健全高校檔案館網站服務功能之我見

吳 堅

摘要:本文闡明了高校檔案館網站建設應凸顯服務功能,論述了檔案館網站的工作重點:展示有特色的檔案信息;提供個性化的服務手段。

關鍵詞:高校 檔案館 網站 健全 服務

高校檔案館是高校信息資源的保管基地和利用中心,蘊涵了大量豐富的、有價值的檔案信息資源。建立檔案館網站,目的就是要把檔案工作和網絡有機地結合起來,提高檔案工作的效率,讓檔案更多、更及時地服務于廣大利用者。因此,高校檔案館網站的建設要凸顯服務這一最重要功能,如果缺乏這一功能,網站的建設只是流于形式。如何健全高校檔案館網站的服務功能,筆者結合實際工作,提出如下見解:

一、 綜合分析各種因素,全面考慮網站定位

高校檔案館網站的建設,首先要找到自己的定位。從外部因素來講,我們要考慮到社會政治、經濟、文化等因素,中央和上級主管部門的政治原則和政策導向,檔案館履行職能的現狀與社會評價,網絡技術所能發揮的作用等。內部因素要考慮到本館揭示館藏、建設網站數據庫的能力,館藏資源的現狀,網站要達到的目標等。

在眾多需要考慮的因素里,最需要我們花精力去做的就是分析檔案館網站的服務對象及服務范圍。分析檔案網站的服務對象,可以掌握不同類型用戶的需求特點及其心里特征,有的放矢地設計制作網站的欄目,針對不同類型的服務對象添加其所需的內容,以吸引更多的用戶。要想獲取網站服務對象準確而詳細的信息,還必須調查用戶對檔案實體的利用狀況和傾向性。對服務對象的分析研究要全面周到,以便在建立網站時不至于盲目行動[1]。

通常來講,檔案館網站的用戶是具備一定上網技能的群體,他們可以分為兩大類:沒有特定利用需求的瀏覽者和有特定利用需求的用戶。沒有特定利用需求的瀏覽者只是由于隨便看看而點擊進入網站的。他們大致需要了解檔案館一些基本內容,如檔案館的概況、內部機構設置、館藏分布、檔案館工作動態報道等。如果網站設計新穎、內容豐富、檢索方便,就會使其中的一部分成為網站的潛在用戶,甚至會成為固定用戶。而那些有特定利用需求的用戶進入網站的目的就是為了檢索到自己所需要的檔案信息。對高校檔案館網站而言,這些用戶主要是教師、學生、校友、用人單位等。對于這些用戶我們就應提供良好的館藏檔案信息檢索服務,還可以根據本館特色建立專題數據庫,提供給網上用戶查詢。另外也可以設立一些專欄提供信息服務,如校園變遷、名人檔案、院士長廊、校友捐贈、網上巡展等。

明確了檔案館網站的服務對象,我們就能找到高校檔案館網站的定位:以服務為理念建設檔案館網站。因為服務是高校檔案館網站最重要的功能,也是體現并檢查網站建設質量和效果的最佳途徑。由于我們以往對檔案館網站的服務功能的關注度不夠,網站的建設往往以“管理型”為主。網站的建設如果缺乏服務導向,網站的生命力就難以真正體現出來,網站也難以發揮其價值。要使高校檔案館網站從“管理型”向“服務型”轉變,重點應抓好以下兩項工作:展示有特色的檔案信息;提供個性化的服務手段。

二、積極提供有特色的檔案信息,最大程度滿足用戶需求

目前高校檔案館網站的主要內容有:1、本館簡介:歷史沿革、機構設置、館舍全貌、規章制度、館藏介紹、本館新聞等。2、檢索系統:包括本館全宗目錄信息檢索,特色資源信息檢索等。3、網絡導航:包括搜索引擎、國內外著名檔案館、院校檔案館、檔案類報刊、熱門網站等。

本人認為高校檔案館網站在做好大眾服務的同時,一定要凸顯特色信息與服務。網站是否具有特色的專題數據庫信息是其能否吸引用戶的關鍵,也是其能否迅速發展的決定性因素。所以,高校檔案館網站可以結合本校教學、科研、行政工作,開發具有自身特色的信息數據庫。數據庫的內容可包括:優秀本科、碩士、博士論文題錄信息,提供作者、導師的姓名、論文題目、論文摘要及完成時間;歷年學生的學籍檔案,如學號、姓名、籍貫、所在院系、專業、在校時間、畢業證號及學位等信息;教材出版物的信息,包括書名、作者、出版年度;科研專利的信息,包括專利作者、專利名稱及專利號;科研獲獎成果信息,包括榮獲省部級、國家級獎勵的科研成果,授獎時間、成果名稱、內容簡介、獲獎等級、獲獎人及所在單位;基建檔案,如項目名稱、竣工時間及負責人;教師業務檔案,如教師的基本信息、研究方向及有代表性的教學、科研成果等等[2]。

