高校圖書館中文圖書采購招標(biāo)質(zhì)量控制研究

李大林

關(guān)鍵詞:高校圖書館;中文圖書;采購招標(biāo);采訪模式;質(zhì)量控制

摘 要:高校圖書館采用公開招標(biāo)形式采購中文圖書,規(guī)范了圖書購買市場、節(jié)約了圖書購書經(jīng)費、也提升了采訪工作效率。但也使得圖書館難以入藏部分有特色的、優(yōu)質(zhì)的、專業(yè)的圖書,一定程度上影響了圖書館的館藏質(zhì)量。本文分析了招標(biāo)采購方式對中文圖書采訪質(zhì)量的影響情況,并從科學(xué)的組織招標(biāo)、獲得完善的書目信息、改變傳統(tǒng)的采訪模式等方面探討了對中文圖書采訪質(zhì)量進行控制的措施。

中圖分類號:G253.1文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1003-1588(2009)04-0086-03

中文圖書采訪是高校圖書館館藏建設(shè)中的重要組成部分,是圖書館工作的基礎(chǔ)和核心環(huán)節(jié),中文圖書采訪的質(zhì)量直接影響著館藏資源建設(shè)的質(zhì)量。隨著圖書市場的繁榮發(fā)展,發(fā)行渠道的增多,高校中文圖書采購大都采用了招標(biāo)形式,這給圖書館圖書采訪工作帶來了一系列的變化。招標(biāo)采購可使圖書館充分利用市場競爭的激勵機制,在節(jié)約圖書采購經(jīng)費的同時,得到較高水平的服務(wù)。但中間商從自身利益出發(fā),使得書目信息不完整、不準(zhǔn)確,不從出版社訂購那些利潤低而圖書館又需要的特色的、優(yōu)質(zhì)的、專業(yè)的圖書,從而嚴(yán)重影響了圖書采訪的質(zhì)量和館藏質(zhì)量。如何確保高校中文圖書的采訪質(zhì)量,使圖書采購經(jīng)費得到充分的利用,是當(dāng)前高校圖書館應(yīng)重點研究的課題之一。

1 采購招標(biāo)對中文圖書采訪質(zhì)量的影響

招標(biāo)委員會是由學(xué)校招標(biāo)辦組織的有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、圖書館領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)和紀(jì)檢部門領(lǐng)導(dǎo)組成的機構(gòu)。由于評標(biāo)專家對圖書館運作缺乏較深入的了解,容易出現(xiàn)低價中標(biāo)的現(xiàn)象。供應(yīng)商是以盈利為目的,對一些大宗的、利潤較大的訂單,他們會積極地去做,而對一些小宗的書單,利潤較少的,就不想做甚至不做。從而對中文圖書的采訪質(zhì)量造成了不利的影響。

1.1 書目信息不完整、不準(zhǔn)確

全國每年出版的新書在10余萬種,任何一個供應(yīng)商都不可能提供完整的書目信息。加之有些供應(yīng)商出于利益考慮向圖書館推薦、供應(yīng)積壓圖書,而對那些質(zhì)量高、利益較少的圖書,不向圖書館提供書目及信息。即使提供圖書的開本、內(nèi)容、讀者對象等信息,往往也是不完整、不準(zhǔn)確的,使得圖書到館時才發(fā)現(xiàn)所訂圖書不符合館藏要求。有些出版信息中途發(fā)生了改變,致使實際到書時重要的采訪信息如書名、ISBN、價格等與征訂時有所不同,也給采訪和驗收工作帶來不便。

1.2 特色、優(yōu)質(zhì)、專業(yè)性強的圖書難以入藏

圖書館急需的特色藏書,是圖書館采購的重點之一。此類圖書的采購具有一定的特殊性,一般由特定圖書供應(yīng)商為圖書館供貨,而這些供應(yīng)商往往由于綜合實力欠佳等原因,中標(biāo)機會甚微,這在一定程度上給圖書館采購急需的特色圖書帶來了困難。

