工資晉升、職稱評聘、評選先進等結合起來,從而激發檔案人員提高自身素質的自覺性。檔案人員要安心工作,忠于職守,鉆研業務,獻身事業,在工作中磨練自己的意志,要牢記: 偉大出于平凡,豐功偉業的建樹必須從一件一件具體事情做起,理解檔案工作同樣是光榮的,同樣是有作為的、有前途的,這就是我們檔案工作者應有的素質。

四、結語

綜上所述, 新上本科高校雖面臨千頭萬緒的工作,但教學檔案管理工作真實地記錄著學校在教學方面的所作所為,認真做好收集管理工作,不僅是迎接今后上級教育主管部門的辦學質量評估和檢查的需要,也是為后人留下可供利用的寶貴精神財富的需要,更是檢閱歷史,展望未來的需要,因此,望所有新上本科高校的檔案工作者一起為我們檔案工作事業的騰飛做出應有的貢獻。

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作者簡介:李昕,女,39歲,臨沂市臨沂師范學院檔案館 副研究館員。