提供特色檔案信息可實行目錄、原文及編研成果齊頭并進的方式,分別建立目錄數據庫、全文數據庫和事實數據庫,以滿足不同用戶不同層次的利用需求。目錄不僅對用戶起著指示和導航的作用,而且它本身所含的信息就是對館藏內容和效用的揭示;沒有經過加工的檔案原文通過數字化后以全文形式直接上網,適合研究型、憑證型等要求嚴謹的用戶需要;信息編研使經過加工和整理的檔案信息以各種專題發布,具有原文發布不可替代的優點。它能根據用戶的不同需求提供經過整合的信息,更全面、更方便、更有針對性,是一種智能型的信息發布方式,能滿足用戶集成性、綜合性、休閑性的利用特點,在很大程度上實現了信息共享,能較好地解決公開與保密的矛盾:當原件尚未解密,全文利用受限制,但其中一部分信息可以公開時,可以經過加工,提取能夠公布的一部分信息,或以摘要形式揭示其內容,在確保安全的前提下,實現信息共享[3]。

隨著現代信息交流的不斷發展,用戶在使用網絡資源時,趨向于利用豐富多彩的多媒體資源。而現代信息載體的更新,配套網絡信息載體技術的發展、帶寬的不斷擴大,使網絡已發展成為“一切媒體的媒體”,能提供音頻、視頻、多媒體等多種類型信息,滿足用戶的多元需求。高校檔案館網站可利用文本、靜態圖像、動態圖像、音頻、視頻、多媒體等多種信息類型,提供紙質、聲像、圖紙、多媒體等多種檔案信息以滿足用戶的需求。

三、努力提供個性化的服務手段,不斷提高服務質量

高校檔案館網站的建立以服務為理念,就應充分發揮網絡優勢,提供更多的個性化服務手段,切實解決檔案工作中遇到的困難,不斷提升服務質量。

1、加強高校檔案館網站的查詢功能

隨著高校檔案工作的不斷發展,許多檔案館都采用了B/S結構的檔案管理系統。各立卷部門遠程登錄,錄入應歸檔的內容,數據直接傳到檔案館的數據庫里。檔案館工作人員就可以直接查詢利用,速度快捷且方便。檔案館網站可與檔案管理系統相結合,在確保數據安全的前提下,開展網絡遠程查詢檔案。先期可以在校園網內開放公開檔案的查詢。啟用校園網認證系統的高校,可考慮開放部分有密級的檔案目錄的查詢,并在適當的時候向校園網以外的用戶開放公開檔案查詢。

網站的搜索功能也應做到簡單、快捷。可將上網欄目按類別分類,建立庫表,用戶就可通過關鍵詞、責任者、類目等任意一種條件查詢,也可以按任意條件組合查詢,每一個條件都能模糊匹配,力求做到極高的準確性,節省查詢時間。

2、提高高校檔案館網站的指導功能

業務指導是高校檔案館工作的重要組成部分。近年來,很多高校大都由幾所院校合并而成。校園面積大,校區之間距離遠,如果每個部門都上門親手教,檔案人員來回奔波,既辛苦又浪費時間。況且兼職檔案員的流動性比較大,這就給檔案館的培訓工作增添不少麻煩。如果我們通過檔案館網頁把各部門需要歸檔的范圍、立卷標準等做成網頁,掛到檔案館網站上,兼職檔案員只要打開網站,點擊業務指導窗口,就可一目了然。如有不清楚的地方可打電話咨詢或請指導人員前去指導。這樣既減輕了檔案館的工作負荷,也可節省彼此的時間[4]。

另外,還可建立一些檔案利用指南的網頁,把利用檔案實體時應注意的事項,各類事務的辦理流程等公布到網站上,使利用者有備而來,防止利用者因為手續不全而來回奔波。

3、密切高校檔案館網站與用戶之間的聯系

高校檔案館網站普遍設有電子信箱作為聯系方式,但是這種方式不具有完全開放性,不能把用戶的意見和建議顯示出來給大家看。因此,高校檔案館網站還應設留言板或論壇等,讓用戶在專門的地方提意見和問題。同時,要對所提的意見或問題作及時的回復或公開的討論,這樣使檔案工作更加貼近社會,貼近每一位普通的利用者,提升檔案館自身形象;另一方,根據用戶的建議,我們能及時發現并改進工作中存在的問題,為用戶提供更加優質的服務。

檔案館網站還應設立網站導航、網站地圖等類似的欄目。列出網站所有的欄目及其子欄目。用戶可以迅速熟悉網站的欄目概況,并能直接點擊進入,方便、快捷,而且加強了網站的整體性和統一性。

除此之外,擴大檔案館網站的友情鏈接,可以使廣大用戶不受地區、單位的限制。通過網絡,用戶足不出戶就能在自己的查閱權限范圍內快速獲取信息。同時,檔案館通過友情鏈接,間接地宣傳了自身的工作,擴大了用戶群。各高校的檔案工作也能及時交流,提升了網站的服務功能。

在科學技術日新月異的今天,高校檔案館網站將對學校的各項工作發揮出越來越重要的作用。因此,檔案館應該以展示有特色的檔案信息為重點,以提供個性化的服務手段為依托,制作出優質的網站,更好地為利用者服務。

參考文獻:

[1] 趙 莉. 檔案館網站的策劃[J]. 檔案管理, 2003(2)28-29

[2] 高 穎、賈 玲. 論高校檔案館網站的建設[J]. 淮北職業技術學院學報,2003, (2) 67.

[3] 梁廣寒. 檔案館網站信息資源的組織模式[J]. 武漢大學學報(人文科學版)2004, (2)217-218

[4] 李 娜. 淺談高校檔案館網頁的設計與制作[J] .蘭臺世界 2007(3)工作版 10

吳堅(同濟大學檔案館 上海 200092)