對于出版發(fā)行量小的專著等出版物,供應(yīng)商從出版社進貨時的價格有可能高于中標(biāo)價格,他們在利益驅(qū)動下,有可能以各種理由拒絕配送該類圖書[1]。即使是現(xiàn)場采購,展廳所陳列的圖書也是供應(yīng)商根據(jù)市場的銷售情況所選定的,以銷售營利為基本目的。如此就有可能無法采購到符合需求的專業(yè)性強的圖書。

1.3 到書率低、時效性差

由于招投標(biāo)制度的不健全和經(jīng)驗的缺乏,致使某些供應(yīng)商在投標(biāo)時以價格優(yōu)勢中標(biāo),這樣就沒有足夠的經(jīng)費維持其正常的運作,其結(jié)果是簡化服務(wù)流程,或者僅提供高折扣的圖書。部分質(zhì)優(yōu)價高的科技類圖書、優(yōu)秀出版社的圖書,在招標(biāo)后因價格的原因遲遲不能到貨,影響圖書館的到書率。

在圖書提供過程中,還有的供應(yīng)商故意拖延圖書到達時間,其原因是他們從出版社拿到的圖書折扣,是隨著圖書出版的周期逐漸遞增的。因此,一些時效性強的計算機類、考試類圖書,半年甚至更長時間后才能到館,使藏書質(zhì)量和時效性均受到影響。

2 中文圖書采訪質(zhì)量控制措施

2.1 科學(xué)的組織招標(biāo)

中文圖書的采購招標(biāo),與一般設(shè)備物資的采購招標(biāo)不同。圖書采購具有采購品種多、單個品種數(shù)量少的特點,且采購任務(wù)是持續(xù)的、分批次進行的,不可能一次完成。因此,建議招標(biāo)周期為2～3年比較合理。

2.1.1 組建合理的招標(biāo)委員會

學(xué)校的招標(biāo)小組一般由招標(biāo)辦和相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)組織,招標(biāo)委員會對圖書館這一特殊招標(biāo)方式理解得不是太透徹。專家較多地考慮供應(yīng)商的優(yōu)惠幅度,對其他服務(wù)考慮則較少,容易造成圖書質(zhì)量的下降。因此,在圖書采購的招標(biāo)過程中,圖書館資源建設(shè)人員、采訪工作人員必須參加,且不得少于成員總數(shù)的2/3。

2.1.2 采用合適的招標(biāo)方式

僅采用公開招標(biāo)的方式,有可能導(dǎo)致實力較弱的供應(yīng)商采取惡性競爭的方式參與到招標(biāo)工作中來,從而給圖書館采購工作帶來負(fù)面影響。采用邀請招標(biāo)的方式就可以有效地避免這一現(xiàn)象的產(chǎn)生。因為在邀請招標(biāo)中,圖書館已經(jīng)做了大量前期準(zhǔn)備工作,對參與招標(biāo)活動的供應(yīng)商有所了解,將不符合本館中文圖書采購需求的供應(yīng)商排除在招標(biāo)范圍之內(nèi),確保參與投標(biāo)的供應(yīng)商能滿足圖書館采購需要,而最終的中標(biāo)供應(yīng)商也都能提供符合本館需求的采購服務(wù)[2]。

2.1.3 實行滾動招標(biāo)方式

高校圖書館購書量大、品種多,任何一家供應(yīng)商都是難以滿足的。加之圖書館文獻采購對連續(xù)性供貨的要求,這就需要確定5~6家實力強的圖書供應(yīng)商來參與圖書采購。為了保證館藏資源建設(shè)質(zhì)量和圖書館工作的連續(xù)性,有必要實行滾動招標(biāo)方式進行圖書采購。即從上次中標(biāo)的供應(yīng)商中確定1~2家直接滾動到下一周期作為圖書館的供應(yīng)商,而其余份額則通過公開招標(biāo)方式另行確定[3]。

2.1.4 避免過度低價中標(biāo)現(xiàn)象

影響圖書折扣的因素是多方面的,裝幀、用紙及印數(shù)、暢銷書與滯銷書等,都可以在價格的折扣上有著不同的體現(xiàn)。高校圖書館收藏的專業(yè)性強的圖書,出版發(fā)行量很小,折扣空間也很小,籠統(tǒng)地規(guī)定一個最低標(biāo)的,給圖書館實際購書和訂到率會帶來不利影響。

評標(biāo)人員不能盲目地看待折扣。如果僅把購書折扣作為重要的選擇指標(biāo),而不考慮圖書質(zhì)量、到書時間、到書率及其他服務(wù),那將顧此失彼。實行采購招標(biāo)的主要目的是,選擇最合適的代理商,購來最有價值的圖書。因此,對折扣應(yīng)該規(guī)范在一個合理的范圍,提供一個平均折扣。

2.1.5 只招資格標(biāo)

圖書采購不是一次性的行為,招標(biāo)時不可能像采購其它設(shè)備物資一樣提供具體的采購清單,它僅提供學(xué)科專業(yè)目錄,也就是說采購的是“非固定標(biāo)的物”,它只能按時間段或年度、圖書采購總碼洋進行控制。招標(biāo)只是確定中間商的供貨資格,招的是“資格標(biāo)”。至于具體的購買品種需視當(dāng)年的出版情況而定[4]。供應(yīng)商的數(shù)量應(yīng)根據(jù)具體情況選擇3～5家較為合適。

2.2 多渠道獲得出版信息和書目信息

采訪人員必須密切關(guān)注出版發(fā)行動態(tài),通過各種渠道收集出版信息,主要有以下渠道:(1)電子書目。根據(jù)供應(yīng)商實力,有針對性的從中標(biāo)的供應(yīng)商網(wǎng)站上下載電子書目。(2)通過書市、圖書展銷會、訂貨會等現(xiàn)場收集書目信息。(3)根據(jù)館藏特色,有針對性的與大型、對口出版社直接聯(lián)系,索取最新出版信息。(4)傳統(tǒng)書目報和出版社提供的紙版書目。

2.3 書目訂購與現(xiàn)場采購相結(jié)合

通過圖書館配商書目訂購和現(xiàn)購圖書是高校圖書館中文圖書采訪的主要方式?，F(xiàn)購圖書到書率和到書的速度都有保證,對于現(xiàn)采無法滿足需要的圖書,只能利用收集的各種書目信息進行書目訂購。

以書目訂購為主,現(xiàn)采為輔,兩種方式優(yōu)勢互補。同時,現(xiàn)場采購不僅使采訪人員能及時了解市場形勢,切身感受圖書文化潮流,準(zhǔn)確把握圖書出版動態(tài),而且能直接翻閱圖書,了解主要內(nèi)容,從而提高圖書采購的準(zhǔn)確性。

2.4 多種采訪模式作為補充

2.4.1 在線采選

在線采選也稱網(wǎng)絡(luò)采選,是圖書采訪人員以計算機為工具,以網(wǎng)絡(luò)為平臺,以數(shù)字化出版信息為工作對象的一種中文圖書采選方式[5]。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,電子商務(wù)開始應(yīng)用于圖書采購領(lǐng)域。由于網(wǎng)上書店具有快捷方便、信息量大、書目信息提供比較詳細(xì)等優(yōu)點,使得采購人員可以足不出戶就能了解到所需圖書的概貌。網(wǎng)上書店所提供的書訊品種數(shù)量多、品種全、檢索便捷,可以通過網(wǎng)上圖書訂購作為購書的補充渠道,特別是絕版圖書,多卷書的補卷,十分有效。

2.4.2 自主采購

各高校都有其重點專業(yè)、特色專業(yè),由于自身學(xué)科設(shè)置所限,某些專業(yè)圖書選擇范圍較為狹窄。此類圖書可選擇與專業(yè)有關(guān)的出版社直接合作,保證相關(guān)專業(yè)出版社提供全品種書目,避免供應(yīng)商提供書目的不完整。

圖書館不通過中標(biāo)的供應(yīng)商,每年在預(yù)算的采購經(jīng)費中劃出一部分,如總經(jīng)費的1/4～1/3,直接與出版社聯(lián)系購買圖書。根據(jù)本校所設(shè)學(xué)科、專業(yè)的具體情況,選擇若干個實力強、信譽好、出版方向與本校專業(yè)對口、學(xué)術(shù)層次和質(zhì)量較高的專業(yè)出版社作為長期合作伙伴。

2.4.3 集團采購

集團采購是近年來興起的一種新的采購方式,是指若干個圖書館聯(lián)合起來,組建購買集團,同供應(yīng)商進行價格、質(zhì)量、服務(wù)等方面的談判。參加集團購買的圖書館可以節(jié)省采購經(jīng)費,降低同賣方談判的成本而獲得更多的利益[6]。對于大眾化的圖書,可以嘗試采用此種采購方式。

2.5 動員全員采訪

由于圖書出版市場高速發(fā)展,出版發(fā)行形式與方法的多元化、圖書內(nèi)容學(xué)科的多樣性、圖書信息來源分散性等,決定了僅依靠圖書采訪人員很難完全承擔(dān)所有的圖書采訪任務(wù)。而且任何一位采訪人員都會由于的知識和視野的局限性,不可能對學(xué)校各個專業(yè)設(shè)置的課程都有較深入的了解,必然需要其他相關(guān)人員提供足夠的相關(guān)信息才能有針對性地進行圖書采購。

2.5.1 專家選書制度

學(xué)科帶頭人、骨干教師對本學(xué)科的規(guī)劃、發(fā)展方向比較了解,對學(xué)科發(fā)展具有超前意識。采訪人員定期、不定期將圖書訂購書目送發(fā)至各相關(guān)部門,請專家挑選書目,最后由圖書采訪人員進行匯總、整理、訂購。

2.5.2 教師現(xiàn)采與購買

組織專題書目請相關(guān)學(xué)科的教師選訂,組織教師參加各種類型書展進行圖書現(xiàn)采,也可委托有機會接觸這些資料的教師,利用出差、參加學(xué)術(shù)交流會的機會隨時購買。

2.5.3 讀者推薦與選訂

在圖書館主頁上設(shè)立圖書推薦專欄,書目信息定期放到圖書館專欄上,讀者可參與推薦選擇圖書。圖書館各部門工作人員要隨時了解讀者需求,并將有關(guān)信息傳達采訪人員。

2.5.4 學(xué)科館員參與采訪

學(xué)科館員能利用自己的專業(yè)知識很好的與對口學(xué)院的師生進行溝通,做好資源需求的動態(tài)調(diào)查和統(tǒng)計,收集讀者訂購書目的建議。學(xué)科館員參與圖書采訪是非常有效的手段。

2.6 努力提高采訪館員的綜合素質(zhì)

圖書采訪工作是一項學(xué)術(shù)性很強的工作,需要采訪人員有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng),還要有良好的采訪意識。要根據(jù)本館的資源建設(shè)要求,及時了解本館所在地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展、社會發(fā)展、文化特色或所屬學(xué)校的教學(xué)或科研情況,關(guān)注本館所在地區(qū)或?qū)W校的發(fā)展動態(tài)。

采訪人員必須具有良好的敬業(yè)精神,熱愛自己的工作。堅決按圖書采訪的原則辦事,廉潔奉公、團結(jié)協(xié)作,不以個人喜好或關(guān)系來對供應(yīng)商,不收受禮品禮金等。

3 結(jié)語

中文圖書的采購招標(biāo)有利于圖書市場的良性競爭,供應(yīng)商與學(xué)校都獲得了利益,可以使采購經(jīng)費得到充分有效的應(yīng)用,是高校圖書館中文圖書采購的必然趨勢。但是,由于經(jīng)驗不足和客觀條件的限制等,對中文圖書采訪質(zhì)量的確有一定影響,究其主要原因是過度低價中標(biāo)所致。為此,高校必須總結(jié)經(jīng)驗,加強組織招標(biāo)、科學(xué)招標(biāo),避免過度低價中標(biāo)現(xiàn)象出現(xiàn)。同時圖書館還要制定合理的長遠規(guī)劃和短期采購計劃,科學(xué)運用各種采購模式優(yōu)勢互補,針對出現(xiàn)的問題,及時采取補救措施。如此,才能確保高校圖書館中文圖書采訪工作的質(zhì)量,更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研服務(wù)。

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